Hulp bij het gebruik van de ESF-applicatie

Enkel een persoon die nog niet geregistreerd is in de ESF-applicatie kan een organisatie toevoegen. Wil je een tweede organisatie registreren en kan dit niet door iemand anders gebeuren? Neem dan contact op met Europa WSE via het contactformulier. Bezorg ons de gegevens (zowel organisatie- als persoonsgegevens) via het bijgevoegde toegangsformulier. 

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Als je de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' hebt, kan je personen toevoegen in de ESF-applicatie. Dat gaat via 'organisatiebeheer'. 

• Klik op het tabblad 'personen'
• Klik op 'toevoegen persoon'
• Registreer de persoon via het rijksregisternummer. 

De geregistreerde persoon kan zich vervolgens aanmelden met een digitale sleutel. 

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Bij het aanmelden kan je een keuze maken tussen de verschillende organisaties waarvoor je bent geregistreerd. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Voor je een partnerorganisatie kan toevoegen, moet je nagaan of de partnerorganisatie al geregistreerd is in de ESF-applicatie.

Is de partnerorganisatie nog niet geregistreerd? Dan moet je partner dit eerst in orde brengen voor je de partner kan toevoegen aan je project. De partnerorganisatie moet zichzelf als organisatie én een organisatieverantwoordelijke registreren.

Is de partnerorganisatie wel al geregistreerd? Dan kan je de partner zoeken in de ESF-applicatie en toevoegen aan je project. Typ (een deel van) de naam van de organisatie in, met ** voor en na de naam. Bijvoorbeeld: **Europa WSE**. Selecteer de organisatie en voeg hem toe aan je project.

Een organisatie op naam vinden is eenvoudig. Typ (een deel van) de naam in de zoekfunctie in, met ** voor en na de naam. Bijvoorbeeld: **Europa WSE**.

Personen met de rol 'gebruiker' kunnen de knop 'indienen' inderdaad niet zien staan. Deze knop is voorbehouden voor rollen die effectief een aanvraag kunnen indienen: de ESF-verantwoordelijke of organisatieverantwoordelijke. Wilt u een aanvraag indienen? Dan moet een ander persoon met de rol ESF-verantwoordelijke of organisatieverantwoordelijke u eerst ook een van deze rollen toekennen.

De persoon met de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan een rapport aanmaken via 'projectbeheer' (rapportperiode -> aanmaken rapport). Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie. 

Wil je het rapport indienen? Ga dan naar 'projectbeheer' of de takenlijst. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Ben je in de ESF-applicatie geregistreerd voor meer dan één organisatie? Dan kan je bij het aanmelden een keuze maken tussen de verschillende organisaties waarvoor je geregistreerd bent via een dropdown menu. Kies de organisatie waaronder het project werd ingediend. Je zou nu het project moeten kunnen terugvinden.

De persoon met de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan een rapport herwerken via 'projectbeheer' of de takenlijst. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

De persoon met de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan de begunstigde van een project aanpassen via het tabblad 'begunstigde'. 

Klik op 'wijzig' en 'opvullen organisatiegegevens'. Vul de ontbrekende gegevens manueel aan. Klik op 'bewaar' op de aanpassingen op te slaan.

We nemen de organisatienaam in de ESF-applicatie automatisch over uit Kruispuntbank van ondernemingen. 

• Registreer je met het ondernemingsnummer? Dan zie je de naam en het adres van de onderneming uit KBO in de ESF-applicatie.
• Registreer je met het ondernemingsnummer en vestigingsnummer? Dan zie je de naam en het adres van de vestiging in de ESF-applicatie. 

Als je deze gegevens wilt wijzigen, moet je eerst de aanpassing doorvoeren in KBO. Na een update van de ESF-applicatie (elke eerste week van de maand of op vraag) zullen de wijzigingen ook daar zichtbaar zijn.

De persoon met de rol 'organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan persoonsgegevens wijzigen via 'organisatiebeheer'. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

De persoon met de rol 'Organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan de rollen wijzigen via 'organisatiebeheer'. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

De persoon met de rol 'Organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' kan de rol van de projectverantwoordelijke wijzigen via 'projectorganisatie'. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

In de ESF-applicatie kan je met de rol 'Organisatieverantwoordelijke' of 'ESF-verantwoordelijke' de begunstigde van het project aanpassen via tab 'Begunstigde'. Klik op 'wijzig' en daarna op 'Opvullen organisatiegegevens'. Vul de ontbrekende gegevens manueel aan. Klik op 'Bewaar' om alles op te slaan. Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie. 

Deze foutmelding kan sporadisch voorkomen. Je lost dit op door een van de volgende acties uit te voeren:

• Sluit het scherm met de foutmelding en verwijder de cookies van je browser (via geschiedenis -> browsergegevens wissen -> cookies)
• Surf naar esf.vlaanderen.be om toegang te krijgen tot de applicatie
• Sluit de applicatie correct af via de 'Sluit Af'-knop. Dan ben je zeker dat de applicatie ook echt helemaal is afgesloten.
• Probeer aan te melden op een andere computer of zonder VPN-verbinding.
• Ga na of er geen PlugIn geïnstalleerd is op je browser. Deze PlugIns kunnen cookies blokkeren (Chrome -> instellingen -> geavanceerd -> site instellingen -> cookies AAN)
• Gebruik de meest recente versie van Chrome. Laat eventueel een update uitvoeren (Chrome -> hulp -> update)

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Een foutmelding tijdens het opladen van het getekend document in de tekenwizard van de ESF-applicatie kan verschillende redenen hebben.

1. Je hebt ondertekend met de authentication key in plaats van de signature key

Bij het digitaal ondertekenen is het belangrijk dat je kiest voor 'Voornaam Naam (Signature)' in plaats van 'Voornaam Naam (Authentication)'.

Wanneer je tekent met 'Authentication', dan staat er op de PDF 'geldig getekend', maar de ESF-applicatie erkent dit niet als een geldig getekend document. Je zal dan bij het opladen in de e-signing wizard een foutmelding krijgen.

Teken het document opnieuw in de ESF-applicatie met de signature key. Laat het document vervolgens opnieuw op in de tekenwizard. 

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

2. Je hebt de handtekening op een andere manier geplaatst

Op het document staat een geldige handtekening, maar deze is anders dan de ESF-applicatie verwacht, waardoor de ESF-applicatie een fout geeft.

Haal het document uit de tekenwizard en laad het opnieuw op in de ESF-applicatie. Open het met Adobe Reader. Dubbelklik op het blauwe kadertje met de rode pijl. Vul uw handtekening in via de signature key. 

Daarna kan je het document opladen in de tekenwizard. De status zal wijzigen naar 'getekend door promotor'. 

3. De Belgium Root certificaten werden niet (correct) geïmporteerd in Adobe Reader

Meer info in de bijgevoegde werkinstructies voor het importeren en bewerken van de certificaten (Belgium Root CA, Belgium Root CA2 en Belgium Root CA3) Adobe Reader.

Enkel personen met de rol 'organisatieverantwoordelijke' kunnen een projectovereenkomst ondertekenen. De organisatieverantwoordelijke is namelijk de juridisch verantwoordelijke.

Een projectrapport kan door zowel de rol organisatieverantwoordelijke als de rol ESF-verantwoordelijke ondertekend worden. 

De persoon met de rol 'gebruiker' kan niet indienen of ondertekenen.

Enkel de persoon met de rol 'organisatieverantwoordelijke' (= de juridisch verantwoordelijke) kan een projectovereenkomst ondertekenen.

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie. 

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie. 

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.

Meer info vind je in de bijgevoegde werkinstructie.