Hulp bij gebruik van de tijdsregistratie-applicatie voor opleidingen

De lokale beheerder van jouw organisatie kent alle gebruikersrechten toe in Gebruikersbeheer Vlaanderen. Elk gebruikersrecht in Gebruikersbeheer Vlaanderen komt overeen met een rol in de tijdsregistratie-applicatie. Let op: de benamingen van de gebruikersrechten en de rollen verschillen van elkaar. 

Promotor = DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’  

Opleider= DWSE-opleider voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ (interne en externe opleider) 

De lokale beheerder van de promotororganisatie moet in het Gebruikersbeheer Vlaanderen aan de (externe) opleider eerst een werkrelatie toevoegen (een werkrelatie tussen de promotororganisatie en de opleider met type vaste medewerker, externe medewerker of gedelegeerde medewerker) en daarna het gebruikersrecht 'DWSE-opleider' toekennen voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’.

Nee, aan deelnemers moet geen recht toegekend worden. 

Wanneer er tijdens de uitvoering van uw project nieuwe opleiders bijkomen zal de lokale beheerder of wettelijke vertegenwoordiger telkens de nodige rechten moeten geven vooraleer deze personen effectief aan de slag kunnen in de tijdsregistratie-applicatie. 

In het Gebruikersbeheer Vlaanderen kan de wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder gebruikersrechten toekennen aan mensen op basis van hun BIS-nummer of CSAM-identificatienummer (in plaats van het rijksregisternummer).

Als je geen eID of elektronische vreemdelingenkaart hebt, heb je een digitale sleutel nodig. Om deze sleutel te activeren, moet je je eerst registreren bij een lokaal registratiekantoor (na afspraak). Je vindt meer info op deze pagina van de Vlaamse overheid.

De rol 'promotor' kan de heropende sessie wijzigen. Ga daarvoor naar projecten - kies opleidingscode - kies sessie - wijzigen.

De opleider kan de heropende sessie ook wijzigen en registreren op de dag van de opleiding. Is de dag van de opleiding verstreken? Dan kan een registratie enkel met toestemming van Europa WSE via een aanwezigheidslijst. Neem contact op met Europa WSE Support op de dag van de opleiding of de werkdag erna tot 10u00.

Een sessie met één opleider of één deelnemer wordt enkel toegestaan voor interne opleidingen. Bij een externe opleiding is dit niet toegestaan. Er moeten bij een externe opleiding altijd minstens twee deelnemers zijn die werkzaam zijn bij promotor of eventuele partner. 

Europa WSE kan een opleidingscode van een opleidingssessie aanpassen. Je moet ons daarvoor een overzicht bezorgen van de aanpassingen via het contactformulier (projectnummer, opleidingscode, datum).

Een deelnemer krijgt slechts eenmaal een QR-code toegestuurd: bij de eerste registratie. Deze code moet de deelnemer opnieuw gebruiken bij de volgende opleiding. Als opleider kan je de code opnieuw versturen naar de deelnemer via gebruikersbeheer -> QR-code doorsturen.

De registratie moet op de opleidingsdag door de opleider gebeuren. Als dit niet lukt, neem dan de dag van de opleiding zelf, of de dag erna vóór 10uur, contact op met Europa WSE via het contactformulier.  

Gepland: nog geen tijdsregistraties aanwezig/afwezig gezet door de opleider (de sessie is bevestigd door de promotor) 

In uitvoering: minstens 1 maar nog niet alle tijdsregistraties aanwezig/afwezig gezet door de opleider (de sessie is nog niet door de opleider bevestigd) 

Uitgevoerd: alle tijdsregistraties aanwezig/afwezig gezet door de opleider (de sessie is bevestigd door de opleider) 

Ingediend bij ESF: de sessie met de registraties van de deelnemers is goedgekeurd door de promotor 

Heropend: promotor heeft weigering gegeven (er kunnen nog wijzigingen aangebracht worden in de registratie door de opleider, de sessie moet terug ingediend worden bij ESF) 

Er komt een vervanger: neem als promotor contact op met de lokale beheerder of wettelijke vertegenwoordiger voor het toekennen van het recht in gebruikersbeheer Vlaanderen. Voeg de nieuwe opleider toe aan de opleidingssessie. 

De opleiding wordt geannuleerd: Het is mogelijk om geplande sessies die niet doorgegaan zijn, te verwijderen.  

Nee, de QR-code is uniek per deelnemer en wordt 1 keer verstuurd op het moment dat die deelnemer voor het eerst wordt ingepland bij een bepaalde opleidingssessie. De QR-code wordt verstuurd naar het emailadres van de deelnemer dat de promotor heeft gekozen. Wanneer de deelnemer een volgende keer aangeduid wordt bij een opleiding wordt hem geen nieuwe mail verstuurd. 

De deelnemer dient de ontvangen QR-code dus goed bij te houden en mee te nemen (digitaal of op papier) naar elke opleiding die de deelnemer volgt. De promotor geeft deze boodschap mee aan alle deelnemers van het project. 

De QR-code kan wel opnieuw verstuurd worden naar de deelnemer door de promotor, moest die verloren zijn gegaan. De promotor kan dit doen in de tab ‘gebruikersbeheer’. 

De opleider kan een deelnemer van een opleidingssessie verwijderen. Wanneer de opleider de opleidingssessie al bevestigd heeft en de status op 'uitgevoerd' staat, kan de promotor (de persoon met de rol DWSE-organisatieverantwoordelijke) dit verwijderen voor hij de registraties indient bij ESF. 

Een opleidingscode van een opleidingssessie kan door Europa WSE aangepast worden.
Bezorg via het contactformulier een overzicht van de aanpassingen die moeten gebeuren.
Vermeld daarbij: projectnummer, opleidingscode en datum.