Mijn rol bij de registratie van opleidingen

Als ‘promotor’ van een organisatie ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en goedkeuring van de opleidingssessie in de tijdsregistratie-applicatie. Je krijgt dit recht via de wettelijke vertegenwoordiger of lokale beheerder van jouw organisatie. 

Let op: de term ‘promotor’ kan verwarrend zijn.  

• In de tijdsregistratie-applicatie duidt de term ‘promotor’ op een functionele rol die de promotor-persoon opneemt om tijd te registreren. Deze promotor-persoon voert deze rol in de TR-app uit voor dit specifieke project. 
• In de ESF-applicatie duidt de term ‘promotor’ op de ‘promotor-organisatie’. Dat is de projectverantwoordelijke van jouw organisatie die als contactpersoon voor Europa WSE wordt opgegeven en fungeert als algemeen aanspreekpunt. Deze promotor hoeft niet noodzakelijk een rol uit te voeren in de tijdsregistratie-applicatie. 

Voorbeeld: Sarah is aangeduid als ‘promotor’ (= projectverantwoordelijke in de ESF-app) bij ESF-project X. Sarah heeft contact met Europa WSE over inhoudelijke zaken van het project. Karim is aangeduid als ‘promotor’ in de tijdsregistratie-applicatie (= ‘promotor-persoon’). Hij is verantwoordelijk voor de voorbereiding en goedkeuring van de opleidingssessie in de tijdsregistratie-applicatie. 

Dankzij de voorbereiding van de ‘promotor’ kan de interne/externe opleider de opleidingsdeelnemers effectief registreren in de tijdsregistratie-applicatie. Na de registratie van de deelnemers aan de opleidingssessie kijk je de details van de opleiding na en dien je deze sessie in bij Europa WSE. 

Als ‘interne opleider’ geef je een opleiding aan medewerkers van jouw eigen organisatie. Je krijgt dit recht via de lokale beheerder van jouw organisatie. Je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie om de opleidingsdeelnemers te registreren op de opleidingsdag zelf. Zo weet Europa WSE wie exact heeft deelgenomen aan de opleiding.

Als ‘externe opleider’ geef je een opleiding aan medewerkers van een externe organisatie. Je krijgt deze rol via de lokale beheerder van de organisatie waarvoor je een opleiding zal geven. Je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie om de opleidingsdeelnemers te registreren op de opleidingsdag zelf. Zo weet Europa WSE wie exact heeft deelgenomen aan de opleiding. 

De lokale beheerder is een persoon uit jouw organisatie die verantwoordelijk is voor de toekenning van gebruikersrechten. Voor je de tijdsregistratie-applicatie in een bepaalde rol kan gebruiken, moet de lokale beheerder eerst de gebruikers en hun toegangsrechten voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ registeren in het Gebruikersbeheer Vlaanderen.  

Hoe een lokale beheerder gebruikers registreert en rollen toekent, staat uitgelegd op deze pagina van de Vlaamse overheid. Houd er rekening mee dat de rechten in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid een andere naam hebben dan de rollen in de tijdsregistratie-applicatie. Bijvoorbeeld: een promotor in de tijdsregistratie-applicatie moet eerst geregistreerd worden als ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke’ voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ in Gebruikersbeheer Vlaanderen. 

• Weet je niet wie jouw lokale beheerder is? Bel dan naar het gratis informatienummer 1700 en toets ‘6’ in. De medewerker aan de lijn kan je vertellen wie voor jouw organisatie geregistreerd is als lokale beheerder. 
• Heeft jouw organisatie nog geen lokale beheerder? Elke wettelijke vertegenwoordiger van een organisatie heeft automatisch toegang tot het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Deze wettelijke vertegenwoordiger kan rechten toekennen en/of bijkomende lokale beheerder(s) aanstellen.  
• Weet je niet wie jouw wettelijke vertegenwoordiger is? Dat kan je opzoeken in de databank van de Kruispuntbank.
• Elke lokale beheerder kan andere lokale beheerder(s) aanduiden, zodat hij/zij niet als enige verantwoordelijk is voor de toekenning van gebruikersrechten. 

Meer info over het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid vind je in deze handleiding. Heb je na het doornemen van de handleiding vragen? Dan kan je terecht bij het gratis informatienummer 1700.