Mogelijke rollen in applicaties Europa WSE

Organisaties met een ESF+- of AMIF-project moeten gebruik maken van een of meerdere applicaties om hun project van A tot Z op te volgen. Europa WSE beheert verschillende applicaties:

• Tijdsregistratie-applicatie: om tijd of opleidingen te registreren
• Platos: om een project op te volgen (enkel voor projecten uit programmaperiode 2021-2027)
• ESF-applicatie: om een project op te volgen (uitdovend)
• ESF-archief: om bewijsstukken op te laden

Om deze applicaties te kunnen gebruiken, moet je de juiste gebruikersrechten en rollen hebben. Deze gebruikersrechten en rollen verschillen van applicatie tot applicatie. Hier vind je een overzicht van alle mogelijke rollen en gebruikersrechten.

Promotor

De term 'Promotor' kan op twee dingen slaan: 'Promotor' als persoon en 'Promotor' als organisatie.

Promotor als persoon. Je kan de rol 'Promotor' opnemen bij ofwel de promotororganisatie ofwel de partnerorganisatie. De rol is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-organisatieverantwoordelijke' bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. Deze rol komt voor in de tijdsregistratie-applicatie.

Promotor als organisatie. Dit stemt overeen met de 'promotororganisatie', de organisatie die de trekker is van het project.

Partner

De term 'Partner' kan op twee dingen slaan: 'Partner' als organisatie en 'Partner' als rol.

Partner als organisatie. Dit verwijst naar de partnerorganisatie. Dat is de organisatie die inhoudelijk meewerkt aan het project, maar geen trekker is. De partnerorganisatie wordt toegevoegd als organisatie aan het project door de promotororganisatie in de ESF-applicatie. 

Partner als rol. In Platos kan 'Partner' voorkomen als rol van een persoon, gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-Partner' voor de maatregel 'Platos' in Gebruikersbeheer Vlaanderen. De persoon die de rol ‘partner’ opneemt in Platos, maakt deel uit van een (externe) organisatie of onderaannemer. Hij werkt inhoudelijk mee aan het project en levert personeel om het project uit te voeren, maar is geen trekker van het project zelf.

Organisatieverantwoordelijke

De rol 'Organisatieverantwoordelijke' kan voorkomen in de ESF-applicatie en in Platos. 

Organisatieverantwoordelijke in de ESF-applicatie. De organisatieverantwoordelijke is de persoon die juridisch verantwoordelijk is voor de organisatie. Deze persoon kan projectvoorstellen opmaken en indienen, en rapporteringen en projectovereenkomsten ondertekenen. 

Organisatieverantwoordelijke in Platos. De rol 'Organisatieverantwoordelijke' is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-Organisatieverantwoordelijke' voor de maatregel 'Platos' bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. De persoon die de rol van ‘Organisatieverantwoordelijke’ opneemt in Platos staat in voor het onderschrijven en het effectief indienen van de projectaanvraag in Platos. 

ESF-verantwoordelijke

De rol 'ESF-verantwoordelijke' komt voor in de ESF-applicatie.

Een organisatie kan een of meerdere personen met de rol ESF-verantwoordelijke hebben. Zij kunnen projectvoorstellen opmaken en indienen, en rapporteringen ondertekenen. In tegenstelling tot de organisatieverantwoordelijke kan de ESF-verantwoordelijke géén projectovereenkomsten ondertekenen. 

Gebruiker

De rol 'Gebruiker' komt voor in de ESF-applicatie.

Een gebruiker kan informatie toevoegen aan het project (voorstel of rapportering), maar kan het project niet indienen of ondertekenen. 

Projectverantwoordelijke

De rol 'Projectverantwoordelijke' komt voor in de ESF-applicatie en Platos.

Projectverantwoordelijke in de ESF-applicatie. Dit is een bijkomende rol voor de organisatieverantwoordelijke of ESF-verantwoordelijke. Wie projectverantwoordelijke is, wordt toegevoegd aan het project als contactpersoon. Een projectverantwoordelijke ontvangt de rapporttabel vanuit de tijdsregistratie-applicatie.

Projectverantwoordelijke in Platos. De rol ‘Projectverantwoordelijke’ is gekoppeld aan het gebruikersrecht ‘DWSE-Projectverantwoordelijke’ voor de maatregel 'Platos' bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. De persoon die de rol van ‘projectverantwoordelijke’ opneemt in Platos, volgt het project operationeel op en voert alle voorbereidingen uit.

Leidinggevende

De rol 'Leidinggevende' komt voor in de tijdsregistratie-applicatie en is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-Projectverantwoordelijke' voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' in Gebruikersbeheer Vlaanderen. 

Als leidinggevende kan je individuele tijdsregistraties van jouw projectmedewerkers goedkeuren of weigeren.

Projectmedewerker

De rol 'projectmedewerker' komt voor in de tijdsregistratie-applicatie en is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-Projectmedewerker' voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' in Gebruikersbeheer Vlaanderen. 

Als projectmedewerker kan je een toewijzing goedkeuren of een tijdsregistratie aanmaken in de tijdsregistratie-applicatie voor de uren die je aan het ESF- of AMIF-project hebt besteed.

Opleider

De rol 'Opleider' komt voor in de tijdsregistratie-applicatie en is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-Opleider' voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' in Gebruikersbeheer Vlaanderen. 

Een interne/externe opleider registreert de deelnemers die aanwezig zijn op de opleiding en dient de opleidingssessie in bij de rol promotor. 

Tijdsregistratie-applicatie

Platos

ESF-applicatie