Bewijsstukken opladen in het ESF-archief

Welkom bij het ESF-archief

Op deze pagina ontdek je wat het ESF-archief is, wie hem gebruikt en hoe je ermee aan de slag gaat. Heb je na het doornemen van deze informatie nog vragen? Neem dan contact op met Europa WSE Support via het contactformulier.

Wat is het ESF-archief?

Het ESF-archief is de digitale archiefruimte van Europa WSE. Bij elke rapportering moet de promotor in deze archiefruimte bewijsstukken van ingediende kosten, financiering en projectuitvoering opladen. Bewijsstukken opladen is mogelijk vanaf het project is goedgekeurd in de ESF-applicatie.

Wie gebruikt het ESF-archief?

Organisaties met een ESF+- of AMIF-project hebben het ESF-archief nodig om (financiële) bewijsstukken op te laden. Heeft jouw organisatie (nog) geen AMIF of ESF+ project? Dan heb je het ESF-archief niet nodig. 

Hoe gebruik ik het ESF-archief?

Voor je gebruik kan maken van het ESF-archief, moet je geregistreerd zijn bij de promotor-organisatie van het project in de ESF-applicatie. Enkel mensen die geregistreerd zijn met een bepaalde rol, kunnen aanmelden in het ESF-archief. Aanmelden in het ESF-archief is mogelijk vanaf de werkdag na de registratie in de ESF-applicatie.

Je kan een van deze rollen opnemen:

  • Rol 'Organisatieverantwoordelijke'
  • Rol 'ESF-verantwoordelijke'
  • Rol 'Gebruiker'

Heb je nog geen rol bij de promotor-organisatie in de ESF-applicatie? Dan zal je niet kunnen aanmelden in het ESF-archief. Neem contact op met de promotor (= de persoon met de rol 'Organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke in de ESF-applicatie) van jouw organisatie om jouw rol te registreren. 

Ben je geregistreerd bij meerdere promotor-organisaties? Dan kan je na het inloggen wisselen van account via 'Account wijzigen'. Selecteer de gewenste organisatie-ID om toegang te krijgen tot de mappen van die organisatie.

1. Meld je aan met een van jouw digitale sleutels

Het ESF-archief is een beveiligde digitale applicatie. Je moet je aanmelden met een digitale sleutel om toegang te krijgen tot het ESF-archief.

2. Zoek het project waarvoor je documenten wil opladen

De digitale archiefruimte is opgebouwd volgens oproepnummer en projectnummer. Ze bestaat uit een vaste mappenstructuur die specifiek is voor elke oproep. Om het project te vinden waarvoor je documenten wil opladen, klik je op de juiste map in de mappenboom of geef je het oproep- en/of projectnummer in de zoekbalk in. Als je zowel oproep- als projectnummer ingeeft, moet je een koppelteken tussen beide nummers plaatsen. 

Meer info over de mappenstructuur en de documenten die je moet opladen voor jouw project vind je in de oproepfiche. Die oproepfiche is beschikbaar in de ESF-applicatie bij de oproepbijlagen. 

3. Laad de documenten op

Klik op de submap waarin je documenten wilt opladen. Eenmaal de documenten zijn opgeladen, kan je ze niet meer zelf verwijderen. Wil je toch graag een bestand verwijderen? Neem dan contact op met Europa WSE Support via het contactformulier.

Wil je een opgeladen bestand zoeken? Klik dan in de navigatiebalk bovenaan op 'bestanden zoeken' en geef de titel van het bestand in.

Hulp nodig?

Ondervind je problemen bij het gebruik van het ESF-archief of heb je een vraag? Contacteer dan Europa WSE Support via het contactformulier.