Hulp bij rapportering intern personeel
Hieronder vind je verschillende vragen en antwoorden die gaan over de rapportering met betrekking tot de registratie van intern personeel in de tijdsregistratie-applicatie.
Staat het antwoord dat je zoekt er niet tussen? Neem dan contact op met Europa WSE Support via het contactformulier.
Wat is een rapporttabel?
Een rapporttabel vervangt het excel-bestand ‘kosten en financiering’ bij de rapportering. Na afloop van elke rapportperiode krijg je vanuit Europa WSE een rapporttabel die je moet opladen in de ESF-applicatie bij het indienen van je rapport.
Wat moet ik doen met de rapporttabel?
In eerste instantie moet je de rapporttabel nakijken. Bevat de tabel alle informatie waarover je wilt rapporteren? Is alles correct ingevoerd?
De velden worden automatisch ingevuld op basis van wat je hebt ingediend in de tijdsregistratie-applicatie. Je kan deze gegevens niet handmatig wijziggen. Correcties moeten gebeuren in de tijdsregistratie-applicatie zelf. Het tabblad 'financiering' moet je zelf invullen.
Eenmaal je de tabel hebt goedgekeurd, vormt deze tabel de basis om in de ESF-applicatie je financiële rapportering in te dienen.
Welke registraties worden getoond in de rapporttabel en wanneer krijg ik deze?
We bezorgen je de rapporttabel een keer in het begin van de maand en een keer tussen de 15e en 20e van de maand via maandtabellen@vlaanderen.be (voor de oproepen 'Opleiding in bedrijven' enkel tussen de 15e en de 20e van de maand. )
- Naar projectverantwoordelijke vanuit ESF-applicatie
- Finaal overzicht voor rapportperiode
- Enkel prestaties voor de periode van de rapportering
- Enkel degene met ‘status ingediend bij ESF’
- Enkel de niet-gearchiveerde toewijzingen (door de medewerker goed te keuren toewijzingen zijn wel opgenomen)
- Geplande prestaties (nog goed te keuren door leidinggevende) worden niet opgenomen
Indien de promotor het rapport niet tijdig kan indienen in de ESF-applicatie, moet hij/zij uitstel vragen aan de projectbeheerder.
Er ontbreken prestaties in de rapporttabel. Hoe komt dit?
De rapporttabel toont enkel prestaties die de status 'ingediend bij ESF' hebben. Ontbreken er prestaties in de tabel? Kijk dan in de tijdsregistratie-applicatie of alle prestaties en toewijzingen de correcte status hebben. Breng waar nodig de juiste correcties aan. Bij de volgende mailing zal je de gecorrigeerde rapporttabel ontvangen. Heb je de status van je toewijzing of prestatie de dag voor de ontvangst van de mailing gecorrigeerd? Dan is het mogelijk dat dit nog niet correct werd meegenomen. In dat geval moet je wachten tot de volgende mailing.
Ter controle kan je (met de rol promotor) tussentijds de preview-rapporttabel opvragen. De definitieve rapporttabel, nodig voor je rapportering, ontvang je steeds via Europa WSE.
Als je een toewijzing registreert binnen een oproep wanneer dat niet is toegelaten, zal de toewijzing niet zichtbaar zijn in de rapporttabel. Om te weten of toewijzing toegelaten is, lees je eerst de oproepfiche na. Je kan dit ook checken in de ESF-applicatie (tabblad ‘Algemene Gegevens’ van de oproep -> ‘Oproepspecificaties’).
Mijn rapporttabel bevat voor toewijzingen een kolom 'originele tewerkstellingsbreuk' en hier staat bij iedereen 100%. Dit klopt niet. Hoe komt dit?
De tijdsregistratie-applicatie werkt op basis van VTE. De app gaat ervan uit dat iedereen 100% werkt, wat in realiteit natuurlijk niet klopt. We vragen je om bij het ingeven van toewijzingspercentages voor deeltijds tewerkgestelden wél hun toewijzingspercentage om te rekenen naar een voltijds equivalent.
Bij de kolom 'organisatie' in mijn rapporttabel staat personeel van partners als zijnde tewerkgesteld bij de promotor. Dit klopt niet. Hoe komt dit?
Wanneer je als promotororganisatie naast je eigen projectmedewerkers, ook de registraties van projectmedewerkers van de partnerorganisatie ingeeft, komt dit in de rapporttabel ook onder jouw organisatie. Je kan in de tijdsregistratie-applicatie aanduiden voor welke organisatie een projectmedewerker werkt.