Algemene privacy verklaring Departement Werk, Economie, Wetenschap, Innovatie en Sociale Economie (WEWIS), Afdeling Europese programma's

Waarom is een privacy verklaring nodig?

De Vlaamse overheid heeft een aantal gegevens van u nodig om u te kunnen helpen met uw aanvraag of omdat u bepaalde verplichtingen moet vervullen.  

Welke gegevens gebruiken we en waarvoor?

1) Afdeling Europese programma's verwerkt gegevens van gesubsidieerde acties
2) Afdeling Europese programma's verwerkt gegevens voor volgende doeleinden:

• Controle van de subsidievoorwaarden en berekening van de subsidie
• Rapportering aan de Europese Commissie
• Evaluatie van de gesubsidieerde acties

A. Controle van de subsidievoorwaarden en berekening van de subsidie

De gegevens van de gesubsidieerde acties worden gebruikt om te controleren of aan de subsidievoorwaarden is voldaan en er dus een recht ontstaat om over te gaan tot uitbetaling van een subsidie. De gegevens worden ook gebruikt voor de berekening van de subsidie. Meer info over de subsidievoorwaarden en de gevraagde gegevens zijn telkens terug te vinden in de oproepfiche van de desbetreffende oproep of bestek en vindt u terug op onze website, in Platos (alle oproepen) of eenvoudig op te vragen via ons contactadres.

B. Rapportering aan de Europese Commissie

Daarnaast worden de gegevens van de gesubsidieerde acties gebruikt voor de rapportering aan de Europese Commissie.
Voor ESF+ moet enerzijds gerapporteerd worden over de gemeenschappelijke indicatoren. Deze zijn terug te vinden in bijlagen I en II van de Verordening (EU) 2021/1057 en in de bijlage ‘overzicht gemeenschappelijke indicatoren’ hieronder. Anderzijds moet er gerapporteerd worden over de programma-specifieke indicatoren. Deze zijn terug te vinden in het programma ESF+ Vlaanderen 2021-2027 en in de bijlage ‘overzicht programma specifieke indicatoren’ hieronder. Verder wordt de keuze van de prioriteit en specifieke doelstelling van de oproep telkens omschreven in de oproepfiche.
Voor AMIF moet gerapporteerd worden over de algemene en programma-specifieke indicatoren. De indicatoren zijn terug te vinden in het goedgekeurde Nationaal Programma AMIF België 2021-2027 en in bijlage ‘overzicht AMIF-indicatoren’.

C. Evaluatie van de gesubsidieerde acties

De gegevens van de gesubsidieerde acties kunnen ook gebruikt worden in kader van evaluatie van de oproepen waarbinnen deze acties vallen. Deze gegevens worden geanonimiseerd verwerkt.

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

De Promotor moet alle bewijsstukken opladen in PLATOS en deze ook zelf bewaren overeenkomstig artikel 82 van Verordening (EU) 2021/1060. 

De bewaartermijn bedraagt vijf jaar, te rekenen vanaf 31 december van het jaar waarin de promotor de laatste betaling voor het project ontvangen heeft. In geval van gerechtelijke procedures kan deze termijn onderbroken worden. 

Het is de verantwoordelijkheid van de promotor en partners om bewijsstukken langer te bewaren indien dit voor andere regelgeving vereist is.

Wat is de rechtsgrond om deze gegevens op te vragen?

De gegevens worden verwerkt om te voldoen aan de Verordening (EU) 2021/1060 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 houdende gemeenschappelijke en algemene bepalingen inzake (….) het Europees Sociaal Fonds en de financiële regels voor die fondsen en voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie (…) en om te voldoen aan Verordening (EU) 2021/1057 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 tot oprichting van het Europees Sociaal Fonds Plus (ESF+) en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 1296/2013.

Verder worden de gegevens verwerkt om te voldoen aan Verordening (EU) 2021/1147 van het Europees Parlement en de Raad van 7 juli 2021 tot oprichting van het Fonds voor asiel, migratie en integratie.

De gegevens worden eveneens verwerkt om te voldoen aan de Verordening (EU) 2016/679 die “de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)” omvat waarbij artikel 6.1 lid e bepaalt dat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang.

Uit welke bronnen halen we uw gegevens?

We ontvangen gegevens van Mijn Loopbaan voor Partners (VDAB), KBI-Connect (Agentschap Integratie en Inburgering), het Rijksregister en Dimona. We beschikken daarvoor over de nodige machtigingen van de Vlaamse Toezichtcommissie Bestuurlijk Gegevensverkeer en de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Het gaat hier over machtigingen (41/2016 van 12/10/2016; 27/2017 van 13/09/2017; 54/2017 van 4/10/17; 18/006 van 9/01/18) die zijn raad te plegen op de website https://www.europawse.be/.

Aan wie geven we uw gegevens door?

Er is geen doorgifte van deze gegevens.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw gegevens?

U kunt de gegevens waarover we beschikken, op elk moment kosteloos opvragen. Binnen de tijdspanne van 1 maand kunnen we u deze gegevens bezorgen. Als bepaalde gegevens niet correct zijn, kunt u ze laten verbeteren. We zullen de foutieve gegevens dan niet verder gebruiken.
Als u oordeelt dat we uw gegevens ten onrechte verwerken, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, en ons verzoeken om de gegevens te wissen of om ze te bewaren maar niet verder te gebruiken.
U hebt het recht een gemotiveerd bezwaar in te dienen tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens. Als u bezwaar wilt indienen, moet u de concrete reden toelichten. We zullen uw bezwaar dan behandelen.
Een verzoek dient schriftelijk worden toegestuurd naar de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens, of kan per mail worden verstuurd naar: europawse@vlaanderen.be 

Wat zijn uw plichten?

Als u de gevraagde gegevens niet of onjuist verschaft, kan dat tot gevolg hebben dat de gesubsidieerde organisatie de subsidie niet krijgt of later moet terugbetalen. Dit kan dus financiële gevolgen hebben.

Bij wie kunt u terecht voor meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming voor het Departement Werk, Economie, Wetenschap, Innovatie en Sociale Economie (WEWIS) is veiligheidsadviseur Alex Slaets. U kan hem bereiken via europawse@vlaanderen.be
De verwerkingsverantwoordelijke is Benedict Wauters, Managementautoriteit ESF Vlaanderen en Gedelegeerde Autoriteit AMIF.