Stappenplan tijdsregistratie van opleidingen

De lokale beheerder van de organisatie krijgt via de organisatiepromotor te horen wie binnen het specifieke ESF- of AMIF-project de rol zal opnemen van ‘promotor’ (= DWSE-organisatieverantwoordelijke) en interne/externe opleider (= DWSE-opleider). 

Om toegang te krijgen tot de tijdsregistratie-applicatie moet je eerst geregistreerd zijn als gebruiker bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. Dat is de toegangspoort tot de tijdsregistratie-applicatie. Daarvoor maakt de overheid gebruik van het ACM/IDM-systeem, een specifiek toegangs- (ACM) en gebruikersbeheersysteem (IDM). Enkel wie gekend is in het ACM/IDM-systeem van Gebruikersbeheer Vlaanderen, kan met de tijdsregistratie-applicatie werken. 

De lokale beheerder van jouw organisatie moet je in Gebruikersbeheer Vlaanderen de juiste toegangs- en gebruikersrechten toekennen voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’. Daarvoor heeft de lokale beheerder je rijksregisternummer, naam en e-mailadres nodig. Daarna kan je via het ACM/IDM-systeem van Gebruikersbeheer Vlaanderen aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie met de overeenstemmende rol. 

Let op: bij externe opleiders moet er ook een externe werkrelatie worden aangemaakt tussen deze persoon en de organisatie. 

Zodra de promotor geregistreerd is in Gebruikersbeheer Vlaanderen en het juiste recht heeft gekregen van de lokale beheerder, kan hij inloggen in de tijdsregistratie-applicatie in de rol van ‘promotor’.  

Vervolgens zet deze promotor de opleiding klaar in de tijdsregistratie-applicatie: 

• De promotor kiest het project waarvoor hij een opleiding wil aanmaken.  
• De promotor klikt vervolgens op de opleiding/opleidingscode waarvoor hij een sessie wil aanmaken.  
• De promotor vult de details van de opleidingssessie in: datum en uren, gegevens van deelnemers en opleiders (rijksregisternummer, geboortedatum, naam, e-mailadres bij de eerste registratie). Naam en geboortedatum worden overgenomen uit het rijksregister.   
• De promotor bewaart de sessie (oranje icoon; om ze later nog te bewerken) of bevestigt de sessie (groen icoon) om ze ter beschikking te stellen van de opleider. De datum en het uur van een bevestigde sessie kunnen niet meer gewijzigd worden. Een deelnemer wijzigen blijft mogelijk. 
• Deelnemers zullen automatisch een QR-code ontvangen via e-mail bij de eerste registratie van een deelnemer. 

De interne/externe opleider kan de opleidingssessie in de tijdsregistratie-applicatie zien zodra de promotor de opleidingssessie bevestigt. Log je als opleider in en zie je geen opleidingssessie(s)? Dan heeft de promotor ze nog niet klaargezet of heeft hij je niet als opleider opgegeven voor de sessie. 

De interne/externe opleider registreert de deelnemers die aanwezig zijn op de opleiding. Dat gebeurt via het scannen van de unieke QR-codes die de deelnemers automatisch hebben ontvangen op het moment van zijn/haar eerste registratie van een deelnemer. De interne/externe opleider moet de deelnemers op de opleidingsdag zelf registreren.  

Als alles correct en volledig is, kan de opleider de sessie bewaren (om later nog te bewerken) of indienen. Zodra een sessie is ingediend, kan die niet meer gewijzigd worden. Na de opleidingsdag kunnen geen wijzigingen meer aangebracht worden; de opleidingssessie bevestigen is nog wel mogelijk. 

Ondervind je problemen met het indienen van de opleidingssessie? Neem dan meteen contact op met Europa WSE Support (uiterlijk tot 10.00 uur de werkdag nadien).

Zodra een sessie is bevestigd door een opleider wordt de opleidingssessie beschikbaar in het tabblad ‘te behandelen opleidingen’ voor de promotor. De promotor ziet de details van de sessie en de registraties die de opleider ingaf. Aanwezigen zullen met een groen vinkje aangeduid staan. Als alles in orde is, kan de promotor de sessie indienen. De informatie komt nu bij Europa WSE terecht.