Algemene privacy verklaring Departement Werk en Sociale economie, Afdeling Europese programma's

Waarom is een privacy verklaring nodig?

De Vlaamse overheid heeft een aantal gegevens van u nodig om u te kunnen helpen met uw aanvraag of omdat u bepaalde verplichtingen moet vervullen. 

Welke gegevens gebruiken we en waarvoor?

1) Afdeling Europese programma's verwerkt gegevens van gesubsidieerde acties
2) Afdeling Europese programma's verwerkt gegevens voor volgende doeleinden:

• Controle van de subsidievoorwaarden en berekening van de subsidie
• Rapportering aan de Europese Commissie
• Evaluatie van de gesubsidieerde acties

A. Controle van de subsidievoorwaarden en berekening van de subsidie

De gegevens van de gesubsidieerde acties worden gebruikt om te controleren of aan de subsidievoorwaarden is voldaan en er dus een recht ontstaat om over te gaan tot uitbetaling van een subsidie. De gegevens worden ook gebruikt voor de berekening van de subsidie. Meer info over de subsidievoorwaarden en de gevraagde gegevens zijn telkens terug te vinden in de oproepfiche van de desbetreffende oproep of bestek en vindt u terug op de website www.vlaanderen.be/europawse (openstaande oproepen/tenders), in de ESF-applicatie (alle oproepen) of eenvoudig op te vragen via ons contactadres. Meer info over de gevraagde gegevens van oproepen die gebruikmaken van het Mijn Loopbaan voor Partners systeem van de VDAB zijn terug te vinden in de projectfiches op https://partners.vdab.be/cvs/projecten.shtml 

B. Rapportering aan de Europese Commissie

Daarnaast worden de gegevens van de gesubsidieerde acties gebruikt voor de rapportering aan de Europese Commissie.
Voor ESF moet enerzijds gerapporteerd worden over de gemeenschappelijke indicatoren. Deze zijn terug te vinden in bijlage 1 van Verordening (EU) nr. 1304/2013 en in de bijlage ‘overzicht gemeenschappelijke indicatoren’ hieronder. Anderzijds moet er gerapporteerd worden over de programma specifieke indicatoren. Deze zijn terug te vinden in het Vlaamse ESF -Operationeel programma 2014-2020 en in de bijlage ‘overzicht programma specifieke indicatoren’  hieronder.
Voor AMIF moet gerapporteerd worden over de algemene en programma specifieke indicatoren. De indicatoren zijn terug te vinden in het goedgekeurde Nationaal Programma AMIF 2014-2020 en in bijlage ‘overzicht AMIF indicatoren’.

C. Evaluatie van de gesubsidieerde acties

De gegevens van de gesubsidieerde acties kunnen ook gebruikt worden in kader van evaluatie van de oproepen waarbinnen deze acties vallen. Deze gegevens worden geanonimiseerd verwerkt.

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

De gegevens worden bewaard tot 2029. De bewaringstermijn loopt samen met de finale afsluiting van het ESF-programma 2014-2020 en het AMIF-programma 2014-2020.

Wat is de rechtsgrond om deze gegevens op te vragen?

De gegevens worden verwerkt om te voldoen aan de Verordening (EU) nr. 1304/2013 houdende gemeenschappelijke en algemene bepalingen inzake (….) het Europees Sociaal Fonds en het Cohesiefonds (…) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad.
De gegevens worden verwerkt om te voldoen aan Verordening (EU) nr. 514/2014 houdende de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun (…) en Verordening (EU) nr 516/2014 tot oprichting van het Fonds voor asiel, migratie en integratie (…).
De gegevens worden eveneens verwerkt om te voldoen aan de Verordening (EU) 2016/679 die “de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)” omvat waarbij artikel 6.1 lid e bepaalt dat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang.

Uit welke bronnen halen we uw gegevens?

We ontvangen gegevens van Mijn Loopbaan voor Partners (VDAB), KBI-Connect (Agentschap Integratie en Inburgering), het Rijksregister en Dimona. We beschikken daarvoor over de nodige machtigingen van de Vlaamse Toezichtcommissie Bestuurlijk Gegevensverkeer en de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Het gaat hier over machtigingen (41/2016 van 12/10/2016; 27/2017 van 13/09/2017; 54/2017 van 4/10/17; 18/006 van 9/01/18) die zijn raad te plegen op de website www.esf-vlaanderen.be.

Aan wie geven we uw gegevens door?

Er is geen doorgifte van deze gegevens.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw gegevens?

U kunt de gegevens waarover we beschikken, op elk moment kosteloos opvragen. Binnen de tijdspanne van 1 maand kunnen we u deze gegevens bezorgen. Als bepaalde gegevens niet correct zijn, kunt u ze laten verbeteren. We zullen de foutieve gegevens dan niet verder gebruiken.
Als u oordeelt dat we uw gegevens ten onrechte verwerken, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, en ons verzoeken om de gegevens te wissen of om ze te bewaren maar niet verder te gebruiken.
U hebt het recht een gemotiveerd bezwaar in te dienen tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens. Als u bezwaar wilt indienen, moet u de concrete reden toelichten. We zullen uw bezwaar dan behandelen.
Een verzoek dient schriftelijk worden toegestuurd naar de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens, of kan per mail worden verstuurd naar: europawse@vlaanderen.be 

Wat zijn uw plichten?

Als u de gevraagde gegevens niet of onjuist verschaft, kan dat tot gevolg hebben dat de gesubsidieerde organisatie de subsidie niet krijgt of later moet terugbetalen. Dit kan dus financiële gevolgen hebben.

Bij wie kunt u terecht voor meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming voor het Departement Werk en Sociale Economie is veiligheidsadviseur Alex Slaets. U kan hem bereiken via europawse@vlaanderen.be
De verwerkingsverantwoordelijke is Benedict Wauters, Managementautoriteit ESF Vlaanderen en Gedelegeerde Autoriteit AMIF