Hulp bij toegang en gebruik Platos

Lokale beheerder en wettelijk vertegenwoordiger

Wie is mijn lokale beheerder en hoe kan deze rechten toekennen?

De lokale beheerder is een persoon uit jouw organisatie die verantwoordelijk is voor de toekenning van gebruikersrechten. Voor je de TR-app in een bepaalde rol kan gebruiken, moet de lokale beheerder eerst de gebruikers en hun toegangsrechten voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ registeren in Gebruikersbeheer Vlaanderen via de link https://gebruikersbeheer.vlaanderen.be

Hoe een lokale beheerder gebruikers registreert en rechten toekent, staat uitgelegd op deze pagina van de Vlaamse overheid. Houd er rekening mee dat de rechten in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid een andere naam hebben dan de rollen in de TR-app. Bijvoorbeeld: een promotor in de TR-app moet eerst geregistreerd worden als ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke’ voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ in Gebruikersbeheer Vlaanderen. 

  • Weet je niet wie jouw lokale beheerder is? Zoek het op via mijn profiel van Gebruikersbeheer Vlaanderen. Of bel naar het gratis informatienummer 1700 en toets ‘5’ in. De medewerker aan de lijn kan je vertellen wie voor jouw organisatie geregistreerd is als lokale beheerder.
  • Heeft jouw organisatie nog geen lokale beheerder? Elke wettelijke vertegenwoordiger van een organisatie heeft automatisch toegang tot het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Deze wettelijke vertegenwoordiger kan rechten toekennen en/of bijkomende lokale beheerder(s) aanstellen.  
  • Weet je niet wie jouw wettelijke vertegenwoordiger is? Dat kan je opzoeken in de databank van de Kruispuntbank.
  • Elke lokale beheerder kan andere lokale beheerder(s) aanduiden, zodat hij/zij niet als enige verantwoordelijk is voor de toekenning van gebruikersrechten. 

Meer info over Gebruikersbeheer Vlaanderen vind je in deze handleidingen. Heb je na het doornemen van de handleiding vragen? Dan kan je terecht bij het gratis informatienummer 1700 (druk 5).

Wie is de wettelijk vertegenwoordiger?

Als je niet weet wie de wettelijk vertegenwoordiger van jouw organisatie is, dan kan je dit opzoeken in de Kruispuntbank.

Kunnen er meerdere lokale beheerders zijn in mijn organisatie?

Ja, dat kan. Een wettelijke vertegenwoordiger of lokale beheerder kan op zijn beurt andere lokale beheerders aanstellen door deze persoon het recht ‘lokale beheerder’ voor domein werkgelegenheid, of alle domeinen te geven.

Heb ik als eenmanszaak ook een lokale beheerder?

Ja. Sinds 11 juni 2021 hebben alle wettelijke vertegenwoordigers van organisaties rechtstreeks toegang tot Gebruikersbeheer Vlaanderen. Als wettelijk vertegenwoordiger kan je je aanmelden en krijg je een overzicht van de organisaties waarvan je de wettelijk vertegenwoordiger bent. Je kan vervolgens gebruikersrechten toekennen en eventueel een of meerdere lokale beheerders aanstellen.

Welk zijn de rollen/gebruikersrechten voor Platos?

Organisatieverantwoordelijke = DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel 'Platos'

Projectverantwoordelijke = DWSE-projectverantwoordelijke voor de maatregel 'Platos'

Welk domein is nodig voor lokale beheerders om rechten te geven voor Platos?

Welk is het domein/hoedanigheid dat geselecteerd moet worden voor Platos voor het aanstellen van lokale beheerders?

Werkgelegenheid. Een lokale beheerder voor domein werkgelegenheid of voor alle domeinen kan rechten toekennen voor Platos

Hoe voeg ik als lokale beheerder het recht voor Platos toe?

Wanneer een persoon reeds een recht heeft voor de tijdsregistratie applicatie, kan een lokale beheerder de maatregel Platos toevoegen volgens deze werkinstructie.

Soorten gegevens en toegang

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De Vlaamse overheid heeft een aantal gegevens nodig om subsidies toe te kennen. Je kan hier de privacyverklaring terugvinden. Voor meer info of bij vragen over je persoonsgegevens kan je terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming voor het Departement Werk en Sociale Economie via europawse@vlaanderen.be

Wie heeft toegang tot welke gegevens?

Zowel de rol organisatieverantwoordelijke als de rol projectverantwoordelijke heeft toegang tot alle gegevens in Platos van zowel de promotororganisatie als de partnerorganisatie, en dit voor alle projecten van de organisatie. Inclusief alle toegevoegde documenten (loonbrieven ed.) in Platos, en de tijdsregistratie gegevens die vanuit TR-app ingeladen worden in Platos.

Aanmelden bij Platos

Met welke organisatie moet ik me aanmelden bij Platos?

Je moet je aanmelden met de organisatie die voor jou van toepassing is. Klik bij het aanmelden niet op je eigen naam (natuurlijk persoon), maar op de naam van je organisatie.

Ik heb als partner geen toegang tot het project in Platos

Als partner-organisatie heb je geen toegang tot het project in Platos. Je moet als partner-organisatie geen actie uitvoeren in Platos (niets bevestigen,  onderschrijven of indienen).
Je hebt als partner-organisatie dus geen rechten nodig voor Platos. Je ontvangt wel een mail dat de promotor-organisatie je toegevoegd heeft in het project als partner-organisatie. Deze mail wordt verstuurd van zodra de projectaanvraag positief beslist werd. Dit enkel ter info.

Partnerschap in Platos

Heb ik als partner-organisatie toegang tot het project in Platos?

Als partner-organisatie heb je geen toegang tot het project in Platos. Je moet als partner-organisatie geen actie uitvoeren in Platos (niets bevestigen of onderschrijven). Je hebt als partner-organisatie geen rechten nodig voor Platos. Je ontvangt wel een mail dat de promotor-organisatie je toegevoegd heeft in het project als partner-organisatie. Deze mail wordt verstuurd van zodra de projectaanvraag positief beslist werd. Dit enkel ter info. Een organisatie die als onderaannemer wordt toegevoegd door de promotor-organisatie, maar ontvangt hierover geen mail.

Hoe voeg ik een partner of onderaannemer toe?

In Platos kan ja via de tab 'Partners' een partner of een onderaannemer toevoegen.

Ik ben als partner toegevoegd in een Platos project, maar ik ontvang geen mail.

Als partner-organisatie toegevoegd in een Platos project, ontvang je een mail van zodra de projectaanvraag positief beslist wordt.
Deze mail is enkel ter info. Als partner-organisatie heb je geen toegang tot het project in Platos. Je moet als partner-organisatie geen actie uitvoeren in Platos (niets bevestigen of onderschrijven).

Geen mail ontvangen? Laat de promotor nakijken of je mailadres correct ingevuld werd.

Een organisatie die als onderaannemer wordt toegevoegd door de promotor-organisatie ontvangt geen mail.

Is het verplicht om een partner of onderaannemer in te vullen?

Dit is een optionele vraag. Je hoeft dit dus enkel in te vullen als dit relevant is voor deze oproep. Deze informatie kan u vinden in de oproephandleiding.
Als je een partner aangeeft, zal deze ter info een email ontvangen. Onderaannemers ontvangen geen email.

Is het voor partnerschappen mogelijk om in Platos de administratieve en financiële opvolging te doen?

Het is momenteel niet mogelijk om als partner-organisatie acties uit te voeren in Platos. Het beheer in Platos is aan de promotor-organisatie.

De promotor-organisatie kan wél een medewerker van de partner-organisatie toegang geven tot de promotor-organisatie. De lokale beheerder van de promotor-organisatie voegt in Gebruikersbeheer Vlaanderen de medewerker van de partner-organisatie toe met een externe werkrelatie.

Let op! Door de werkrelatie tussen promotor-organisatie en werknemer van de partner, heeft deze persoon toegang tot alle dossiers van de partner-organisatie inclusief documenten, zoals bv. loongegevens van alle projectmedewerkers.

Kan Europa WSE partner-organisaties of onderaannemers toevoegen aan het project in Platos?

Nee, de promotor voegt partner-organisaties en/of onderaannemers toe in Platos.

Erkenning minimale kwaliteitsvoorwaarden

Kwaliteitsdatabank (KBD)

Platos checkt tijdens de aanvraag automatisch of de promotor en partners een geldige registratie hebben in de kwaliteitsdatabank van DWSE. Deze check wordt gedaan obv het ondernemingsnummer of het vestigingsnummer waarmee de organisatie toegevoegd werd in Platos.

Ga dus goed na of het nummer waarmee de organisatie toegevoegd werd in Platos een label heeft.

  • Een label dat toegekend is op het ondernemingsnummer is geldig voor de onderneming én alle vestigingen die eronder vallen.
  • Een label dat toegekend is op het vestigingsnummer is enkel geldig voor deze vestiging (niet voor de onderneming, niet voor de andere vestigingen).

Voldoet de onderneming of vestiging niet? Dien zo snel mogelijk een aanvraag tot kwaliteitsregistratie in bij het WSE-loket.
(Je kan een projectaanvraag bij Europa WSE indienen zonder geldige kwaliteitsregistratie. De organisatie die niet voldoet, dient wel minstens een aanvraag tot kwaliteitsregistratie te hebben gedaan bij het WSE-loket op het moment van indiening van de projectaanvraag bij Europa WSE.)
 

Projectbeheer in Platos

Waar vind ik info over de Platos applicatie?

In de presentatie Wegwijs in de Platos-applicatie vind je info over Platos.

Waar vind ik info over openstaande of afgesloten oproepen?

In Platos kan ja via de tab 'Oproepen' informatie over openstaande of afgesloten oproepen bekijken.

Projectbeheerder Platos

Wie is mijn projectbeheerder/projectadviseur?

In Platos kan ja via de tab 'Projectgegevens' de naam en contactgegevens van je projectbeheerder/projectadviseur Europa WSE terugvinden.

Waar vind ik mijn projecten in Platos?

In Platos kan ja via de tab 'Mijn projecten'  jouw projecten bekijken. Hier vind je alle projecten die aangemaakt of ingediend werden voor jouw onderneming of vestiging. Je kan op elk project klikken en hieronder vind je alle details van de voortgang, de evaluaties, de beslissing, de documenten, de communicaties en de betalingen.

Wat wordt verwacht bij project naam?

Hier moet een naam ingevuld worden die je aan het project geeft.
Dit kan de effectieve naam zijn of een naam die u er op dat moment aan wenst te geven zodat het in de toekomst geïdentificeerd kan worden.

Wat wordt verwacht bij de korte omschrijving van het project?

In dit veld kan je in enkele zinnen de grote lijnen van het project beschrijven. Zo is er een samenvattende tekst die het project typeert.

Waarom staan de datumvelden bij de projectperiode vooraf ingevuld?

Deze geven de eerste data aan waarbinnen het project mag doorgaan.
Je kan deze data aanpassen aan de werkelijke duur van het project binnen deze uitersten.

Waar kan ik projectgegevens aanpassen?

In Platos kan ja via de tab 'Projectgegevens' informatie over je project bekijken en aanpassen.

Wie kan een aanvraag onderschrijven?

De persoon met de rol organisatieverantwoordelijke (recht DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel Platos) of de wettelijk vertegenwoordiger kan een aanvraag onderschrijven in Platos.

Hoe kan ik een aanvraag onderschrijven?

Wanneer alle velden correct zijn ingevuld, kan de aanvraag worden onderschreven. Dit kan enkel door de persoon met de rol ‘Organisatieverantwoordelijke’ of door de wettelijk vertegenwoordiger.

Vink aan: "Als organisatieverantwoordelijke onderschrijf ik deze aanvraag". Klik daarna op de knop "bevestigen en indienen".

Onderschrijven

 

 

Dit onderschrijven geldt als projectovereenkomst en hiermee bevestig je dat je kennis genomen hebt van de voorwaarden. Na onderschrijving is de aanvraag ingediend bij Europa WSE.

Zie p. 14 in deze handleiding

Waar kan ik mijn projectbeslissing raadplegen?

Met de rol promotor klik je op Mijn projecten. Je selecteert het betreffende project, en gaat naar Projectstappen.
Je klikt vervolgens op Aanvraag. Hierin staat de Beslissing vermeld.

Waar kan ik een bezwaar op een projectbeslissing indienen?

Met de rol promotor klik je op Mijn projecten. Je selecteert het betreffende project, en gaat naar Projectstappen.
Je klikt vervolgens op Aanvraag. Hierin staat de Beslissing vermeld.

Je kan een bezwaar indienen via de knop Bezwaar indienen

(enkel voor technisch-financiële bezwaren, niet op de beslissing)

 

Waar laad ik documenten/bewijsstukken op?

Alle noodzakelijke bewijsstukken en documenten (loonfiches en dergelijke) voeg je toe in de Platos-applicatie (niet meer in het ESF-archief).
In de rapportperiodes kan je ook specifieke documenten linken aan kosten.

Hoe bekijk ik het archief in Platos?

In Platos kan ja via de tab 'Documenten en communicatie' het archief bekijken.

Hoe verstuur ik een communicatie vanuit Platos?

In Platos kan ja via de tab 'Documenten en communicatie' een communicatie verzenden.

Hoe kan een project worden overgedragen in Platos?

Contacteer Europa WSE via het contactformulier om een of meerdere projecten over te dragen.

Waar kan ik de rapportbeoordeling raadplegen?

Met de rol promotor klik je op Mijn projecten. Je selecteert het betreffende project, en gaat naar Projectstappen.
Je klikt vervolgens op Rapportperiode x of eindrapport, daarna op Rapport,

Via de link 'Beoordeling:Beoordeeld datum dd/mm/jjjj'  kan je de rapportbeoordeling raadplegen.

Waar kan ik de evaluatie bekijken?

Je selecteert het betreffende project, gaat naar Projectstappen en klik op Aanvraag. 
Onder Aanvraag-Ingediend-dd/mm/jjjj,  klik je op Evaluatie x om de evaluatie te raadplegen.

Financiële verrichtingen in Platos

Waar kan ik verrichtingen raadplegen?

In Platos kan ja via de tab 'Verrichtingen' alle verrichtingen raadplegen.

Welk rekeningnummer mag ingevuld worden?

Enkel het rekeningnummer dat aan de aanvragende onderneming gekoppeld is, mag ingevuld worden.

Waar kan ik mijn rekeningnummer en contactgegevens wijzigen?

In Platos kan ja via de tab 'Projectgegevens' het rekeningnummer of contactgegevens aanpassen.

Hoe wordt het voorschot berekend?

De promotor ontvangt een voorschot van 70% * van de toegewezen VCF-middelen (Vlaamse cofinanciering) en 70% * van de toegewezen ESF-middelen, verrekend naar de rapportperiode. In principe wordt elk kalenderjaar na het indienen van het rapport en de behandeling ervan door Europa WSE een volgend voorschot uitbetaald, rekening houdend met de benutting tijdens het voorgaande kalenderjaar.

* het percentage zoals bepaald in de oproepfiche

Rapportering in Platos

Wie kan een rapport indienen?

Een rapport kan ingediend worden door de wettelijk vertegenwoordiger, de organisatieverantwoordelijke of de projectverantwoordelijke.

Hoe kan ik een rapport indienen?

In Platos kan ja via de tab 'Projectstappen - Rapportperiode' een rapport indienen.

Foutmeldingen in Platos

Ik krijg een waarschuwing "Er zijn nog fouten in de formulierstap van deze aanvraag".

Velden met een rode * zijn verplicht in te vullen. 

Controleer op elke pagina van de aanvraag of alle verplichte velden werden ingevuld.

Controleer of het bedrag kosten en het bedrag financiering het maximale budget van de oproep niet overschrijdt.

Controleer of u alle velden heeft ingevuld, bij kosten en/of cofinanciering is het mogelijk dat u daarvoor de blauwe balk naar rechts moet schuiven, of maak gebruik van de functie: volledig scherm om de tabel in een nieuwe pagina te openen. Op deze manier is er een beter overzicht van alle in te vullen velden.

 

Dit is een blokkerende foutmelding, je kan niet indienen wanneer niet alle verplichte velden zijn ingevuld.

Ik krijg een waarschuwing bij het bevestigen: "Er zijn nog fouten in het formulier".


Velden met een rode * zijn verplicht in te vullen. 

Controleer op elke pagina van de aanvraag of alle verplichte velden werden ingevuld.

Controleer of het bedrag kosten en het bedrag financiering het maximale budget van de oproep niet overschrijdt.

Controleer of u alle velden heeft ingevuld, bij kosten en/of cofinanciering is het mogelijk dat u daarvoor de blauwe balk naar rechts moet schuiven, of maak gebruik van de functie: volledig scherm om de tabel in een nieuwe pagina te openen. Op deze manier is er een beter overzicht van alle in te vullen velden.

 

Dit is een blokkerende foutmelding, je kan niet indienen wanneer niet alle verplichte velden zijn ingevuld.

 

 

Ik krijg de melding " voldoet niet" bij onderschrijving organisatieverantwoordelijke.

Ga naar de laatste pagina van de aanvraag. Dit kan enkel door de persoon met de rol ‘Organisatieverantwoordelijke’ of de wettelijk vertegenwoordiger.
Dit onderschrijven geldt als projectovereenkomst en hiermee bevestig je dat je kennis genomen hebt van de voorwaarden.

Vink aan: "Als organisatieverantwoordelijke onderschrijf ik deze aanvraag". Klik daarna op de knop "bevestigen en indienen".
Hierna zal de voorwaarde groen kleuren.

Onderschrijven

 

 

Waarom zie ik een rood kruisje naast onderschrijving organisatieverantwoordelijke?

Deze voorwaarde blijft inderdaad rood staan zolang de aanvraag niet onderschreven(+ knop bevestigen en indienen klikken) werd door de organisatieverantwoordelijke of wettelijk vertegenwoordiger. Zodra ze onderschreven is, zal er een groen vinkje in de plaats staan.

Ga naar de laatste pagina van de aanvraag. Vink aan: "Als organisatieverantwoordelijke onderschrijf ik deze aanvraag".
Dit kan enkel door de persoon met de rol ‘Organisatieverantwoordelijke’.

Dit onderschrijven geldt als projectovereenkomst en hiermee bevestig je dat je kennis genomen hebt van de voorwaarden. Na onderschrijving is de aanvraag ingediend bij Europa WSE.

Ik krijg de melding "voldoet niet" bij erkenning minimale kwaliteitsvoorwaarden promotor of partner. - KDB

Platos checkt tijdens de aanvraag automatisch of de promotor en partners een geldige registratie hebben in de kwaliteitsdatabank van DWSE. Als de promotor of één van de partners niet voldoen aan de voorwaarden dan wordt dit aangegeven in het aanvraagformulier met een foutmelding “voldoet niet”.  

De check wordt gedaan obv het ondernemingsnummer of vestigingsnummer van de organisatie (promotor of partner) waarmee deze toegevoegd werd in Platos.
Is er een registratie op ondernemingsnummer, dan wordt gekeken of het ondernemingsnummer een kwaliteitslabel heeft. Is dat niet het geval, dan komt dit op voldoet niet. 
Is er een registratie op vestigingsnummer, dan wordt gekeken of het vestigingsnummer een kwaliteitslabel heeft. Heeft dat geen label, dan wordt gekeken of het ondernemingsnummer een kwaliteitslabel heeft. Is dat niet het geval, dan komt dit op voldoet niet. 
Een label van het ondernemingsnummer, is geldig voor alle vestigingen die eronder vallen. Een label dat toegekend is op een vestiging, is niet geldig voor het ondernemingsnummer of voor een andere vestiging.

Voldoet niet, wil dus hier zeggen dat er geen label is voor de organisatie obv het ondernemingsnummer of vestigingsnummer waarmee de organisatie geregistreerd is in Platos.

Dit is geen blokkerende foutmelding, je kan de aanvraag indienen zonder geldige kwaliteitsregistratie. De organisatie die niet voldoet, dient wel minstens een aanvraag tot kwaliteitsregistratie te hebben gedaan bij het WSE-loket op het moment van indiening van de projectaanvraag bij Europa WSE. Bij vragen of problemen kan je deze raadplegen:  

Ik kan mijn bijlage niet toevoegen.

Platos accepteert enkel bijlagen van volgende bijlagetypes:

'.avi, .bmp, .csv, .doc, .docx, .gif, .jpeg, .jpg, .m4a, .mov, .mp3, .mp4, .mpeg, .msg, .pdf, .png, .ppt, .pptx, .rtf, .tif, .tiff, .txt, .wma, .wmv, .xls, .xlsx, .xml, .zip, .AVI, .BMP, .CSV, .DOC, .DOCX, .GIF, .JPEG, .JPG, .M4A, .MOV, .MP3, .MP4, .MPEG, .MSG, .PDF, .PNG, .PPT, .PPTX, .RTF, .TIF, .TIFF, .TXT, .WMA, .WMV, .XLS, .XLSX, .XML, .ZIP'

 

Wat kan ik doen wanneer mails van Platos in de spam-folder komen?

Contacteer Europa WSE via het contactformulier met volgende informatie:

  • Komt elke mail van Platos in spam? Indien niet: welk type mail eindigt in spam? 

  • Werd het WSE-adres noreply@mail.wse.vlaanderen.be  (of het hele domein; mail.wse.vlaanderen.be) al gemarkeerd als “trusted”? 

  • Welk mailprogramma wordt gebruikt? Google Mail (Gmail of het business aanbod),Outlook/ Exchange of andere? 

  • Meldt de mail-software waarom de mail in spam terecht kwam? 

Aanpassen of verwijderen van gegevens in Platos

Hoe kan ik het mailadres van de contactpersoon of organisatie wijzigen?

In Platos kan ja via de tab 'Projectgegevens' de naam en contactgegevens van de contactpersoon en/of organisatie aanpassen.

Hoe kan ik mijn rekeningnummer en contactgegevens wijzigen?

In Platos kan ja via de tab 'Projectgegevens' het rekeningnummer of contactgegevens aanpassen.

Hoe kan ik een partner op inactief zetten?

In Platos kan ja via de tab 'Partners' een partner op inactief zetten. Je schuift de toggle naar links en klikt op 'Bewaren'.

inactief

Hoe kan een project worden overgedragen in Platos?

Contacteer Europa WSE via het contactformulier om een of meerdere projecten over te dragen.