Mijn dossier bekijken in de ESF-applicatie

Welkom bij de ESF-applicatie

Op deze pagina ontdek je wat de ESF-applicatie is, wie hem gebruikt en hoe je ermee aan de slag gaat

Wat is de ESF-applicatie?

De ESF-applicatie is een digitale applicatie van Europa WSE. Je gebruikt de applicatie voor het indienen en opvolgen van je ESF-dossier.  

Wie gebruikt de ESF-applicatie?

Organisaties met een ESF+-project of een project uit een ander programma (zoals AMIF, RRF, WBC, MVO,...) hebben de ESF-applicatie nodig om een project in te dienen en op te volgen. Heeft jouw organisatie (nog) geen project? Dan heb je de ESF-applicatie niet nodig. 

Projecten uit oproepen voor de nieuwe programmaperiode 2021-2027 worden niet langer opgevolgd in de ESF-applicatie, maar via Platos. Projecten uit oproepen van de voorbij programmaperioden worden verder opgevolgd in de ESF-applicatie. 

Hoe gebruik ik de ESF-applicatie?

Om gebruik te kunnen maken van de ESF-applicatie moet je als organisatie én als persoon geregistreerd zijn. Enkel geregistreerde personen van geregistreerde organisaties kunnen toegang krijgen.

  • Ben je als persoon nog niet geregistreerd in de ESF-applicatie? Dan moet iemand van jouw organisatie met de rol ‘Organisatieverantwoordelijke’ of ‘ESF-verantwoordelijke’ je toevoegen en een bepaalde rol toekennen. Registratie verloopt via eID.
  • Ben je als persoon en als organisatie nog niet geregistreerd in de ESF-applicatie? Dan moet je zowel de organisatie als een rol ‘Organisatieverantwoordelijke’ toekennen. Registratie verloopt via eID en het ondernemingsnummer en/of vestigingsnummer van je organisatie. Door de koppeling met de kruispuntbank worden bepaalde gegevens automatisch ingevuld.

    Geregistreerde personen kunnen een van deze drie rollen opnemen in de ESF-applicatie:

    • Rol 'Organisatieverantwoordelijke'
    • Rol 'ESF-verantwoordelijke'
    • Rol 'Gebruiker'
    • Rol 'Projectverantwoordelijke' (deze rol wordt door de Organisatie- of ESF-verantwoordelijke bijkomend opgenomen)

      Rol ‘Organisatieverantwoordelijke’

      De organisatieverantwoordelijke is de persoon die juridisch verantwoordelijk is voor de organisatie. Hij of zij kan projectvoorstellen opmaken en indienen, rapporteringen en projectovereenkomsten ondertekenen.

      De persoon die de organisatie registreert, zal deze rol automatisch toegekend krijgen. Is deze persoon niet de juridisch verantwoordelijke? Dan kan je dat nadien wijzigen door een andere organisatieverantwoordelijke toe te kennen. De persoon krijgt dan automatisch een nieuwe rol: ESF-verantwoordelijke.

      Rol ‘ESF-verantwoordelijke’

      Een organisatie kan een of meerdere mensen met de rol ESF-verantwoordelijke hebben. Deze personen kunnen projectvoorstellen opmaken en indienen, en rapporteringen ondertekenen. In tegenstelling tot de organisatieverantwoordelijke kan de ESF-verantwoordelijke géén projectovereenkomsten ondertekenen.

      Rol ‘Gebruiker’

      Een gebruiker kan informatie toevoegen aan het project (voorstel of rapportering), maar kan het project niet indienen of ondertekenen.

      Rol ‘Projectverantwoordelijke’

      Dit is een bijkomende rol voor de organisatieverantwoordelijke of ESF-verantwoordelijke. Wie projectverantwoordelijke is, wordt toegevoegd aan het project als contactpersoon.

      Zodra de nodige personen/organisaties zijn geregistreerd en de correcte rollen zijn toegekend, kan je van start gaan in de ESF-applicatie.

      1. Meld je aan met een van jouw digitale sleutels

      De ESF-applicatie is een beveiligde digitale applicatie. Je moet je aanmelden met een digitale sleutel om toegang te krijgen tot de ESF-applicatie. Mogelijke digitale sleutels zijn:

      • Kaartlezer en eID
      • Federaal token
      • Beveiligingscode via mobiele app

      Meer info over de digitale sleutels van de Vlaamse overheid vind je op deze webpagina.

      2. Registreer medewerkers met de juiste rol

      3. Voer de gewenste taak uit

      Nadat je de organisatie hebt gekozen waarvoor je wilt aanmelden, kom je op het startscherm terecht. Rechtsboven zie je de organisatienaam, gevolgd door jouw naam en rol. In de rode balk zie je de mogelijke functies van de ESF-applicatie:

      • Takenlijst
      • Kwaliteitsportfolio
      • Oproep
      • Projectbeheer
      • Organisatiebeheer

      Met deze functionele knoppen kan je een aantal handelingen uitvoeren.

      Aanmaken van een projectvoorstel

      Om een projectvoorstel aan te maken, ga je via ‘takenlijst’ naar ‘lopende oproepen’. Klik op de oproep waarvoor je een voorstel wilt aanmaken. Bij elke oproep horen een aantal vaste tabbladen: oproep, programma’s, thema’s, focussen, bijlagen. In het tabblad ‘bijlagen’ vind je de nodige info over de oproep.

      Klik op ‘aanmaken projectvoorstel’ om van start te gaan. Vul de algemene gegevens in en selecteer het thema en de focus die van toepassing zijn. De projectsamenvatting wordt door Europa WSE gebruikt om te publiceren op de website. Nadat je je voorstel hebt bewaard, wordt er een uniek projectnummer toegekend. Aan de hand van dit nummer kan je je project later terugvinden.

      Vul vervolgens de tabbladen ‘projectorganisatie’ en ‘begunstigde’ in.

      • Bij projectorganisatie moet je bij promotor de projectverantwoordelijke toevoegen. Vink zeker contactpersoon aan, zodat Europa WSE de contactgegevens kan raadplegen. Deze persoon krijgt de mailcommunicatie vanuit Europa WSE.
      • Voeg eventuele partners of onderaannemers toe, als je met hen samenwerkt voor dit project. Alle personen die geregistreerd zijn bij de partner, zullen leesrechten krijgen voor dit project. Partners vind je door te zoeken op organisatienaam of vestigingsnummer (op voorwaarde dat de organisatie geregistreerd is in de ESF-applicatie). Onderaannemers kan je zelf toevoegen indien nodig.
      • Het tabblad ‘begunstigde’ kan je wijzigen door op de knop ‘opvullen met organisatiegegevens’ te klikken. De adresgegevens worden zo automatisch overgenomen. Vul dit aan met de BIC- en IBAN-code van jouw organisatie.

      Na deze velden in te vullen keer je terug naar de tab ‘project’. Klik op de status ‘in opmaak’ en overloop de verschillende velden. Vul waar nodig de vragen in bij analyse, kosten en financiering. De vragen zijn oproepafhankelijk. Staat er geen vraag bij een bepaald tabblad? Dan is deze tab niet van toepassing op jouw projectvoorstel.

      Bij het tabblad bijlagen kan je tenslotte de nodige bijlagen voor het projectvoorstel toevoegen. Voeg zeker het ingevulde Excel-document ‘Kosten en financiering’ toe bij de algemene bijlagen (type ‘Verduidelijking kosten en financiering’).

      Projectvoorstel indienen

      Om een projectvoorstel in te dienen, klik je op de knop ‘indienen’. Die knop vind je in alle tabbladen terug, behalve bij het tabblad ‘bijlagen’. Wanneer een project is ingediend, ontvangen de projectverantwoordelijke en organisatieverantwoordelijke (mogelijk dezelfde persoon) een e-mail. Wijzigingen aan een ingediend projectvoorstel kunnen enkel op vraag van de oproepbeheerder, tot de uiterlijke indiendatum van de oproep.

      Project inkijken

      Een project raadplegen kan via de tab ‘projectbeheer’ aan de hand van het projectnummer.

      Hulp nodig?

      Ondervind je problemen bij het gebruik van de ESF-applicatie of heb je een vraag? Contacteer dan Europa WSE Support via het contactformulier.