Mogelijke rollen in applicaties Europa WSE
Organisaties met een ESF+- of AMIF-project moeten gebruik maken van een of meerdere applicaties om hun project van A tot Z op te volgen. Europa WSE beheert verschillende applicaties:
- Tijdsregistratie-applicatie: om tijd of opleidingen te registreren
- Platos: om een project op te volgen (enkel voor projecten uit programmaperiode 2021-2027)
- ESF-applicatie: om een project op te volgen (uitdovend)
- ESF-archief: om bewijsstukken op te laden
Om deze applicaties te kunnen gebruiken, moet je de juiste gebruikersrechten en rollen hebben. Deze gebruikersrechten en rollen verschillen van applicatie tot applicatie. Hier vind je een overzicht van alle mogelijke rollen en gebruikersrechten.
Overzicht rollen
Promotor
De term 'Promotor' kan op twee dingen slaan: 'Promotor' als persoon en 'Promotor' als organisatie.
Promotor als persoon. Je kan de rol 'Promotor' opnemen bij ofwel de promotororganisatie ofwel de partnerorganisatie. De rol is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-organisatieverantwoordelijke' bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. Deze rol komt voor in de tijdsregistratie-applicatie.
Promotor als organisatie. Dit stemt overeen met de 'promotororganisatie', de organisatie die de trekker is van het project.
Partner
Dit verwijst naar de partnerorganisatie. Dat is de organisatie die inhoudelijk meewerkt aan het project, maar geen trekker is. De partnerorganisatie wordt toegevoegd als organisatie aan het project door de promotororganisatie in de ESF-applicatie.
Organisatieverantwoordelijke
De rol 'Organisatieverantwoordelijke' kan voorkomen in de ESF-applicatie en in Platos.
Organisatieverantwoordelijke in de ESF-applicatie. De organisatieverantwoordelijke is de persoon die juridisch verantwoordelijk is voor de organisatie. Deze persoon kan projectvoorstellen opmaken en indienen, en rapporteringen en projectovereenkomsten ondertekenen.
Organisatieverantwoordelijke in Platos. De rol 'Organisatieverantwoordelijke' is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-Organisatieverantwoordelijke' voor de maatregel 'Platos' bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. De persoon die de rol van ‘Organisatieverantwoordelijke’ opneemt in Platos staat in voor het onderschrijven en het effectief indienen van de projectaanvraag in Platos.
ESF-verantwoordelijke
De rol 'ESF-verantwoordelijke' komt voor in de ESF-applicatie.
Een organisatie kan een of meerdere personen met de rol ESF-verantwoordelijke hebben. Zij kunnen projectvoorstellen opmaken en indienen, en rapporteringen ondertekenen. In tegenstelling tot de organisatieverantwoordelijke kan de ESF-verantwoordelijke géén projectovereenkomsten ondertekenen.
Gebruiker
De rol 'Gebruiker' komt voor in de ESF-applicatie.
Een gebruiker kan informatie toevoegen aan het project (voorstel of rapportering), maar kan het project niet indienen of ondertekenen.
Projectverantwoordelijke
De rol 'Projectverantwoordelijke' komt voor in de ESF-applicatie en Platos.
Projectverantwoordelijke in de ESF-applicatie. Dit is een bijkomende rol voor de organisatieverantwoordelijke of ESF-verantwoordelijke. Wie projectverantwoordelijke is, wordt toegevoegd aan het project als contactpersoon. Een projectverantwoordelijke ontvangt de rapporttabel vanuit de tijdsregistratie-applicatie.
Projectverantwoordelijke in Platos. De rol ‘Projectverantwoordelijke’ is gekoppeld aan het gebruikersrecht ‘DWSE-Projectverantwoordelijke’ voor de maatregel 'Platos' bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. De persoon die de rol van ‘projectverantwoordelijke’ opneemt in Platos, volgt het project operationeel op en voert alle voorbereidingen uit.
Leidinggevende
De rol 'Leidinggevende' komt voor in de tijdsregistratie-applicatie en is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-Projectverantwoordelijke' voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' in Gebruikersbeheer Vlaanderen.
Als leidinggevende kan je individuele tijdsregistraties van jouw projectmedewerkers goedkeuren of weigeren.
Projectmedewerker
De rol 'projectmedewerker' komt voor in de tijdsregistratie-applicatie en is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-Projectmedewerker' voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' in Gebruikersbeheer Vlaanderen.
Als projectmedewerker kan je een toewijzing goedkeuren of een tijdsregistratie aanmaken in de tijdsregistratie-applicatie voor de uren die je aan het ESF- of AMIF-project hebt besteed.
Opleider
De rol 'Opleider' komt voor in de tijdsregistratie-applicatie en is gekoppeld aan het gebruikersrecht 'DWSE-Opleider' voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' in Gebruikersbeheer Vlaanderen.
Een interne/externe opleider registreert de deelnemers die aanwezig zijn op de opleiding en dient de opleidingssessie in bij de rol promotor.
Mogelijke rollen per applicatie
Tijdsregistratie-applicatie
| Rol | Gebruikersrecht |
| Promotor | DWSE-Organisatieverantwoordelijke voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' |
| Promotor van de partnerorganisatie | DWSE-Organisatieverantwoordelijke voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' |
| Leidinggevende | DWSE-Projectverantwoordelijke voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' |
| Projectmedewerker | DWSE-Projectmedewerker voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' |
| Opleider | DWSE-Opleider voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie' |
Platos
| Rol | Gebruikersrecht |
| Organisatieverantwoordelijke | DWSE-Organisatieverantwoordelijke voor de maatregel 'Platos' |
| Projectverantwoordelijke | DWSE-Projectverantwoordelijke voor de maatregel 'Platos' |
ESF-applicatie
| Rol | Gebruikersrecht |
| Organisatieverantwoordelijke | Niet gekoppeld aan een gebruikersrecht, registratie van de rol in de ESF-applicatie zelf |
| ESF-verantwoordelijke | Niet gekoppeld aan een gebruikersrecht, registratie van de rol in de ESF-applicatie zelf |
| Gebruiker | Niet gekoppeld aan een gebruikersrecht, registratie van de rol in de ESF-applicatie zelf |
| Projectverantwoordelijke | Niet gekoppeld aan een gebruikersrecht, registratie van de rol in de ESF-applicatie zelf |