Hulp bij het gebruik van de ESF-applicatie

Enkel een persoon die nog niet geregistreerd is in de ESF-applicatie kan een organisatie toevoegen. Wil je een tweede organisatie registreren en kan dit niet door iemand anders gebeuren? Neem dan contact op met Europa WSE via het contactformulier. Bezorg ons de gegevens (zowel organisatie- als persoonsgegevens) via het bijgevoegde toegangsformulier. 

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Als je de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' hebt, kan je personen toevoegen in de ESF-applicatie. Dat gaat via 'organisatiebeheer'. 

• Klik op het tabblad 'personen'
• Klik op 'toevoegen persoon'
• Registreer de persoon via het rijksregisternummer. 

De geregistreerde persoon kan zich vervolgens aanmelden met een digitale sleutel. 

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Bij het aanmelden kan je een keuze maken tussen de verschillende organisaties waarvoor je bent geregistreerd. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Als je de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' hebt, kan je een nieuwe organisatieverantwoordelijke toevoegen in de ESF-applicatie. Dat gaat via 'organisatiebeheer'. 

• Klik op het tabblad 'personen'
• Klik op 'toevoegen persoon'
• Registreer de persoon via het rijksregisternummer.

Kies bij rol voor "organisatieverantwoordelijke", dan wordt de rol van de huidige organisatieverantwoordelijke automatisch omgezet naar ESF-verantwoordelijke (vermits er maar 1 organisatieverantwoordelijke kan zijn).

De geregistreerde persoon kan zich vervolgens aanmelden met een digitale sleutel. 

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Wil je toegang tot een geregistreerde organisatie, maar alle geregistreerde personen zijn uitdienst of niet bereikbaar ? Neem dan contact op met Europa WSE via het contactformulier. Bezorg ons de gegevens (zowel organisatie- als persoonsgegevens) via het bijgevoegde toegangsformulier. 

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Voor je een partnerorganisatie kan toevoegen, moet je nagaan of de partnerorganisatie al geregistreerd is in de ESF-applicatie.

Is de partnerorganisatie nog niet geregistreerd? Dan moet je partner dit eerst in orde brengen voor je de partner kan toevoegen aan je project. De partnerorganisatie moet zichzelf als organisatie én een organisatieverantwoordelijke registreren.

Is de partnerorganisatie wel al geregistreerd? Dan kan je de partner zoeken in de ESF-applicatie en toevoegen aan je project via de tab projectorganisatie. Typ (een deel van) de naam van de organisatie in, met ** voor en na de naam. Bijvoorbeeld: **Europa WSE**. Selecteer de organisatie en voeg hem toe aan je project.

Je kan hier een werkinstructie vinden.

Een organisatie op naam vinden is eenvoudig. Typ (een deel van) de naam in de zoekfunctie in, met ** voor en na de naam. Bijvoorbeeld: **Europa WSE**.

Personen met de rol 'gebruiker' kunnen de knop 'indienen' inderdaad niet zien staan. Deze knop is voorbehouden voor rollen die effectief een aanvraag kunnen indienen: de ESF-verantwoordelijke of organisatieverantwoordelijke. Wilt u een aanvraag indienen? Dan moet een ander persoon met de rol ESF-verantwoordelijke of organisatieverantwoordelijke u eerst ook een van deze rollen toekennen.

De persoon met de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan een rapport aanmaken via 'projectbeheer' (rapportperiode -> aanmaken rapport). Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie. 

Wil je het rapport indienen? Ga dan naar 'projectbeheer' of de takenlijst. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Ben je in de ESF-applicatie geregistreerd voor meer dan één organisatie? Dan kan je bij het aanmelden een keuze maken tussen de verschillende organisaties waarvoor je geregistreerd bent via een dropdown menu. Kies de organisatie waaronder het project werd ingediend. Je zou nu het project moeten kunnen terugvinden.

De persoon met de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan een rapport herwerken via 'projectbeheer' of de takenlijst. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

In de ESF-applicatie kan ja via de tab 'projectorganisatie' onder piloothouder de naam en contactgegevens van je projectbehandelaar Europa WSE terugvinden.

We nemen de organisatienaam in de ESF-applicatie automatisch over uit Kruispuntbank van ondernemingen. 

• Registreer je met het ondernemingsnummer? Dan zie je de naam en het adres van de onderneming uit KBO in de ESF-applicatie.
• Registreer je met het ondernemingsnummer en vestigingsnummer? Dan zie je de naam en het adres van de vestiging in de ESF-applicatie. 

Als je deze gegevens wilt wijzigen, moet je eerst de aanpassing doorvoeren in KBO. Na een update van de ESF-applicatie (elke eerste week van de maand of op vraag) zullen de wijzigingen ook daar zichtbaar zijn.

Aanpassen van gegevens in KBO, kan je als ondernemer of zelfstandige via de toepassing My Enterprise.

De persoon met de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan persoonsgegevens wijzigen via 'organisatiebeheer'. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

De persoon met de rol 'Organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan de rollen wijzigen via 'organisatiebeheer'. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

De persoon met de rol 'Organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan de rol van de projectverantwoordelijke wijzigen via 'projectorganisatie'. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

In de ESF-applicatie kan je met de rol 'Organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' de begunstigde van het project aanpassen via tab 'Begunstigde'. Klik op 'wijzig' en daarna op 'Opvullen organisatiegegevens'. Vul de ontbrekende gegevens manueel aan. Klik op 'Bewaar' om alles op te slaan. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie. 

Deze foutmelding kan sporadisch voorkomen. Je lost dit op door een van de volgende acties uit te voeren:

• Sluit het scherm met de foutmelding en verwijder de cookies van je browser (via geschiedenis -> browsergegevens wissen -> cookies)
• Surf naar esf.vlaanderen.be om toegang te krijgen tot de applicatie
• Sluit de applicatie correct af via de 'Sluit Af'-knop. Dan ben je zeker dat de applicatie ook echt helemaal is afgesloten.
• Probeer aan te melden op een andere computer of zonder VPN-verbinding.
• Ga na of er geen PlugIn geïnstalleerd is op je browser. Deze PlugIns kunnen cookies blokkeren (Chrome -> instellingen -> geavanceerd -> site instellingen -> cookies AAN)
• Gebruik de meest recente versie van Chrome. Laat eventueel een update uitvoeren (Chrome -> hulp -> update)

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Hieronder vindt u voor de meest gebruikte browsers de manier om een privévenster te openen.

Microsoft Edge
Druk op ... rechts bovenaan
Vervolgens op Nieuw InPrivate-venster ofwel via de sneltoets Ctrl + Shift + P

Internet Explorer
Druk op het Tandwieltje rechts bovenaan
Selecteer Beveiliging
Selecteer InPrivate-Navigatie ofwel via de sneltoets Ctrl + Shift + P

Google Chrome
Druk op de Drie Puntjes rechts bovenaan
Selecteer Nieuw incognitovenster ofwel via de sneltoets Ctrl + Shift + N

Mozilla Firefox
Druk op de Drie Streepjes rechts bovenaan
Selecteer Nieuw Privévenster ofwel via de sneltoets Ctrl + Shift + P

U kan hier een handleiding vinden.

Bij de tab ‘Kosten' vult u de totale kosten in voor het rapport, en bij de tab 'Financiering’ vult u het gedeelte te verwachte subsidies in (ESF, VCF, privaat).
Het bedrag van de totale kosten moet gelijk zijn aan het bedrag van de totale Financiering (ook na de komma).

Deze foutmelding wil zeggen dat het bedrag van de totale subsidiabele kost (bij de tab kosten) niet overeenkomt met het bedrag totale financiering (bij de tab financiering), en dat u deze bedragen zal moeten aanpassen. (moet gelijk zijn, ook na de komma)

Nieuwe werkwijze digitaal ondertekenen in de ESF-applicatie!

Enkel personen met de rol 'organisatieverantwoordelijke' kunnen een projectovereenkomst ondertekenen. De organisatieverantwoordelijke is namelijk de juridisch verantwoordelijke. Het getekende document mag bezorgd worden aan Europa WSE , en moet dus niet meer door de promotor via de e-signing wizard opgeladen worden in de ESF-applicatie zoals voorheen.

Het indienen van een projectrapport kan zonder ondertekening (voorheen moest dit via de e-signing wizard getekend worden door de organisatieverantwoordelijke of ESF-verantwoordelijke)

De persoon met de rol 'gebruiker' kan niet indienen of ondertekenen (werkwijze idem als voorheen)

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Nieuwe werkwijze voor het indienen van een bezwaar in de ESF-applicatie!

U mag u de bezwaartekst en evenueel bijlage(n) bezorgen aan Europa WSE.
Het bezwaar wordt dan door ons geregistreerd in de ESF-applicatie.
Wij bezorgen u een pdf document dat u ondertekend terug mag bezorgen. 
Wij laden het op, en finaliseren het bezwaar. U krijgt een bevestiging per mail.

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.