E-learning registreren in de tijdsregistratie-applicatie

Als ‘promotor’ van een organisatie ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en goedkeuring van een e-learningopleiding. Je krijgt dit recht (DWSE-organisatieverantwoordelijke) toegekend via de lokale beheerder van jouworganisatie. 

Let op: de term ‘promotor’ kan verwarrend zijn.  

• In de TR-app duidt de term ‘promotor’ op een functionele rol die de promotor-persoon opneemt om tijd te registreren. Deze promotor-persoon voert deze rol in de TR-app uit voor dit specifieke project. 
• In de ESF-app duidt de term ‘promotor’ op de ‘promotor-organisatie’. Dat is de projectverantwoordelijke van jouworganisatie die als contactpersoon voor Europa WSE wordt opgegeven en fungeert als algemeen aanspreekpunt. Deze promotor hoeft niet noodzakelijk een rol uit te voeren in de TR-app. 

Voorbeeld: Sarah is aangeduid als ‘promotor’ (= projectverantwoordelijke in de ESF-app) bij ESF-project X. Sarah heeft contact met Europa WSE over inhoudelijke zaken van het project. Karim is aangeduid als ‘promotor’ in de TR-app (= ‘promotor-persoon’). Hij is verantwoordelijk voor de voorbereiding en goedkeuring van de opleidingssessie in de TR-app. 

Als promotor moet je projectmedewerkers (= deelnemers aan de e-learning) en leidinggevenden toevoegen in de TR-app, zodat zij in staat zijn om tijdsregistraties aan te maken en goed te keuren/te weigeren. Je moet goedgekeurde tijdsregistraties vervolgens nakijken en indienen bij Europa WSE. 

Als ‘projectmedewerker’ (= deelnemer aan de e-learning) kan je een tijdsregistratie aanmaken in de TR-app voor de uren die je hebt besteed aan de e-learning. Je krijgt jouw rol via de lokale beheerder van jouworganisatie. Je krijgt toegang tot het project via de promotor van dit project. 

Om de gevolgde uren e-learning te registreren, geef je informatie door over de datum, en het begin- en einduur. Om de registratie officieel te maken, moet je de aangemaakte tijdsregistratie in de TR-app indienen bij de leidinggevende. 

Klik hier voor een stappenplan 

Als ‘leidinggevende’ kan je de individuele tijdsregistraties van jouw projectmedewerkers goedkeuren of weigeren. Je krijgt deze rol via de lokale beheerder van jouw organisatie. Je krijgt toegang tot het project via de promotor van dit project.  

Je krijgt bij de ‘te behandelen tijdsregistraties’ te zien welke uren jouw medewerkers hebben geregistreerd als ‘gewerkte uren aan dit project’. 

Klik hier voor een stappenplan 

De lokale beheerder van de organisatie krijgt via de organisatiepromotor te horen wie binnen het specifieke ESF- of AMIF-project de rol zal opnemen van ‘promotor’ voor dit specifieke project (= DWSE-organisatieverantwoordelijke), ‘projectmedewerker (= DWSE-projectmedewerker) of ‘leidinggevende’ (DWSE-projectverantwoordelijke). 

Let op: de term ‘promotor’ kan verwarrend zijn.  

• In de tijdsregistratie-applicatie duidt de term ‘promotor’ op een functionele rol die de promotor-persoon opneemt om tijd te registreren. Deze promotor-persoon voert deze rol in de tijdsregistratie-applicatie uit voor dit specifieke project. 
• In de ESF-applicatie duidt de term ‘promotor’ op de ‘promotor-organisatie’. Dat is de projectverantwoordelijke van jouworganisatie die als contactpersoon voor Europa WSE wordt opgegeven en fungeert als algemeen aanspreekpunt. Deze promotor hoeft niet noodzakelijk een rol uit te voeren in de tijdsregistratie-applicatie. 

Voorbeeld: Sarah is aangeduid als ‘promotor’ (= projectverantwoordelijke in de ESF-applicatie) bij ESF-project X. Sarah heeft contact met Europa WSE over inhoudelijke zaken van het project. Karim is aangeduid als ‘promotor’ in de tijdsregistratie-applicatie (= ‘promotor-persoon’). Hij is verantwoordelijk voor de voorbereiding en goedkeuring van de opleidingssessie in de tijdsregistratie-applicatie. 

Om toegang te krijgen tot de tijdsregistratie-applicatie moet je eerst geregistreerd zijn als gebruiker bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. Dat is de toegangspoort tot de tijdsregistratie-applicatie. Daarvoor maakt de overheid gebruik van het ACM/IDM-systeem, een specifiek toegangs- (ACM) en gebruikersbeheersysteem (IDM). Enkel wie gekend is in het ACM/IDM-systeem van Gebruikersbeheer Vlaanderen, kan met de tijdsregistratie-applicatie werken. 

De lokale beheerder van jouw organisatie moet je in Gebruikersbeheer Vlaanderen de juiste toegangs- en gebruikersrechten toekennen voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’. Daarvoor heeft de lokale beheerder je rijksregisternummer, naam en e-mailadres nodig. Daarna kan je via het ACM/IDM-systeem van Gebruikersbeheer Vlaanderen aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie met de overeenstemmende rol.

Eenmaal de promotor, projectmedewerkers (= deelnemers aan de e-learning) en leidinggevende geregistreerd zijn in Gebruikersbeheer Vlaanderen, kunnen ze zich aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie.  

De promotor krijgt bij het aanmelden de projecten te zien. Hij kan nu medewerkers toevoegen aan het project waarvoor een e-learning wordt gegeven. Zodra de medewerkers zijn toegevoegd, kunnen zij ook het project en de e-learningsessie zien. 

Om leidinggevenden en projectmedewerkers (= deelnemers aan de e-learning) toe te voegen, klik je op het project waarvoor een e-learning wordt gegeven. Je hebt enkel een rijksregisternummer of naam- en voornaam (als de persoon geregistreerd is) nodig om deze mensen te registreren. Zodra je projectmedewerkers hebt toegevoegd, kan je een leidinggevende toekennen.    

De projectmedewerkers (= deelnemers aan de e-learning) registreren de uren die ze aan de e-learning hebben besteed. Ze kunnen deze individuele registraties bewaren (om op een later tijdstip te bewerken) of meteen indienen bij hun leidinggevende. De ingediende individuele registraties komen terecht bij de leidinggevende. 

De leidinggevende keurt de tijdsregistraties van zijn projectmedewerkers (= deelnemers) goed/af. Een goedgekeurde tijdsregistratie komt bij de promotor terecht.  

De promotor kijkt de ingediende prestaties na in het tabblad ‘te behandelen tijdsregistraties’. Hij ziet een lijst met alle e-learningtijdsregistraties die door de projectmedewerkers (= deelnemers) zijn ingegeven en door de leidinggevende zijn goedgekeurd. Als alles in orde is, dient de promotor de registraties in bij Europa WSE.