Hulp bij het gebruik van de tijdsregistratie-applicatie voor opleidingen

Hieronder vind je verschillende vragen en antwoorden die gaan over het gebruik van de tijdsregistratie-applicatie voor de registratie van opleidingen. Staat het antwoord dat je zoekt er niet tussen? Neem dan contact op met Europa WSE Support via het contactformulier.

Toegangsrechten bij registratie opleidingen

Wie kent de verschillende rollen toe in de tijdsregistratie-applicatie?

De lokale beheerder van jouw organisatie kent alle gebruikersrechten toe in Gebruikersbeheer Vlaanderen. Elk gebruikersrecht in Gebruikersbeheer Vlaanderen komt overeen met een rol in de tijdsregistratie-applicatie. Let op: de benamingen van de gebruikersrechten en de rollen verschillen van elkaar. 

Rechten in Gebruikersbeheer VlaanderenRollen bij de registratie van opleidingen in de TR-app
DWSE-organisatieverantwoordelijke
voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’
Promotor
DWSE-opleider
voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’
Opleider (intern/extern)

Welke gebruikersrechten bestaan er bij de registratie van opleidingen?

Bij de registratie van opleidingen zijn er twee mogelijke gebruikersrechten:

  • Promotor = DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’  
  • Opleider= DWSE-opleider voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ (interne en externe opleider) 

De lokale beheerder van de (promotor)organisatie moet in het Gebruikersbeheer Vlaanderen aan de (externe) opleider eerst een werkrelatie toevoegen (een werkrelatie tussen de promotororganisatie en de opleider met type vaste medewerker, externe medewerker of gedelegeerde medewerker) en daarna het gebruikersrecht 'DWSE-opleider' toekennen voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’.

Proces registratie opleidingen

Kan ik een opleidingssessie heropenen?

De rol 'promotor' kan de heropende sessie wijzigen. Ga daarvoor naar projecten - kies opleidingscode - kies sessie - wijzigen.

De opleider kan de heropende sessie ook wijzigen en registreren op de dag van de opleiding. Is de dag van de opleiding verstreken? Dan kan een registratie enkel met toestemming van Europa WSE via een aanwezigheidslijst. Neem contact op met Europa WSE Support op de dag van de opleiding of de werkdag erna tot 10u00.

Is een opleiding met één deelnemer mogelijk?

Een sessie met één opleider of één deelnemer wordt enkel toegestaan voor interne opleidingen. Bij een externe opleiding is dit niet toegestaan. Er moeten bij een externe opleiding altijd minstens twee deelnemers zijn die werkzaam zijn bij promotor of eventuele partner. 

Hoe kan ik een opleidingssessie code wijzigen? 

Europa WSE kan een opleidingscode van een opleidingssessie aanpassen. Je moet ons daarvoor een overzicht bezorgen van de aanpassingen via het contactformulier (projectnummer, opleidingscode, datum).

Wat moet ik doen als een deelnemer geen QR-code heeft ontvangen?

Een deelnemer krijgt slechts eenmaal een QR-code toegestuurd: bij de eerste registratie. Deze code moet de deelnemer opnieuw gebruiken bij de volgende opleiding. Als opleider kan je de code opnieuw versturen naar de deelnemer via gebruikersbeheer -> QR-code doorsturen.

Wijzigen van gegevens

Wie kan een deelnemer van een opleiding verwijderen? 

De opleider kan een deelnemer van een opleidingssessie verwijderen. Wanneer de opleider de opleidingssessie al bevestigd heeft en de status op 'uitgevoerd' staat, kan de promotor (de persoon met de rol DWSE-organisatieverantwoordelijke) dit verwijderen voor hij de registraties indient bij ESF.