Veelgestelde vragen over lokale partnerschappen

Hieronder vind je alle verdiepende sessies, nuttige documenten en veelgestelde vragen over onze oproep lokale partnerschappen. Je kan hier ook de startsessie herbekijken. Deze pagina wordt regelmatig geüpdatet. Heb je een vraag die je hier niet kan vinden? Laat het gerust weten aan je beheerder.

We organiseren niet langer het maandelijks vragenuurtje. Gelieve de vragen te sturen richting je beheerder. 

Startsessie - 25 januari 2024

Doelgroep

Mag artikel 60 gecombineerd worden met deze oproep?  

Samen met VDAB en VVSG zijn we alles aan het finaliseren om meer informatie te verkrijgen over mogelijke combinaties met het reguliere aanbod. We werken aan een lijst hierover die we met de lokale partnerschappen zullen delen.  

Wat met deelnemers die af en toe interimwerk doen, maar dus geen duurzame tewerkstelling hebben?

De oproep Lokale partnerschappen is gericht naar de doelgroep van werkzoekenden en niet-beroepsactieven met een complexe problematiek.  

Dit wil zeggen dat personen die bij start van een traject deeltijds werkzoekend zijn (bijvoorbeeld omdat ze af en toe werken met een interimcontract) tot de doelgroep kunnen behoren. Personen die voltijds werken bij start kunnen per definitie niet begeleid worden door een lokaal partnerschap.  

Rekening houdend met bovenstaande is het aan het lokaal partnerschap om samen in te schatten wanneer een traject in het lokaal partnerschap zinvol is of wanneer als alternatief een bestaande reguliere dienstverlening de persoon toch beter kan ondersteunen. Hierdoor blijft de capaciteit van de lokale partnerschappen voorbehouden voor de doelgroep die deze het meest nodig heeft.

Acties:

Niet alle bereikte personen zullen effectief gebruik maken van de dienstverlening van het partnerschap (bv. omdat na de start blijkt dat een ander aanbod beter geschikt is). Vanaf wanneer spreekt Europa WSE over een deelnemer?

Wat betreft het tellen van deelnemers, maakt Europa WSE het volgende onderscheid:

  1. Er wordt (bv. via outreach) contact gemaakt met een persoon die niet voldoet aan de beschrijving van niet beroepsactief of “kwetsbaar met een complexe problematiek”. Hier wordt gerichte doorverwijzing georganiseerd naar regulier aanbod (bij bv. VDAB). Deze persoon telt niet mee voor de doelstellingen van de oproep.
  2. Een persoon voldoet wel aan de beschrijving van deze oproep en wordt dus deelnemer van het lokaal partnerschap. Onderdeel van het traject kan, op een bepaald moment, toegang zijn tot complementaire, reguliere dienstverlening, naast voortzetting van de dienstverlening vanuit het partnerschap zelf. In dit geval telt de deelnemer mee voor de doelstellingen van de oproep, evenals voor de doelstellingen van de complementaire diensten.

Wat is de rol van VDAB in het engagement dat het partnerschap opneemt om voor elke deelnemer de snelste, passende weg naar werk te zoeken?

Elk partnerschap engageert zich om voor iedereen de snelste, passende weg naar werk te zoeken, inclusief door overdracht naar bestaand regulier aanbod wanneer aangewezen. Voorstellen/adviezen over het geschikte traject worden door het partnerschap als geheel opgesteld en beslist. VDAB waakt hier, als gelijkwaardige partner in elk lokaal partnerschap, mee over.

Hoe zijn deelnemers verzekerd? Door wie? Vanaf wanneer?

Er is centraal geen verzekering geregeld voor de deelnemers vermits er geen verplichte registratie meer is in MLP zullen de deelnemers ook niet meer verzekerd zijn via deze weg. Echter kan wel nagedacht worden over globale polissen door bijvoorbeeld lokale besturen, VDAB of elders en/of dat ieder partnerschap apart een polis moet nagaan. Dit wordt nog opgenomen.  

Als er in het kader van het partnerschap een locatie gehuurd wordt, dient er een overeenkomst opgemaakt te worden. Tussen wie wordt deze overeenkomst gesloten?

Zoiets is intern in het partnerschap te regelen. Zowel een promotor als partner kunnen deze rol op zich nemen, er kan ook gecheckt worden bij de interne juridische dienst hoe dit best wordt aangepakt.  

Mogen leerwerkplaatsen binnen het partnerschap? Aan welk kader zijn we gebonden en hoe gaan we verzekeringsgewijs te werk?

Leerwerkplaatsen kunnen ingericht worden als het partnerschap dit nodig acht in functie van de noden van de klant om bv. generieke competenties te oefenen. Wel moet steeds bewaakt worden dat er geen reguliere dienstverlening wordt gedupliceerd (bv. wijk-werken). Het moet steeds gaan om een actie complementair aan het reguliere aanbod. Het kader blijft hier ook steeds het leerproces. Wat de verzekering betreft, dit is een interne aangelegenheid: het partnerschap beslist zelf wat er verzekeringsgewijs al dan niet geregeld wordt.

Combinatietrajecten

Is er een risico op dubbelfinanciering als een deelnemer uit een lokaal partnerschap ook deelneemt aan complementaire reguliere dienstverlening?

Een persoon die in een traject zit bij een lokaal partnerschap én die tegelijk ook in een complementaire dienst zit, al dan niet ook met Europese middelen gefinancierd, stelt geen probleem inzake dubbelfinanciering. Dubbelfinanciering is twee keer betalen, voor hetzelfde door dezelfde actor op hetzelfde moment.

Dubbelfinanciering betekent dat een actor meer dan één keer middelen ontvangt voor een eenzelfde actie. Bijvoorbeeld door deze actie bij twee verschillende oproepen/tenders in te dienen.

Stelt Europa WSE een lijst “combinaties” ter beschikking zodat partnerschappen weten welke reguliere trajecten ze mogen inzetten tijdens hun eigen dienstverlening?

De lokale partnerschappen bekijken zelf wat relevant en haalbaar is vanuit het perspectief van de deelnemer. VDAB en lokale besturen maken deel uit van de lokale besturen. Samen met VDAB en VVSG zijn we alles aan het finaliseren om meer informatie te verkrijgen over mogelijke combinaties met het reguliere aanbod. Er wordt een draaiboek verwacht midden april.

Waar vind ik het overzicht terug wat wel kan en wat niet kan?

Meer informatie over de combinatietrajecten bij VDAB, kunnen jullie terugvinden in het draaiboek. Ook mogelijke combinaties worden hierin vermeld. De VDAB-adviseur betrokken in jullie lokaal partnerschap heeft een goed overzicht van de mogelijkheden van ons regulier aanbod. Betrek dus ook zeker de VDAB-adviseur bij deze inschattingen. Het draaiboek kan je raadplegen via deze link

Kan de combinatie met bemiddelingsvouchers ?

Deze combinatie kan, indien de doelstellingen en acties inhoudelijk verschillend zijn van de doelstellingen en acties in het lokaal partnerschap voor de klant.

Welke registratie moet er gebeuren bij een combinatietraject door het lokaal partnerschap in MLP?

Er worden geen registraties verwacht van partners van het lokaal partnerschap in MLP. Dit is technisch gezien ook niet mogelijk.

Wat is de beste weg voor indicering ?

De klant neemt indien een indicering nodig is contact op met zijn VDAB-bemiddelaar in de reguliere werking. Het draaiboek zal ook meer uitleg geven over deze routing.

Kan een klant met een al lopend traject in reguliere dienstverlening, ook instappen in de dienstverlening van het lokaal partnerschap?

Neen. De doelgroep van een lokaal partnerschap zijn personen met een complexe multiproblematiek die niet terecht kunnen in bestaand regulier aanbod. Het is niet de bedoeling om het reguliere aanbod van de klant bij VDAB stop te zetten in functie van begeleiding in het lokaal partnerschap. De capaciteit van de lokale partnerschappen moet voorbehouden blijven voor de doelgroep die deze het meest nodig heeft. 

Kan de GLOW-partner ook zelf doorverwijzen naar het lokaal partnerschap?

Neen, een GLOW-partner kan niet rechtstreeks doorverwijzen naar het Lokaal Partnerschap. De klant werd na inschatting door VDAB toegeleid naar een GLOW-traject. Wanneer blijkt dat je klant toch andere noden heeft of de inschatting niet helemaal correct lijkt te zijn, neem je als GLOW-partner contact op met de toeleider van VDAB (trusted advisor) om deze noden te bespreken.

Wie wordt dan bemiddelaar bij wijkwerken als klant nog niet gekend is bij VDAB of OCMW?

Als uit de casusbespreking blijkt dat een combinatietraject (bijv. wijkwerken) aangewezen is, moet een VDAB-bemiddelaar in de reguliere werking dit combinatietraject initiëren. Als de klant nog niet ingeschreven is bij VDAB, moet de klant zich eerst inschrijven. Dit kan online of telefonisch via de Servicelijn (0800/30 700)0 Als de klant wel al ingeschreven is bij VDAB en een VDAB-bemiddelaar heeft, neemt de klant contact op met zijn VDAB-bemiddelaar. Meer informatie kan je terugvinden in het draaiboek (binnenkort beschikbaar).

Het OCMW verwijst leefloongerechtigde klanten (cat.05) zelf door naar wijkwerken. De OCMW-begeleider initieert zelf de service wijkwerken in MLP en heeft een nauw contact met de wijk-werkbemiddelaar.

Verdiepende sessie combinatietrajecten

Samenstelling en rollen:

In de oproep staat dat de partners werken vanuit “gedeeld leiderschap” en samen de professionele coördinatie opnemen, wat betekent dit precies?

De partnerschappen organiseren zich in de oproep volgens het model van een “organisatienetwerk”. Dat betekent dat organisaties binnen dit partnerschappen middelen, competenties, informatie en activiteiten delen. Om binnen dit model gelijkwaardigheid tussen partners mogelijk te maken, spreekt Europa WSE over “gedeeld leiderschap”.

Is een lokaal bestuur verplicht om zelf dienstverlening bij de doelgroep uit te voeren?

Lokale besturen nemen verplicht deel aan elk partnerschap. Elk lokaal partnerschap onderzoekt en beslist samen welke organisaties binnen het partnerschap rechtstreekse dienstverlening bij de doelgroep uitvoeren. Dit zal deel uitmaken van het partnerschapsvormingsproces. Binnen het kader van de oproep is het expliciet mogelijk gemaakt dat het lokaal bestuur, gezien zijn cruciale rol, directe dienstverlening uitvoert. 

Waarom en door wie werd beslist dat VDAB geen directe begeleiding hoeft te voorzien en lokale besturen wel? We zijn immers allebei partners die minimaal in elk partnerschap vertegenwoordigd moeten zijn.

In aanloop naar deze oproep heeft VDAB centraal beslist dat VDAB-bemiddelaars geen rechtstreekse begeleiding aan de deelnemers in het partnerschap opnemen. De reden om geen rechtstreekse begeleiding op te nemen, heeft te maken met de VDAB-strategie voor de periode 2020-2025. De kerntaak van de VDAB-bemiddelaars hierbij is het inschatten, oriënteren en de trajectbepaling. Voor intensieve acties en begeleiding doet VDAB beroep op externe dienstverleners. VDAB werkt hierbij samen met de partners als 'trusted advisor' , en na een traject bij een partner, schat VDAB opnieuw in wat de beste vervolgstap is. Deze lijn werd doorgetrokken in al de samenwerkingen, en dus ook in de lokale partnerschappen. 

Dit belet niet dat VDAB volwaardig deel uitmaakt van het partnerschap. VDAB zet zijn expertise in door onder andere deel te nemen aan de kwaliteitswerking van het partnerschap (inclusief deelname aan de casusbesprekingen van de deelnemers).

Vanaf wanneer is het mogelijk om de samenstelling van het partnerschap te wijzigen via het proces “dynamisch partnerschap”?

Het proces om de samenstelling van het partnerschap te wijzigen (= dynamisch partnerschap) kan vanaf zes maanden na opstart van het partnerschap. Zo heeft het partnerschap voldoende tijd om lessen te trekken uit het eerste half jaar toepassen van de kwaliteitswerking die inzicht geeft in welke expertise er niet meer of bijkomend nodig is. Het initiatief tot wijzigen van de samenstelling van het partnerschap ligt in de eerste 3 jaar bij het partnerschap.

Vanaf wanneer laat Europa WSE de samenstelling van de partnerschappen uitdagen via het proces “Right to challenge”?

Na 3 jaar organiseert Europa WSE een ‘right to challenge’. Op dat moment kunnen externe organisaties de samenstelling van het partnerschap uitdagen.

Resultaatgerichtheid:

Op welke manier zal Europa WSE “aan het werk” meten op het einde van de begeleiding? Zijn er bepaalde elementen die belangrijk zijn om te kunnen spreken over vier maanden tewerkstelling (bv. statuut, aantal dagen, type organisatie)?

Dit is vandaag nog niet uitgewerkt. Dit zal onderdeel vormen van de externe evaluatie na 3 jaar.  

Is het als lokaal partnerschap beter om te focussen op de ‘beste profielen’ onder de doelgroep om er zeker van te zijn dat je als project 20% resultaat behaalt en kans maakt op de financiële incentive na 3 jaar?

Nee, een lokaal partnerschap dient de capaciteit voor te behouden voor personen met een complexe problematiek.  Als na outreach of verder contact blijkt dat bestaande reguliere dienstverlening (bv. vanuit OCMW of VDAB) een deelnemer beter kan ondersteunen, organiseren de partnerschappen een warme overdracht. Op die manier blijft de capaciteit van de lokale partnerschappen voorbehouden voor de doelgroep die deze het meest nodig heeft.

Tijdens het voorbereidend partnerschapsvormingsproces werden de lokale noden in elk werkingsgebied onderzocht en gedocumenteerd in een lokaal addendum. Elk lokaal partnerschap dient bij het verder uitbouwen van het partnerschap maximaal een antwoord te bieden op deze lokaal geïdentificeerde noden en de variatie in die noden van de doelgroep.

Vanuit beheer zal Europa WSE nagaan of partnerschappen de capaciteit effectief voorbehouden voor de doelgroep die werd geïdentificeerd op lokaal niveau als de doelgroep die de ondersteuning van het lokaal partnerschap het meest nodig heeft.

Van waar komt de 20% resultaatverwachting vandaan en wat als je dit niet behaalt?

De bepaling van deze uitstroomdoelstelling ‘20% van de deelnemers na deelname aan het werk’ is onder andere gestoeld op de uitstroomresultaten van de voorbije en aflopende oproepen in de prioriteit sociale inclusie in het programma 2020 – 2014. Dit is ook de met de EC afgesproken doelstelling van de prioriteit sociale inclusie in het programma ESF+ 2021-2027.

Indien een lokaal partnerschap het resultaat ‘20% van de deelnemers aan het werk na deelname’ niet behaalt, zal Europa WSE het voorschot Vlaamse cofinanciering voor het daaropvolgend kalenderjaar/rapportperiode verminderen naar 50% (initieel 70%). Dit betekent een vertraging in de uitbetaling van de middelen. Europa WSE zal bij de volgende financiële beoordeling alle gerapporteerde, en na controle aanvaardbare, kosten uitbetalen volgens de geldende financieringspercentages.

De evaluatie na 3 jaar is niet enkel obv cijfers, maar neemt het werkelijk behaalde resultaat i.f.v. de afstand tot de arbeidsmarkt van de effectieve deelnemers mee. Hoe gaan jullie dan bepalen wie de beste presteerders zijn?

Dit is vandaag nog niet uitgewerkt. Dit zal onderdeel vormen van de externe evaluatie na 3 jaar.  

Financiering:

Wat is het verschil tussen partner en onderaannemer?

Europa WSE maakt een onderscheid tussen partners en onderaannemers. Partners voeren de dagdagelijkse werking uit in het partnerschap vanuit een cruciale bijdrage aan de dienstverlening, die nodig blijkt vanuit de identificatie van de lokale noden. Onderaannemers spelen een rol in dienstverlening aan de doelgroep door een (tijdelijke) afgebakende opdracht voor het partnerschap te vervullen. Deze organisatie hebben een specifieke expertise, die bij de partners niet beschikbaar is of kunnen de partners (tijdelijk) in volume versterken. Zij worden enkel en alleen voor hun geleverde prestaties waarvoor ze werden ingeroepen vergoed op factuurbasis.

Kunnen organisaties die enkel werken op factuurbasis partner zijn?

Nee, organisaties die enkel werken op factuurbasis kunnen enkel als onderaannemer aan de slag voor een lokaal partnerschap. Zij kunnen wel beperkte taken uitvoeren voor het partnerschap en worden vergoed via het forfait. Partners stellen personeel te werk met een arbeidsovereenkomst of schakelen vastbenoemde personeelsleden in.

Moeten partners bepaalde (monetaire) bijdragen doen naast het aanbrengen van hun eigen aanbod en expertise?

Partners moeten standaard geen monetaire bijdragen doen naast het aanbrengen van het eigen aanbod en expertise. De financiering van een project bestaat echter wel uit een aandeel lokale financiering en financiering vanuit VDAB (voor exacte verhoudingen zie oproepfiche). Als dit aandeel niet of niet volledig via personeelsinzet wordt voorzien, zijn bijkomende financiële middelen vereist.

Kunnen vastbenoemde medewerkers bij lokale besturen ingeschakeld worden binnen het project en kan hun loon als cofinanciering ingebracht worden in het project?

Ja, vastbenoemde medewerkers bij de lokale overheden en VDAB, die taken uitvoeren in het lokaal partnerschap, kunnen ingeschakeld worden binnen het project. De loonkost van deze medewerkers kan worden ingebracht als cofinanciering door VDAB of lokale overheden.

Moet het forfait volledig gespendeerd worden aan werkingskosten of mag dat ook aan personeel?

In de oproep staat: de partnerschappen kunnen als onderdeel van de dienstverlening ook tijd en middelen (o.a. via het forfait voor kosten verbonden aan de doelgroep) inzetten om de toegang van de doelgroep tot essentiële diensten zoals gezondheidszorg, mobiliteit zoals verplaatsingskosten, huisvesting, sociale voorzieningen, vrijwilligerswerk, etc. te verzekeren en drempels hierrond aan te pakken. Het lokaal partnerschap bepaalt gezamenlijk het gebruik en de invulling van het forfait. Het lokaal partnerschap kan dus beslissen om het forfait (deels) aan de loonkosten van personeel te besteden.

Kan cofinanciering met toewijzing of moet het met uurregistratie gebeuren?

Een project kan kosten maken via inzet van het projectpersoneel. De registratie van de prestaties van het projectpersoneel kan via uurregistratie of via toewijzing. Beide mogelijkheden registreer je in de PLATOS-tijdregistratieapplicatie.

Kan cofinanciering wijzigen?

De invulling van de vereiste cofinanciering kan gedurende de projectperiode wijzigingen.

Door wie en voor wat mag het ondersteuningsbudget gebruikt worden?

De middelen ondersteuning zijn enkel voor VVSG, Gent en Antwerpen (hun personeelsinzet). 

Wanneer is er meer duidelijkheid omtrent de uitbetaling van het voorschot en saldo door VDAB voor dit jaar en de volgende jaren?

Dit wordt zo snel mogelijk gecommuniceerd. VDAB kan nog geen exacte timing meedelen door de nieuwe werking. Eenmaal het uitbetalingsproces voor de eerste keer is afgerond zullen zij zeker kunnen communiceren wat de timing is voor uitbetaling de volgende jaren.

Opvolging:

Moeten de lokale partnerschappen de besprekingen van casussen meedelen aan Europa WSE?

Het is niet nodig om een verslag of de inhoud van de casussen systematisch te delen met Europa WSE. Het Europa WSE kwaliteitskader, van toepassing in deze oproep, vraagt dat een lokaal partnerschap casusbesprekingen organiseert binnen het partnerschap als basis voor het systematisch leren vanuit het perspectief van de klant. Indien nodig kan Europa WSE, in functie van de opvolging van het project, de documentatie opvragen.  

Kan de lokale overheid als promotor het financieel beheer delegeren naar een andere partner binnen het lokaal partnerschap?

De promotor is volgens de algemene voorwaarden (AV'en) van Europa WSE verantwoordelijk voor het financieel beheer. De promotor kan het uitvoeren van het financieel beheer delegeren aan een partner binnen het project. Europa WSE adviseert de promotor om de delegatie van het uitvoeren van het financieel beheer te formaliseren via de partnerschapsovereenkomst. Om te vermijden dat de partner, als die in gebrek blijft, verwijst naar de AV’en en stelt dat de promotor het financieel beheer had moeten doen. En, als die delegatie niet formeel gebeurde, dan moet de promotor het volgens de AV’en wel degelijk zelf doen, ongeacht of de partner het nu goed deed of niet. 

Kan de partnerschapsovereenkomst al ondertekend worden zonder dat DPO (GDPR) in orde is?

Vanuit EUWSE is er geen deadline om die partnerschapsovereenkomst op te laden. We adviseren vanuit de oproep dat er een overeenkomst moet komen (zeker in een organisatienetwerk), maar jullie beslissen zelf of jullie verdergaan met de ondertekening of niet. In principe kunnen jullie wachten met opladen in Platos. 

Vanuit lokale besturen moeten we de voorschotten doorstorten maar zonder die partnerschapsovereenkomst zal dat niet gaan. We kunnen niets uitbetalen als de overeenkomst niet in orde is. Hoe gaan we hiermee om?

Er kan later nog een bijlage toegevoegd worden aan de partnerschapsovereenkomst. Zodanig kan er nu verder gegaan worden met de voorschotten en kan een partnerschap later op de GDPR terugkomen via een bijlage.  

Krijgen we een vast aanspreekpunt binnen Europa WSE?

We stappen af van de gezamenlijke mailbox en elk partnerschap krijgt terug een vast aanspreekpunt binnen EuropaWSE. Je vindt je aanspreekpunt terug via Platos in het onderdeel via projectgegevens en via deze Excel.

Empowermentmeting

Mogen we een eigen empowerment meting, ev. goedgekeurd door jullie, gebruiken of zijn we verplicht deze van jullie te gebruiken?

Het is de bedoeling dat de ontwikkelde tool door alle partnerschappen gebruikt wordt omdat Europa WSE zo de data over alle projecten heen kan aggregeren en de data kan gebruiken om te rapporteren over de oproep. Als we verschillende tools gebruiken wordt dit minder evident, zeker omdat we willen werken richting een nieuwe indicator voor rapportering naar Europa. Een uniforme werkwijze is hier aangewezen. Feedback over het gebruik van deze tool is zeker welkom bij jouw beheerder van Europa WSE.  

Is de vragenlijst beschikbaar in andere talen?

Nee, maar vragen mogen uiteraard vertaald worden. Ook de uitleg over de vragen mag natuurlijk in de contacttaal van de deelnemer besproken worden met de deelnemer.

Waar vinden we deze meetnummers?

Je maakt de meetnummers zelf aan en kiest dus zelf welk nummer je gebruikt. Echter dien je ervoor te zorgen dit nummer verbonden is aan een bepaalde deelnemer en dat je telkenmale hetzelfde meetnummer gebruikt voor dezelfde deelnemer telkens je de survey invult voor die deelnemer.

Deze meetnummers dienen aldus niet uniek te zijn tov andere partnerschappen, enkel binnen dat van jezelf?

Ja klopt want deelnemers worden gelinkt aan een projectnummer vermits je het projectnummer dient in te geven als je de survey invult.

Wat als een deelnemer niet meer te bereiken is? Valt het afnemen van de meting dan weg en kunnen we dit ergens registreren?

Ook in dit geval ga je de eindmeting registreren in de online tool. Bij de 9 empowermentvragen vul je dan telkens “geen antwoord” in. Bij volgende vraag “Indien het om een eindmeting gaat, wat was de situatie van de cliënt?” kies je dan voor optie 7 “Het traject werd vroegtijdig stopgezet door klant of dienstverlening”.

Op die manier hebben we voor alle deelnemers een eindregistratie, wat belangrijk is om deze informatie te kunnen meenemen in de analyse van alle data.

Wat wordt bedoeld met de instructie om zo snel mogelijk bij aanvang van het traject de eerste empowermentmeting af te nemen? Moet het dan bij het eerste gesprek zijn, tijdens de eerste maand of…?

Uitgangspunt is dat de vragenlijst voor iedereen afgenomen wordt, maar dat het wel mogelijk is dat bepaalde vragen (nog) niet opportuun zijn. Er is dan ook wel wat speelruimte wanneer exact de meting afgenomen wordt, bv. na een periode waarin eerst voldoende vertrouwen tussen cliënt en dienstverlener tot stand gekomen is. Als begeleider heb je zelf het beste zicht wanneer een geschikt moment is om (een deel van) de empowermentmeting een eerste keer af te nemen, we leggen hier geen ultieme datum op. Het perspectief van de deelnemer is hier leidend, we willen zeker geen zaken opleggen die negatief ervaren worden door de deelnemer.

Wel moet je als dienstverlener opletten dat niet te lang gewacht wordt en de startmeting eigenlijk al een tussenliggende meting is waarbij je al veel vooruitgang boekte. Die vooruitgang gaat dan immers niet zichtbaar zijn. Neem contact op met je EUWSE-beheerder indien je onzeker bent of de periode voor de startmeting genomen wordt te lang zou zijn.

Hoe komen we aan de papieren invulformulieren van de meting?

Deze kan je op deze webpagina terugvinden.

Is de meting voor iedere deelnemer verplicht?

Ja, je vult steeds de meting in maar eventueel kan er bij bepaalde vragen, indien ze nog niet opportuun zijn, aangegeven worden dat ze niet beantwoord worden.

De evolutie die een deelnemer doormaakt doorheen zijn traject kan losstaan van de drie deeldomeinen die bevraagd worden. Deze evolutie kan dan niet aangetoond worden aan Europa WSE dus kan het lijken alsof onvoldoende resultaten geboekt worden.

Europa WSE kijkt niet enkel via indicatoren zoals empowerment naar lokale partnerschappen.  Indicatoren kunnen immers altijd maar een beperkt beeld van de realiteit vatten. Dat geldt ook voor de empowermentmeting.

Even belangrijk is hoe het partnerschap naar kwaliteit, zoals beschreven in het EUWSE-kwaliteitskader, streeft en dus zich inspant om continu te verbeteren vanuit het perspectief van elke individuele cliënt. Overmatige fixatie op eender welke indicator, inclusief empowerment, is niet gewenst. Indicatoren blikken altijd terug. Om stappen vooruit te zetten is nog een ander type informatie nodig, op het niveau van individuele cliënten en diverse patronen over cliënten heen, binnen het kader van kwaliteitswerking. Deze manier van kijken zullen we als Europa WSE hanteren bij het opvolgen van de lokale partnerschappen.

In het partnerschap zijn verschillende personen betrokken bij de begeleiding. Het is belangrijk te bespreken in het teamoverleg wie de meting afneemt en input in de tool. Klopt die redenering?

Ja klopt, dit is te bekijken door het partnerschap zelf.

Infosessie Empowerment - 14 maart 2024

Platos en tijdregistratie-applicatie

Zijn alle partners automatisch toegevoegd in de tijdsregistratie? Of moeten zij nog een toegang krijgen en wie verleent deze?

De partners toegevoegd in Platos zijn automatisch toegevoegd in de TR-applicatie. Als partner heb je geen toegang tot het project in Platos. Je moet als partner geen acties uitvoeren in Platos, de promotor brengt dit in orde. Je hebt als partner ook geen rechten nodig voor Platos. Om tijd te registreren en/of om deelnemers te registreren moet je wel toegang vragen via de lokale beheerder van jouw organisatie om de nodige rechten te hebben in de TR-applicatie. Van zodra de gebruikersrechten voor een partner in orde zijn gebracht, kan er geregistreerd worden in de TR-applicatie.

Waar laden we documenten op nu dat de ESF Archiefruimte er niet meer is?

Alle documenten (loonfiches en dergelijke) worden opgeladen in de Platos-applicatie. Bij rapportering worden daar alle noodzakelijke bewijsstukken geraadpleegd. In de rapportperiodes zelf zal je ook specifieke documenten kunnen linken aan kosten.

Wat met de bewijsstukken in het oude ESF archief bij latere controles, verdwijnen deze dan?

Het archief blijft bestaan, weliswaar nadien online enkel toegankelijk nog voor EuropaWSE en tweedelijnscontrole-instanties.

Mag de coördinator van project de rechten aanvragen voor alle medewerkers? Of moet iedereen dat zelf doen?

Dat is intern te beslissen. De coördinator kan zeker bundelen wie welke rechten nodig heeft en dit doorsturen naar de lokale beheerder die alle rechten in orde brengt voor iedereen. Iedereen moet wel zeker het correcte gebruikersrecht krijgen zodat die kunnen doen wat er verwacht wordt.

Moet het toewijzingspercentage in Platos gestaafd worden door een addendum aan de AO ? Of is - zoals nu - voldoende dat deze inzet op het project te staven is via projectactiviteit, agenda enz...?

Neen, er is geen addendum of onderbouwing via agenda’s nodig. Voor ons is het voldoende dat de toewijzing wordt toegevoegd in de TR-applicatie. Er moet wel opgelet worden met toewijzingspercentage en afwezige periodes, dit moet de realiteit weerspiegelen en indien nodig aangepast worden.

Als je een medewerker toewijst aan een project, en die valt dan meer dan een maand ziek, hoe moet je die ziekte-onderbreking dan ingeven?

Het hangt af van waar de ingegeven toewijzing zit in de goedkeuringscyclus: ofwel ga je de toewijzing nog zelf kunnen aanpassen door de einddatum te wijzigen (tot laatste dag dat de medewerker actief was) of als de toewijzing al verder zat in de goedkeuringscyclus de initiële toewijzing via de tab ‘Overzicht’ opzoeken en ‘archiveren’ en een nieuwe aanmaken met de juiste einddatum (laatste dag dat de medewerker actief was) en dan terug door de goedkeuringscyclus laten gaan. Als de toewijzing met verkorte einddatum nog niet was goedgekeurd was door medewerker (en je zit op het cruciaal moment rapportering) kan een volmacht aangevraagd worden: zie presentatie. Wanneer de persoon in kwestie dan terug aanwezig is, ga je een tweede toewijzing aanmaken voor die persoon met als start de eerste dag van tewerkstelling tot aan de dan gewenste einddatum om zo de tweede periode van activiteit na ziekte in te geven.

Is er een timing voor verdwijnen rol leidinggevende?

De timing is nog niet exact gekend, deze staat nu op de radar van het ontwikkelteam. Sowieso volgt er communicatie hierover eens de rol definitief verdwijnt.

Moet de promotor de medewerkers in de TR-applicatie stoppen of kunnen de partners dit zelf doen?

De twee opties bestaan. Doorgaans is het de partner zelf, met name de persoon bij de partnerorganisatie met de promotorrol die medewerkers (en eventueel toewijzingen) gaat toevoegen voor hun organisatie. De promotor kan die taak overnemen van de partner: zie slide 33 hierover in de presentatie.

Klopt het dat je dit meteen moet doen voor de volledige projectperiode (2024 - 2029) of kan je dit jaar per jaar doen?

Nu is het de bedoeling om dit enkel voor het jaar 2024 te doen.

Wij nemen in enkele lokale partnerschappen de rol op van admin/financiële coördinatie. Is er intussen al duidelijkheid over de technische mogelijkheden in PLATOS wat wij kunnen 'overnemen' van de officiële promotor (vb. rapport trekken)?

Het systeem is hier in principe niet op voorzien. Het systeem blijft uitgaan van het feit dat de promotororganisatie de financiële beheerstaken op zich neemt. Je zal telkens met hen moeten afspreken voor bepaalde taken. Nu nog niet mogelijk, dit wordt wel meegenomen voor toekomstige ontwikkeling. Zeker legitieme vraag bij partnerschappen waarbij leiderschapsrollen bij andere partners kunnen komen te liggen.

Vanaf wanneer kunnen deelnemers geregistreerd worden? En is dit via de TR-applicatie of Platos?

Deelnemers registreren gebeurt in de TR-applicatie en kan nu al gebeuren (indien de toegang in orde is) via de tab ‘projectoverzicht deelnemers’. De instructies vind je hier.

Vanaf wanneer mag een deelnemer geregistreerd worden in de TR-applicatie? Mogen wij als partnerschap hier zelf een beslissing rond nemen? Of zijn er richtlijnen die jullie vooropstellen?

Als richtlijn definieert Europa WSE deelnemers als cliënten waarmee het partnerschap actief aan de slag gaat.  Dat betekent dat niet elke aangemelde persoon per definitie geregistreerd dient te worden in de TR-applicatie. Als na de intakefase blijkt dat de dienstverlening van het partnerschap niet passend is voor de cliënt, dan hoeft de cliënt niet te worden geregistreerd in de TR-applicatie.  

Het partnerschap bekijkt operationeel zelf wat "actief aan de slag gaan" betekent en beslist zelf wanneer de cliënt effectief wordt geregistreerd.  

Hoe vaak registreren wij onze deelnemers?

We leggen geen welbepaalde frequentie op, we raden echter aan dit wel aan een vaste frequentie te doen om te voorkomen dat het blijft liggen. Wij hebben namelijk de zo accuraat mogelijke gegevens nodig om te rapporteren richting Europa. Het retroactief invullen in de tijdregistratie-applicatie kan. We begrijpen dat in sommige gevallen er eerst een vertrouwensband moet opgebouwd worden vooraleer zaken zoals rijksregisternummer kan opgevraagd worden. Het belang van de cliënt staat uiteraard voorop. 

 

Registreren wij ook deelnemers die wel op intake komen, maar die nadien op eigen kracht wensen verder te gaan?

Je registreert enkel deelnemers waarmee je echt aan de slag gaat en dus niet iedereen die binnenwandelt bij wijze van spreken. Wat “echt mee aan de slag” is, is iets dat je als lokaal partnerschap zelf moet bepalen. 

Begrijp ik dan goed dat je bv. voor de lokale partnerschappen één centrale lijst van deelnemers kan bijhouden en dat één iemand van het partnerschap deze lijst kan uploaden om de planlast laag te houden?

Onderlinge afspraken kunnen hierover gemaakt worden. Elke partner kan deelnemers registreren, maar je kan dit ook gaan uitbesteden aan 1 bepaalde organisatie/persoon die input in systeem voor het volledige project. Niet elke projectmedewerker hoeft dit voor zijn eigen deelnemers te doen, hier kunnen afspraken over gemaakt worden. Momenteel kan het opladen wel enkel vanuit een promotorrol (= de rol van promotor bij ofwel partner- of promotororganisatie).  Er wordt gewerkt aan de ontwikkeling zodat ook projectmedewerkers van partner- of promotororganisatie deelnemers kunnen registreren. Als je als promotor of partnerorganisatie een deelnemer gaat registreren maar die zit er al in zal er een melding komen dat deze al is geregistreerd en dus niet opnieuw is aangemaakt.

Is deze manier van werken (excel) conform de GDPR-regels over het bijhouden van cliëntgegevens?

Als jullie beslissen om 1 organisatie verantwoordelijk te maken van het bijhouden gegevens deelnemers, dan zijn daarop de interne GDPR-regels van toepassing (zie VVSG – Apogado). Voor alle vragen daarover klop je bij hen aan. Onze privacyverklaring dekt hoe de gegevens opgeladen worden/verwerkt worden in de Tijdsregistratie-applicatie.

Hoe kan je in de oplaadexcel een rijksregisternummervan een deelnemer invoeren dat begint met een nul, zonder dat de nullen effectief verdwijnen?

Je dient dit teken te plaatsen voor het rijksregisternummer, zodoende blijven de nullen staan en kan je de deelnemer effectief registreren.

Is er een mogelijkheid om een tijdslijn op te maken voor bvb 2024 met wat wanneer moet gebeuren?

Zeker een goeie suggestie, daar maken we werk van.

Waar kunnen we terecht met vragen over de praktische regeling van de input van het VDAB-personeel in de TR-app per lokaal partnerschap?

De toewijzing van iedere VDAB-medewerker in een lokaal partnerschap wordt centraal door VDAB ingeput in de TR-app van Europa WSE. Algemene vragen hieromtrent kunnen gesteld worden aan Marjan Boenders (marjan.boenders@vdab.be).

Verdiepende sessie Platos en tijdregistratie-applicatie