Stappenplan tijdsregistratie van opleidingen
Voor je gebruik kan maken van de tijdsregistratie-applicatie om (deelname aan) interne of externe opleidingen te registreren, moeten een aantal voorbereidende stappen worden gezet.
Ga na om welke registratie het gaat en welke rol je opneemt voor je aan dit stappenplan begint.
Stappenplan tijdsregistratie-applicatie opleidingen
1. De lokale beheerders kennen gebruikersrechten toe in Gebruikersbeheer Vlaanderen
De lokale beheerder van de organisatie krijgt via de organisatiepromotor te horen wie binnen het specifieke ESF- of AMIF-project de rol zal opnemen van ‘promotor’ (= WEWIS-organisatieverantwoordelijke) en interne/externe opleider (= WEWIS-opleider).
Voor je de tijdsregistratie-applicatie in een bepaalde rol kan gebruiken, moet de lokale beheerder eerst de gebruikers en hun toegangsrechten voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ registeren in Gebruikersbeheer Vlaanderen via de link https://gebruikersbeheer.vlaanderen.be . Daarvoor heeft de lokale beheerder je rijksregisternummer, naam en e-mailadres nodig. Daarna kan je aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie met de overeenstemmende rol.
Let op: bij externe opleiders moet er ook een externe werkrelatie worden aangemaakt tussen deze persoon en de organisatie.
2. De promotor zet de opleidingssessie klaar in de TR-app
Zodra de promotor geregistreerd is in Gebruikersbeheer Vlaanderen en het juiste recht heeft gekregen van de lokale beheerder, kan hij inloggen in de tijdsregistratie-applicatie in de rol van ‘promotor’.
Vervolgens zet deze promotor de opleiding klaar in de tijdsregistratie-applicatie:
- De promotor kiest het project waarvoor hij een opleiding wil aanmaken.
- De promotor klikt vervolgens op de opleiding/opleidingscode waarvoor hij een sessie wil aanmaken.
- De promotor vult de details van de opleidingssessie in: datum en uren, gegevens van deelnemers en opleiders (rijksregisternummer, geboortedatum, naam, e-mailadres bij de eerste registratie). Naam en geboortedatum worden overgenomen uit het rijksregister.
- De promotor bewaart de sessie (oranje icoon; om ze later nog te bewerken) of bevestigt de sessie (groen icoon) om ze ter beschikking te stellen van de opleider. De datum en het uur van een bevestigde sessie kunnen niet meer gewijzigd worden. Een deelnemer wijzigen blijft mogelijk.
- Deelnemers zullen automatisch een QR-code ontvangen via e-mail bij de eerste registratie van een deelnemer.
3. De opleider registreert de deelnemers op de opleidingsdag
De interne/externe opleider kan de opleidingssessie in de tijdsregistratie-applicatie zien zodra de promotor de opleidingssessie bevestigt. Log je als opleider in en zie je geen opleidingssessie(s)? Dan heeft de promotor ze nog niet klaargezet of heeft hij je niet als opleider opgegeven voor de sessie.
De interne/externe opleider registreert de deelnemers die aanwezig zijn op de opleiding. Dat gebeurt via het scannen van de unieke QR-codes die de deelnemers automatisch hebben ontvangen op het moment van zijn/haar eerste registratie van een deelnemer. De interne/externe opleider moet de deelnemers op de opleidingsdag zelf registreren.
Als alles correct en volledig is, kan de opleider de sessie bewaren (om later nog te bewerken) of bevestigen. Zodra een sessie is bevestigd, kan die niet meer gewijzigd worden. Na de opleidingsdag kunnen geen wijzigingen meer aangebracht worden; de opleidingssessie bevestigen is nog wel mogelijk.
Ondervind je problemen met het indienen van de opleidingssessie? Neem dan meteen contact op met Europa WSE Support(uiterlijk tot 10.00 uur de werkdag nadien).
4. De promotor keurt de geregistreerde deelnemers goed
Zodra een sessie is bevestigd door een opleider wordt de opleidingssessie beschikbaar in het tabblad ‘te behandelen opleidingen’ voor de promotor. De promotor ziet de details van de sessie en de registraties die de opleider ingaf. Aanwezigen zullen met een groen vinkje aangeduid staan. Als alles in orde is, kan de promotor de sessie indienen. De informatie komt nu bij Europa WSE terecht.