Hulp bij het gebruik van de tijdsregistratie-applicatie voor opleidingen

De lokale beheerder van jouw organisatie kent alle gebruikersrechten toe in Gebruikersbeheer Vlaanderen. Elk gebruikersrecht in Gebruikersbeheer Vlaanderen komt overeen met een rol in de tijdsregistratie-applicatie. Let op: de benamingen van de gebruikersrechten en de rollen verschillen van elkaar. 

Bij de registratie van opleidingen zijn er twee mogelijke gebruikersrechten:

• Promotor = DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’  
• Opleider= DWSE-opleider voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ (interne en externe opleider) 

De lokale beheerder van de (promotor)organisatie moet in het Gebruikersbeheer Vlaanderen aan de (externe) opleider eerst een werkrelatie toevoegen (een werkrelatie tussen de promotororganisatie en de opleider met type vaste medewerker, externe medewerker of gedelegeerde medewerker) en daarna het gebruikersrecht 'DWSE-opleider' toekennen voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’.

De rol 'promotor' kan de heropende sessie wijzigen. Ga daarvoor naar projecten - kies opleidingscode - kies sessie - wijzigen.

De opleider kan de heropende sessie ook wijzigen en registreren op de dag van de opleiding. Is de dag van de opleiding verstreken? Dan kan een registratie enkel met toestemming van Europa WSE via een aanwezigheidslijst. Neem contact op met Europa WSE Support op de dag van de opleiding of de werkdag erna tot 10u00.

Een sessie met één opleider of één deelnemer wordt enkel toegestaan voor interne opleidingen. Bij een externe opleiding is dit niet toegestaan. Er moeten bij een externe opleiding altijd minstens twee deelnemers zijn die werkzaam zijn bij promotor of eventuele partner. 

Europa WSE kan een opleidingscode van een opleidingssessie aanpassen. Je moet ons daarvoor een overzicht bezorgen van de aanpassingen via het contactformulier (projectnummer, opleidingscode, datum).

Een deelnemer krijgt slechts eenmaal een QR-code toegestuurd: bij de eerste registratie. Deze code moet de deelnemer opnieuw gebruiken bij de volgende opleiding. Als opleider kan je de code opnieuw versturen naar de deelnemer via gebruikersbeheer -> QR-code doorsturen.

De opleider kan een deelnemer van een opleidingssessie verwijderen. Wanneer de opleider de opleidingssessie al bevestigd heeft en de status op 'uitgevoerd' staat, kan de promotor (de persoon met de rol DWSE-organisatieverantwoordelijke) dit verwijderen voor hij de registraties indient bij ESF.