Hulp bij rapportering intern personeel
Hieronder vind je verschillende vragen en antwoorden die gaan over de rapportering met betrekking tot de registratie van intern personeel in de tijdsregistratie-applicatie.
Staat het antwoord dat je zoekt er niet tussen? Neem dan contact op met Europa WSE Support via het contactformulier.
Wat is een rapporttabel?
Een rapporttabel vervangt het excel-bestand ‘kosten en financiering’ bij de rapportering. Na afloop van elke rapportperiode krijg je vanuit Europa WSE een rapporttabel die je moet opladen in de ESF-applicatie bij het indienen van je rapport.
Wat moet ik doen met de rapporttabel?
In eerste instantie moet je de rapporttabel nakijken. Bevat de tabel alle informatie waarover je wilt rapporteren? Is alles correct ingevoerd?
De velden worden automatisch ingevuld op basis van wat je hebt ingediend in de tijdsregistratie-applicatie. Je kan deze gegevens niet handmatig wijziggen. Correcties moeten gebeuren in de tijdsregistratie-applicatie zelf. Het tabblad 'financiering' moet je zelf invullen.
Wijzigingen in de tijdsregistratie applicatie zijn onmiddellijk zichtbaar in de tijdsregistratie-applicatie, maar op de preview rapporttabel pas de dag na de wijziging (gegevens worden na middernacht verwerkt)
Eenmaal je de tabel hebt goedgekeurd, vormt deze tabel de basis om in de ESF-applicatie je financiële rapportering in te dienen.
Welke registraties worden getoond in de rapporttabel en wanneer krijg ik deze?
We bezorgen je de rapporttabel een keer in het begin van de maand en een keer tussen de 15e en 20e van de maand via maandtabellen@vlaanderen.be (voor de oproepen 'Opleiding in bedrijven' enkel tussen de 15e en de 20e van de maand. )
- Naar projectverantwoordelijke vanuit ESF-applicatie
- Finaal overzicht voor rapportperiode
- Enkel prestaties voor de periode van de rapportering
- Enkel degene met ‘status ingediend bij ESF’
- Enkel de niet-gearchiveerde toewijzingen (door de medewerker goed te keuren toewijzingen zijn wel opgenomen)
- Geplande prestaties (nog goed te keuren door leidinggevende) worden niet opgenomen
- Wijzigingen in de tijdsregistratie applicatie zijn onmiddellijk zichtbaar in de tijdsregistratie-applicatie, maar op de preview rapporttabel pas de dag na de wijziging (gegevens worden na middernacht verwerkt).
Indien de promotor het rapport niet tijdig kan indienen in de ESF-applicatie, moet hij/zij uitstel vragen aan de projectbeheerder.
Er ontbreken prestaties in de rapporttabel. Hoe komt dit?
De rapporttabel toont enkel prestaties die de status 'ingediend bij ESF' hebben. Ontbreken er prestaties in de tabel? Kijk dan in de tijdsregistratie-applicatie of alle prestaties en toewijzingen de correcte status hebben. Breng waar nodig de juiste correcties aan. Bij de volgende mailing zal je de gecorrigeerde rapporttabel ontvangen. Heb je de status van je toewijzing of prestatie de dag voor de ontvangst van de mailing gecorrigeerd? Dan is het mogelijk dat dit nog niet correct werd meegenomen. In dat geval moet je wachten tot de volgende mailing.
Ter controle kan je (met de rol promotor) tussentijds de preview-rapporttabel opvragen. De definitieve rapporttabel, nodig voor je rapportering, ontvang je steeds via Europa WSE.
Wijzigingen in de tijdsregistratie applicatie zijn onmiddellijk zichtbaar in de tijdsregistratie-applicatie, maar op de preview rapporttabel pas de dag na de wijziging (gegevens worden na middernacht verwerkt)
Als je een toewijzing registreert binnen een oproep wanneer dat niet is toegelaten, zal de toewijzing niet zichtbaar zijn in de rapporttabel. Om te weten of toewijzing toegelaten is, lees je eerst de oproepfiche na. Je kan dit ook checken in de ESF-applicatie (tabblad ‘Algemene Gegevens’ van de oproep -> ‘Oproepspecificaties’).
Mijn rapporttabel bevat voor toewijzingen een kolom 'originele tewerkstellingsbreuk' en hier staat bij iedereen 100%. Dit klopt niet. Hoe komt dit?
In de tijdsregistratieapplicatie wordt steeds uitgegaan van een 100% tewerkstelling. We vragen je daarom bij het ingeven van het toewijzingspercentage voor deeltijds tewerkgestelden steeds om te rekenen naar een voltijds equivalent.
Meer info over de berekening kan je hier vinden.
Bij de kolom 'organisatie' in mijn rapporttabel staat personeel van partners als zijnde tewerkgesteld bij de promotor. Dit klopt niet. Hoe komt dit?
Wanneer je als promotororganisatie naast je eigen projectmedewerkers, ook de registraties van projectmedewerkers van de partnerorganisatie ingeeft, komt dit in de rapporttabel ook onder jouw organisatie. Je kan in de tijdsregistratie-applicatie aanduiden voor welke organisatie een projectmedewerker werkt.
De naam van de organisatie van een projectmedewerker is niet correct op de rapporttabel. Hoe kan ik dit aanpassen?
Met de rol promotor selecteer je het project, en daarna de projectmedewerker. Het scherm projectmedewerker aanpassen wordt getoond. Via het pijltje naast de projectmedewerker, kom je op het scherm waar je de organisatie kan aanpassen. Selecteer de organisatie waarvoor de projectmedewerker werkt. Standaard zal daar de promotor-organisatie getoond worden. In het drop-down veld staan alle (partner)organisaties die in de TR-applicatie toegevoegd werden in het project. Bevestig onderaan via de knop “bewaar”.
Voor het aanpassen van de projectmedewerkers van de partner organisatie vanuit de promotor organisatie, klik eerst op “Ga naar overzicht organisaties en preview rapporttabel. Volg dan de stappen zoals hierboven omschreven vanaf “selecteer projectmedewerker”.
Een partnerorganisatie kan met de rol promotor ook voor zijn projectmedewerkers de organisatie aanpassen.
De velden SUT en KOST ontbreken in mijn rapporttabel, hoe vul ik dit aan?
Indien de velden SUT en de KOST ontbreken in de rapporttabel, kan je deze als volgt aanvullen:
Het veld "Type overeenkomst" in de rapporttabel in kolom K moet steeds ingevuld zijn. Indien dit blanco staat, betekent het dat je dit veld niet hebt ingevuld in de tijdsregistratie-applicatie. Ga op deze cel staan en er verschijnt een pijltje. Klik daarop en kies 1 van de 5 keuzemogelijkheden. Kies je voor "managementvennootschap", dan worden de SUT en KOST direct automatisch ingevuld. Kies je voor een andere optie, dan moet je ook het brutoloon aanvullen indien dit ook blanco staat. Van zodra je dit aanvult, worden de SUT en de KOST onmiddellijk bijgewerkt.
Vul de ontbrekende velden steeds aan in de tijdsregistratie-applicatie, zodat je een volledige rapporttabel ontvangt voor het indienen van uw rapport in de ESF-applicatie.
Wie ontvangt de rapporttabel? Waar pas ik de contactpersoon aan?
De rapporttabel wordt vanuit maandtabellen@vlaanderen.be per mail verstuurd naar de persoon met de rol projectverantwoordelijke in de ESF-applicatie.
Je kan deze contactpersoon wijzigen in de ESF-applicatie via volgende werkwijze: Ga naar projectbeheer, tab projectorganisatie, selecteer de persoon, kies bij functie voor “Verantwoordelijke” en vink “Contactpersoon” aan.
Je kan het e-mail adres van de projectverantwoordelijke wijzigen in de ESF-applicatie via volgende werkwijze: Ga naar organisatiebeheer, tab personen selecteer de persoon, klik op wijzig, pas aan en bewaar.
Hoe kan ik een rapport of preview rapporttabel opvragen?
Met de rol promotor van de promotororganisatie of partnerorganisatie kan je rapporten opvragen (ontwerp rapporttabel, registraties opleidingen en overzicht tijdsregistraties/toewijzingen). Voor de partnerorganisatie is de data beperkt tot deze van de eigen projectmedewerkers.
De werkinstructie om een preview rapport of rapporttabel op te vragen kan je hier vinden.
Hoe komt het dat een deelnemer niet bij de deelnemers staat en wel op het blad “Na te kijken CAT WZ” of op het blad “Acties die niet voldoen” ?
Deze deelnemer staat bij de start van zijn actie bij VDAB gekend als werkend (voor de oproepen voor werkzoekenden en inactieven) ofwel niet werkend (bij de oproepen voor werkenden). Indien u kan aantonen dat deze deelnemer bij de start van zijn actie wel voldeed aan de voorwaarden voor deze oproep, moet u dit aantonen/bewijzen aan uw projectbeheerder of oproepbeheerder. Indien zij akkoord gaan met uw bewijs zal de deelnemer volgende monitoringstabel op het blad “Deelnemers” opgenomen worden.