Veelgestelde vragen over lokale partnerschappen

Nee, organisaties kunnen zich enkel als aparte organisatie kandidaat stellen op de call for interest. 

Nee, organisaties kunnen enkel als aparte organisatie deelnemen aan de pitch. 

Organisaties dienen per werkingsgebied een kandidatuur in. Dat is de enige manier want de lokale noden zullen er per werkingsgebied anders uitzien. Indien je dus graag een kandidatuur wil indienen voor zowel Gent als Antwerpen, dan dien je twee maal een kandidatuur in bij de respectievelijke lokale contactpersonen.

Organisaties moeten op het moment van kandidaat stellen op de call for interest nog niet voldoen aan het WSE kwaliteit- en registratiemodel.

De timing vind je terug in de lokale addenda. Daarin staan de data vermeld die gelden voor het lokaal werkingsgebied: deadline kandidaatstelling, einddatum ronde 1, einddatum ronde 2, datum beslissing selectie, datum indienen projectvoorstel. 

Over de werkingsgebieden heen kunnen de data verschillen omdat niet alle werkingsgebieden op hetzelfde moment stap 1 (afbakenen werkingsgebied) en stap 2 (identificeren lokale noden) van het partnerschapsvormingsproces afronden. 

Europa WSE stelt de call for interest open vanaf 31/03/2023 tot en met 29/02/2024. Europa WSE lanceert de oproep ‘Lokale partnerschappen’ op 01/06/2023.. Een partnerschap kan een projectvoorstel indienen tussen 30/09/2023 en 30/06/2024.

Er zijn minimaal drie matchmakers in de lokale jury. De onafhankelijke externe expert van de lokale jury wordt geselecteerd op basis van zijn of haar expertise op beide matchingscriteria.

Lokale besturen van een specifiek werkingsgebied kunnen zelf kiezen hoe ze zich laten vertegenwoordigen in de lokale jury, dit kan door iemand af te vaardigen of via een gezamenlijke vertegenwoordiger.

Dit is een oefening die gemaakt wordt op lokaal niveau per werkingsgebied. Per werkingsgebied wordt er een “lokaal addendum” opgemaakt bij de call for interest. De addenda geven aan hoe het werkingsgebied is afgebakend en welke lokale noden er geïdentificeerd zijn in stap 2 van het partnerschapsvormingsproces. Als organisatie schat je zelf in welke unieke meerwaarde je kan bieden op basis van de lokale noden en regio-uitdagingen opgenomen in het betreffende lokaal addendum.

Hier hebben we geen antwoord op. Die percentages verschillen per werkingsgebied. Concreet zal de doelgroep voornamelijk bereikt worden door de intensieve dienstverlening van VDAB, de lokale besturen en outreachende organisaties.

Nee, de oproep ‘Lokale partnerschappen’ is een gesloten subsidieoproep gericht aan lokale besturen of intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Enkel deze actoren kunnen in naam van het partnerschap een projectvoorstel indienen.

Nee, lokale besturen en VDAB zijn in ieder lokaal partnerschap aanwezig. Deze actoren reiken samen uit naar organisaties die samen met hen de dienstverlening voor de doelgroep willen organiseren

In het ESF+-programma is er één oproep Lokale partnerschappen die in de plaats komt van de vorige oproepen. Europa WSE kan de continuïteit van huidige projecten en dienstverlening (en dus ook inzet van de personeelsmedewerkers) niet garanderen.

Europa WSE kan enkel werken met projectsubsidies en kan geen structurele financiering voorzien.

Eind 2023 eindigt het aflopende operationeel programma, waardoor lopende oproepen niet verlengd kunnen worden. Het ondersteuningsteam van het Capacity Building-project probeert wel zoveel mogelijk lokale besturen warm te maken om een projectvoorstel in te dienen voor 31/10/2023 zodat het het partnerschap vanaf 01/01/2024 kan starten.

Europa WSE kan enkel werken met projectsubsidies en kan geen structurele financiering voorzien.

Eind 2023 eindigt het aflopende operationeel programma, waardoor lopende oproepen niet verlengd kunnen worden. Het ondersteuningsteam van het Capacity Building-project probeert wel zoveel mogelijk lokale besturen warm te maken om een projectvoorstel in te dienen voor 31/10/2023 zodat het het partnerschap vanaf 01/01/2024 kan starten.

De oproep Lokale partnerschappen is in eerste instantie gericht naar de doelgroep van werkzoekenden en niet-beroepsactieven maar het is aan het lokaal partnerschap om samen in te schatten of een traject in het lokaal partnerschap zinvol is. Er zal worden begeleid en opgevolgd hoe het partnerschap met deze besprekingen omgaat.

Wat betreft het tellen van deelnemers, maakt Europa WSE het volgende onderscheid:

1. Er wordt (bv. via outreach) contact gemaakt met een persoon die niet voldoet aan de beschrijving van niet beroepsactief of “kwetsbaar met een complexe problematiek”. Hier wordt gerichte doorverwijzing georganiseerd naar regulier aanbod (bij bv. VDAB). Deze persoon telt niet mee voor de doelstellingen van de oproep.
2. Een persoon voldoet wel aan de beschrijving van deze oproep en wordt dus deelnemer van het lokaal partnerschap. Onderdeel van het traject kan, op een bepaald moment, toegang zijn tot complementaire, reguliere dienstverlening, naast voortzetting van de dienstverlening vanuit het partnerschap zelf. In dit geval telt de deelnemer mee voor de doelstellingen van de oproep, evenals voor de doelstellingen van de complementaire diensten.

Een persoon die in een traject zit bij een lokaal partnerschap én die tegelijk ook in een complementaire dienst zit, al dan niet ook met Europese middelen gefinancierd, stelt geen probleem inzake dubbelfinanciering. Dubbelfinanciering is twee keer betalen, voor hetzelfde door dezelfde actor op hetzelfde moment.

Dubbelfinanciering betekent dat een actor meer dan één keer middelen ontvangt voor een eenzelfde actie. Bijvoorbeeld door deze actie bij twee verschillende oproepen/tenders in te dienen.

Europa WSE heeft geen lijst met alle mogelijke combinaties. De lokale partnerschappen bekijken zelf wat relevant en haalbaar is vanuit het perspectief van de deelnemer. VDAB en lokale besturen maken deel uit van de lokale besturen, wat betekent dat zij vanuit hun rol mee kunnen inschatten welke combinaties (juridisch) mogelijk zijn.

Elk partnerschap engageert zich om voor iedereen de snelste, passende weg naar werk te zoeken, inclusief door overdracht naar bestaand regulier aanbod wanneer aangewezen. Voorstellen/adviezen over het geschikte traject worden door het partnerschap als geheel opgesteld en beslist. VDAB waakt hier, als gelijkwaardige partner in elk lokaal partnerschap, mee over.

De oproep maakt het mogelijk dat de ondersteuning van het lokaal partnerschap wordt aangevuld met reguliere trajecten die ook zinvol (en haalbaar) zijn vanuit het perspectief van de deelnemer. Europa WSE heeft het hier over “combinatietrajecten”. Europa WSE heeft geen lijst met alle mogelijke combinaties. De lokale partnerschappen bekijken zelf wat relevant en haalbaar is vanuit het perspectief van de deelnemer. VDAB en lokale besturen maken deel uit van de lokale besturen, wat betekent dat zij vanuit hun rol mee kunnen inschatten welke combinaties (juridisch) mogelijk zijn. Als gewenste combinaties vandaag niet mogelijk zijn, kunnen partnerschappen via het leerproces onderzoeken hoe dit komt en of er ruimte is om te experimenteren in functie van de deelnemers.  

De partnerschappen organiseren zich in de oproep volgens het model van een “organisatienetwerk”. Dat betekent dat organisaties binnen dit partnerschappen middelen, competenties, informatie en activiteiten delen. Om binnen dit model gelijkwaardigheid tussen partners mogelijk te maken, spreekt Europa WSE over “gedeeld leiderschap”.

Lokale besturen nemen verplicht deel aan elk partnerschap. Elk lokaal partnerschap onderzoekt en beslist samen welke organisaties binnen het partnerschap rechtstreekse dienstverlening bij de doelgroep uitvoeren. Dit zal deel uitmaken van het partnerschapsvormingsproces. Binnen het kader van de oproep is het expliciet mogelijk gemaakt dat het lokaal bestuur, gezien zijn cruciale rol, directe dienstverlening uitvoert. 

In aanloop naar deze oproep heeft VDAB centraal beslist dat VDAB-bemiddelaars geen rechtstreekse begeleiding aan de deelnemers in het partnerschap opnemen. De reden om geen rechtstreekse begeleiding op te nemen, heeft te maken met de VDAB-strategie voor de periode 2020-2025. De kerntaak van de VDAB-bemiddelaars hierbij is het inschatten, oriënteren en de trajectbepaling. Voor intensieve acties en begeleiding doet VDAB beroep op externe dienstverleners. VDAB werkt hierbij samen met de partners als 'trusted advisor' , en na een traject bij een partner, schat VDAB opnieuw in wat de beste vervolgstap is. Deze lijn werd doorgetrokken in al de samenwerkingen, en dus ook in de lokale partnerschappen. 

Dit belet niet dat VDAB volwaardig deel uitmaakt van het partnerschap. VDAB zet zijn expertise in door onder andere deel te nemen aan de kwaliteitswerking van het partnerschap (inclusief deelname aan de casusbesprekingen van de deelnemers).

Het proces om de samenstelling van het partnerschap te wijzigen (= dynamisch partnerschap) kan vanaf zes maanden na opstart van het partnerschap. Zo heeft het partnerschap voldoende tijd om lessen te trekken uit het eerste half jaar toepassen van de kwaliteitswerking die inzicht geeft in welke expertise er niet meer of bijkomend nodig is. Het initiatief tot wijzigen van de samenstelling van het partnerschap ligt in de eerste 3 jaar bij het partnerschap.

Na 3 jaar organiseert Europa WSE een ‘right to challenge’. Op dat moment kunnen externe organisaties de samenstelling van het partnerschap uitdagen.

Europa WSE werkt de werkwijze verder uit en beantwoordt deze vraag in het najaar.

Nee, een lokaal partnerschap dient de capaciteit voor te behouden voor personen met een complexe problematiek.  Als na outreach of verder contact blijkt dat bestaande reguliere dienstverlening (bv. vanuit OCMW of VDAB) een deelnemer beter kan ondersteunen, organiseren de partnerschappen een warme overdracht. Op die manier blijft de capaciteit van de lokale partnerschappen voorbehouden voor de doelgroep die deze het meest nodig heeft.

Tijdens het voorbereidend partnerschapsvormingsproces werden de lokale noden in elk werkingsgebied onderzocht en gedocumenteerd in een lokaal addendum. Elk lokaal partnerschap dient bij het verder uitbouwen van het partnerschap maximaal een antwoord te bieden op deze lokaal geïdentificeerde noden en de variatie in die noden van de doelgroep.

Vanuit beheer zal Europa WSE nagaan of partnerschappen de capaciteit effectief voorbehouden voor de doelgroep die werd geïdentificeerd op lokaal niveau als de doelgroep die de ondersteuning van het lokaal partnerschap het meest nodig heeft.

De bepaling van deze uitstroomdoelstelling ‘20% van de deelnemers na deelname aan het werk’ is onder andere gestoeld op de uitstroomresultaten van de voorbije en aflopende oproepen in de prioriteit sociale inclusie in het programma 2020 – 2014. Dit is ook de met de EC afgesproken doelstelling van de prioriteit sociale inclusie in het programma ESF+ 2021-2027.

Indien een lokaal partnerschap het resultaat ‘20% van de deelnemers aan het werk na deelname’ niet behaalt, zal Europa WSE het voorschot Vlaamse cofinanciering voor het daaropvolgend kalenderjaar/rapportperiode verminderen naar 50% (initieel 70%). Dit betekent een vertraging in de uitbetaling van de middelen. Europa WSE zal bij de volgende financiële beoordeling alle gerapporteerde, en na controle aanvaardbare, kosten uitbetalen volgens de geldende financieringspercentages.

Europa WSE maakt een onderscheid tussen partners en onderaannemers. Partners voeren de dagdagelijkse werking uit in het partnerschap vanuit een cruciale bijdrage aan de dienstverlening, die nodig blijkt vanuit de identificatie van de lokale noden. Onderaannemers spelen een rol in dienstverlening aan de doelgroep door een (tijdelijke) afgebakende opdracht voor het partnerschap te vervullen. Deze organisatie hebben een specifieke expertise, die bij de partners niet beschikbaar is of kunnen de partners (tijdelijk) in volume versterken. Zij worden enkel en alleen voor hun geleverde prestaties waarvoor ze werden ingeroepen vergoed op factuurbasis.

Nee, organisaties die enkel werken op factuurbasis kunnen enkel als onderaannemer aan de slag voor een lokaal partnerschap. Zij kunnen wel beperkte taken uitvoeren voor het partnerschap en worden vergoed via het forfait. Partners stellen personeel te werk met een arbeidsovereenkomst of schakelen vastbenoemde personeelsleden in.

Partners moeten standaard geen monetaire bijdragen doen naast het aanbrengen van het eigen aanbod en expertise. De financiering van een project bestaat echter wel uit een aandeel lokale financiering en financiering vanuit VDAB (voor exacte verhoudingen zie oproepfiche). Als dit aandeel niet of niet volledig via personeelsinzet wordt voorzien, zijn bijkomende financiële middelen vereist.

Ja, vastbenoemde medewerkers bij de lokale overheden en VDAB, die taken uitvoeren in het lokaal partnerschap, kunnen ingeschakeld worden binnen het project. De loonkost van deze medewerkers kan worden ingebracht als cofinanciering door VDAB of lokale overheden.

In de oproep staat: de partnerschappen kunnen als onderdeel van de dienstverlening ook tijd en middelen (o.a. via het forfait voor kosten verbonden aan de doelgroep) inzetten om de toegang van de doelgroep tot essentiële diensten zoals gezondheidszorg, mobiliteit zoals verplaatsingskosten, huisvesting, sociale voorzieningen, vrijwilligerswerk, etc. te verzekeren en drempels hierrond aan te pakken. Het lokaal partnerschap bepaalt gezamenlijk het gebruik en de invulling van het forfait. Het lokaal partnerschap kan dus beslissen om het forfait (deels) aan de loonkosten van personeel te besteden.

Een project kan kosten maken via inzet van het projectpersoneel. De registratie van de prestaties van het projectpersoneel kan via uurregistratie of via toewijzing. Beide mogelijkheden registreer je in de PLATOS-tijdregistratieapplicatie.

De invulling van de vereiste cofinanciering kan gedurende de projectperiode wijzigingen.

De middelen ondersteuning zijn enkel voor VVSG, Gent en Antwerpen (hun personeelsinzet). 

Europa WSE werkt de werkwijze verder uit en beantwoordt deze vraag in het najaar.

Het is niet nodig om een verslag of de inhoud van de casussen systematisch te delen met Europa WSE. Het Europa WSE kwaliteitskader, van toepassing in deze oproep, vraagt dat een lokaal partnerschap casusbesprekingen organiseert binnen het partnerschap als basis voor het systematisch leren vanuit het perspectief van de klant. Indien nodig kan Europa WSE, in functie van de opvolging van het project, de documentatie opvragen.  

De promotor is volgens de algemene voorwaarden (AV'en) van Europa WSE verantwoordelijk voor het financieel beheer. De promotor kan het uitvoeren van het financieel beheer delegeren aan een partner binnen het project. Europa WSE adviseert de promotor om de delegatie van het uitvoeren van het financieel beheer te formaliseren via de partnerschapsovereenkomst. Om te vermijden dat de partner, als die in gebrek blijft, verwijst naar de AV’en en stelt dat de promotor het financieel beheer had moeten doen. En, als die delegatie niet formeel gebeurde, dan moet de promotor het volgens de AV’en wel degelijk zelf doen, ongeacht of de partner het nu goed deed of niet. 

Dit is een gesloten oproep richting lokale overheden die vanuit de gevormde lokale partnerschappen een projectaanvraag kunnen indienen. We definiëren de lokale overheden binnen deze oproep als volgt:

• Gemeenten
• Openbare centra voor maatschappelijk welzijn
• Autonome gemeentebedrijven
• Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
• Welzijnsverenigingen conform het decreet lokaal bestuur
• Gemeentelijke privaatrechtelijke extern verzelfstandigde agentschappen

Voor elk vooraf bepaald werkingsgebied binnen het partnerschapsvormingsproces wordt één projectaanvraag ingediend bij Europa WSE, vanuit één van bovenstaande entiteiten. Het is dus mogelijk dat één gemeente een projectaanvraag indient voor heel het werkingsgebied.

Je kan zelf nagaan of je organisatie of een partnerorganisatie over een actieve WSE-kwaliteitsregistratie beschikt. Dit lees je na op de informatiepagina van het Kwaliteits- en registratiemodel van dienstverleners binnen Werk en Sociale Economie en kan je opzoeken in de kwaliteitsdatabank.

Organisaties die deel uitmaken van het partnerschap kunnen tijdens de looptijd van het project de kwaliteitsregistratie hernieuwen. Het Departement Werk en Sociale Economie stuurt vanuit de kwaliteitsdatabank een herinnering 75 en 45 dagen voor afloop van de WSE-kwaliteitsregistratie. Iedere organisatie is zelf verantwoordelijk om zijn WSE Kwaliteitsregistratie te verlengen.

Alle organisaties die optreden als dienstverlener in een lokaal partnerschap moeten beschikken over een actieve WSE-kwaliteitsregistratie. OCMW’s en gemeenten kunnen dit doen op basis van de regelgeving lokale besturen.

Betreft de registratie in PLATOS, dit is afhankelijk van welke organisatie acties zal uitvoeren in een lokaal partnerschap. Enkel voor de organisaties die acties ondernemen in kader van het partnerschap en ook de hieraan gelinkte kosten wensen te rapporteren aan Europa WSE, is registratie in PLATOS noodzakelijk.

De projectaanvraag bestaat uit (1) het beantwoorden van de beoordelingsvragen (inhoudelijk projectplan) en (2) het opleveren van een begroting en (3) de nodige bijlagen ter onderbouwing van het gelopen partnerschapsvormingsproces.

Om een geldige projectaanvraag te kunnen indienen, vullen projecten de beoordelingsvragen rechtstreeks in de PLATOS-applicatie in. Twee evaluatoren zullen de antwoorden beoordelen volgens de in de oproepfiche beschreven evaluatieprocedure.

Partners werken vanuit een gelijkwaardige rol samen tijdens het partnerschapsvormingsproces richting de indiening van de projectaanvraag. Het Capacity Building-team ondersteunt dit proces vanuit een faciliterende rol. Elke organisatie zorgt ervoor dat deze bij indiening van de projectaanvraag voldoet aan de voorwaarden op niveau van de organisaties opgenomen in de oproepfiche en algemene voorwaarden.

Lokale overheden definiëren we in het kader van de oproep als volgt:

• gemeentes 
• openbare centra voor maatschappelijk welzijn 
• autonome gemeentebedrijven 
• intergemeentelijke samenwerkingsverbanden  
• welzijnsverenigingen conform het decreet lokaal bestuur 
• gemeentelijke privaatrechtelijke extern verzelfstandigde agentschappen

Alle bovenstaande entiteiten kunnen een projectaanvraag indienen. De entiteit die indient hoeft niet over rechtspersoonlijkheid te beschikken. Het is wel noodzakelijk dat de entiteit zich kan registreren in PLATOS.

Registratie in PLATOS is mogelijk als uw organisatie geregistreerd is in de Kruispuntbank voor Ondernemingen en uzelf beschikt over het juiste gebruikersrecht via de eigen lokale beheerder of wettelijke vertegenwoordiger. Verdere ondersteuning bij indienen in PLATOS En dan zie FAQ. https://www.europawse.be/praktische-info/mijn-project-indienen-platos

Tijdens de evaluatieprocedure controleert Europa WSE of de promotor en partners beschikken over een actieve kwaliteitsregistratie of ten minste een aanvraag deden op moment van indiening van de projectaanvraag. Een organisatie dient ten laatste bij de beslissing te beschikken over een actieve kwaliteitsregistratie.

Gedurende de looptijd van het project ontvangen de dienstverleners een herinnering 75 en 45 dagen voor het aflopen van een WSE kwaliteitsregistratie vanuit de kwaliteitsdatabank. Het is de verantwoordelijkheid van de dienstverlener om tijdig een nieuwe aanvraag voor een WSE Kwaliteitsregistratie via het WSE-loket. Doet de dienstverlener niet, dan ontvangt Europa WSE hiervan een melding.

Een dienstverlener kan starten met een actieve kwaliteitsregistratie. 
Tijdens de evaluatieprocedure controleert Europa WSE of de promotor en partners beschikken over een actieve kwaliteitsregistratie of ten minste een aanvraag deden op moment van indiening van de projectaanvraag. Een organisatie dient ten laatste bij toekenning te beschikken over een actieve kwaliteitsregistratie.
Gedurende de looptijd van het project ontvangen de dienstverleners een herinnering 75 en 45 dagen voor het aflopen van een WSE kwaliteitsregistratie vanuit de kwaliteitsdatabank. Het is de verantwoordelijkheid van de dienstverlener om tijdig een nieuwe aanvraag voor een WSE Kwaliteitsregistratie via het WSE-loket. 

De oproep zal in PLATOS te vinden zijn onder nummer 64, naam 'Lokale Partnerschappen' van zodra gepubliceerd.