Mijn rol bij de registratie van intern personeel

Als ‘promotor’ van de promotororganisatie ben je verantwoordelijk voor dit specifieke ESF- of AMIF-project in jouw eigen organisatie. Je krijgt dit recht (DWSE-organisatieverantwoordelijke) toegekend via de wettelijke vertegenwoordiger of lokale beheerder van jouw organisatie. 

Let op: de term ‘promotor’ kan verwarrend zijn.  

• In de tijdsregistratie-applicatie duidt de term ‘promotor’ op een functionele rol die de promotor-persoon opneemt om tijd te registreren. Deze promotor-persoon voert deze rol in de tijdsregistratie-applicatie uit voor dit specifieke project. 
• In de ESF-applicatie duidt de term ‘promotor’ op de ‘promotor-organisatie'. Dat is de projectverantwoordelijke van jouw organisatie die als contactpersoon voor Europa WSE wordt opgegeven en fungeert als algemeen aanspreekpunt. Deze promotor hoeft niet noodzakelijk een rol uit te voeren in de tijdsregistratie-applicatie. 

Voorbeeld: Sarah is aangeduid als ‘promotor’ (= projectverantwoordelijke in de ESF-applicatie) bij ESF-project X. Sarah heeft contact met Europa WSE over inhoudelijke zaken van het project. Karim is aangeduid als ‘promotor’ in de tijdsregistratie-applicatie (= ‘promotor-persoon’). Hij is verantwoordelijk voor de voorbereiding en goedkeuring van de opleidingssessie in de tijdsregistratie-applicatie. 

Als promotor moet je jouw eigen interne medewerkers en leidinggevenden toevoegen in de tijdsregistratie-applicatie, zodat zij in staat zijn om tijdsregistraties aan te maken en goed te keuren/te weigeren binnen het geselecteerde project.  

• Bij toewijzingen kijk je de goedgekeurde toewijzingen van jouw eigen projectmedewerkers en de projectmedewerkers van de partnerorganisatie na vooraleer je ze indient bij Europa WSE. 
• Bij individuele prestaties kijkt je de goedgekeurde tijdsregistraties van jouw eigen projectmedewerkers en de projectmedewerkers van de partnerorganisatie na vooraleer je ze indient bij Europa WSE.  

Als ‘projectmedewerker’ kan je een toewijzing goedkeuren of een tijdsregistratie aanmaken in de tijdsregistratie-applicatie voor de uren die je aan het ESF- of AMIF-project hebt besteed. 

Om een tijdsregistratie aan te maken, geef je informatie door over de datum, het begin- en einduur en de aard van de activiteit. Om de registratie officieel te maken, moet je de aangemaakte tijdsregistratie in de tijdsregistratie-applicatie indienen bij jouw leidinggevende. 

Als ‘leidinggevende’ kan je de individuele tijdsregistraties van jouw projectmedewerkers goedkeuren of weigeren. Je krijgt deze rol via de promotor van dit project. Je krijgt bij de ‘te behandelen tijdsregistraties’ te zien welke uren jouw medewerkers hebben geregistreerd als ‘gewerkte uren aan dit project’. 

Als ‘promotor partnerorganisatie’ ben je verantwoordelijk voor dit specifieke ESF- of AMIF-project in jouw eigen organisatie. Je krijgt dit recht via de wettelijke vertegenwoordiger of lokale beheerder van jouw organisatie. 

Je moet jouw eigen interne medewerkers en leidinggevenden toevoegen in de tijdsregistratie-applicatie, zodat zij in staat zijn op tijdsregistraties aan te maken en goed te keuren/te weigeren.  

• Bij toewijzingen kijk je de goedgekeurde toewijzingen van jouw eigen projectmedewerkers na vooraleer je ze indient bij de promotor van de promotororganisatie. 
• Bij individuele prestaties kijk je de goedgekeurde tijdsregistraties van jouw eigen projectmedewerkers na vooraleer je ze indient bij de promotor van de promotororganisatie. 

De lokale beheerder is een persoon uit jouw organisatie die verantwoordelijk is voor de toekenning van gebruikersrechten. Vooraleer je de TR-app in een bepaalde rol kan gebruiken, moet de lokale beheerder eerst de gebruikers en hun toegangsrechten voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ registeren in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid.  

Hoe een lokale beheerder gebruikers registreert en rollen toekent, staat uitgelegd op deze pagina van de Vlaamse overheid. Houd er rekening mee dat de rechten in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid een andere naam hebben dan de rollen in de TR-app. Bijvoorbeeld: een promotor in de TR-app moet eerst geregistreerd worden als ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke’ voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ in Gebruikersbeheer Vlaanderen. 

• Weet je niet wie jouw lokale beheerder is? Bel dan naar het gratis informatienummer 1700 en toets ‘6’ in. De medewerker aan de lijn kan je vertellen wie voor jouw organisatie geregistreerd is als lokale beheerder. 
• Heeft jouw organisatie nog geen lokale beheerder? Elke wettelijke vertegenwoordiger van een organisatie heeft automatisch toegang tot het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Deze wettelijke vertegenwoordiger kan rechten toekennen en/of bijkomende lokale beheerder(s) aanstellen.  
• Weet je niet wie jouw wettelijke vertegenwoordiger is? Dat kan je opzoeken in de databank van de Kruispuntbank.
• Elke lokale beheerder kan andere lokale beheerder(s) aanduiden, zodat hij/zij niet als enige verantwoordelijk is voor de toekenning van gebruikersrechten. 

Meer info over het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid vind je in deze handleiding. Heb je na het doornemen van de handleiding vragen? Dan kan je terecht bij het gratis informatienummer 1700.