Stappenplan tijdsregistratie van intern personeel

De lokale beheerders van de hoofd- en de partnerorganisatie krijgen te horen wie binnen het specifieke ESF- of AMIF-project de rol zal opnemen van promotor, projectmedewerker en leidinggevende.  

Om toegang te krijgen tot de tijdsregistratie-applicatie moet je eerst geregistreerd zijn bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. Dat is de toegangspoort tot de tijdsregistratie-applicatie. Enkel wie gekend is in Gebruikersbeheer Vlaanderen, kan met de tijdsregistratie-applicatie werken. 

De lokale beheerder van jouw organisatie moet je in Gebruikersbeheer Vlaanderen het juiste recht toekennen voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’. Daarvoor heeft de lokale beheerder je rijksregisternummer, naam en e-mailadres nodig. Daarna kan je aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie met de overeenstemmende rol. 

Opgelet: werk je als promotororganisatie samen met een partnerorganisatie? Vergeet jouw partnerorganisatie dan niet te registreren en te koppelen aan het juiste project in de ESF-applicatie. Anders zal je je partnerorganisatie niet zien verschijnen in de tijdsregistratie-applicatie. 

Eenmaal de promotoren, projectmedewerkers en leidinggevenden van de betrokken organisaties geregistreerd zijn in Gebruikersbeheer Vlaanderen, kunnen ze zich aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie. De promotoren van de promotororganisatie en de partnerorganisatie krijgen de projecten te zien. Zij kunnen nu hun projectmedewerkers toevoegen aan deze projecten. Zodra de projectmedewerkers zijn toegevoegd, kunnen zij ook de projecten zien.    

Om leidinggevenden en projectmedewerkers toe te voegen, klik je op het overeenstemmende ESF- of AMIF-project. Je hebt enkel een rijksregisternummer of naam- en voornaam (als de persoon geregistreerd is) nodig om deze mensen te registreren. Zodra je projectmedewerkers hebt toegevoegd, kan je een leidinggevende toekennen.  

In deze stap kan je er ook voor kiezen om met een toewijzing te werken in plaats van individuele prestaties (als dat mogelijk is binnen je oproep). Subsidies worden in dit geval niet verkregen op basis van individueel gepresteerde uren, maar door het bewijs van toewijzing. Je geeft daarom dus ook per persoon loongegevens mee die later zullen gebruikt worden voor de subsidieberekening.  

Je kan een toewijzing aanmaken zodra de projectmedewerker is toegevoegd en er een leidinggevende aan is gekoppeld. Daarvoor moet je aangeven hoeveel tijd per dag (in percentage van een inschakeling) de projectmedewerker aan het project zal werken. Dit kan nooit meer dan 100% zijn. Zodra de info is ingevuld, kan je de toewijzing ter goedkeuring indienen bij de projectmedewerker. 

De toewijzing krijgt hierdoor de status:

• Ingediend bij de projectmedewerker: de toewijzing is ingebracht door de promotor, maar nog niet goedgekeurd door de projectmedewerker. Deze status is zichtbaar voor promotor.

De projectmedewerkers van zowel de promotor- als de partnerorganisatie keuren hun toewijzing goed of voeren hun geleverde individuele prestaties in. Een goedgekeurde toewijzing komt meteen terug bij de promotor terecht. 

Projectmedewerkers kunnen de individuele registraties bewaren (om op een later tijdstip te bewerken) of meteen indienen bij hun leidinggevende. De ingediende individuele prestaties komen terecht bij de leidinggevende van de organisatie waar de projectmedewerker actief is. 

De tijdsregistratie kan volgende statussen hebben:

• Bewaard: de prestaties zijn ingebracht door de projectmedewerker maar nog niet bevestigd (dus nog niet doorgegeven aan de leidinggevende). Je kan prestaties opnieuw bewaren, verwijderen of indienen. Dit is een status zichtbaar voor de projectmedewerker.
• Gepland: een status zichtbaar voor de promotor met dezelfde betekenis als 'bewaard'.
• Ingediend bij de leidinggevende: de prestaties zijn bevestigd door de projectmedewerker. De leidinggevende moet de prestaties nog goedkeuren.

De toewijzing kan volgende statussen hebben:

• Ingediend bij partner: de toewijzing is bevestigd door de projectmedewerker en ingegeven bij de partnerorganisaties. De promotor van de partnerorganisatie moet de toewijzing nog goedkeuren.
• Ingediend bij promotor: de toewijzing is ingediend bij de promotor (van de promotororganisatie), na goedkeuring door de projectmedewerker.

De leidinggevende keurt de prestaties van zijn eigen projectmedewerkers goed/af. Goedgekeurde prestaties worden zichtbaar voor de promotor van de organisatie waar de leidinggevende en projectmedewerker actief zijn.  

Let op: dit is niet nodig bij toewijzingen, enkel bij individuele prestaties. 

De tijdsregistratie kan volgende statussen hebben:

• Ingediend bij promotor: de prestaties zijn ingegeven door de projectmedewerker bij de promotororganisatie en goedgekeurd door de leidinggevende. De promotor moet deze prestaties nog goedkeuren.
• Ingediend bij partner: de prestaties zijn ingegeven door de projectmedewerker bij de partnerorganisaties en goedgekeurd door de leidinggevende. De promotor van de partnerorganisatie moet de prestaties nog goedkeuren. 

De promotor van de partnerorganisatie kijkt de goedgekeurde prestaties van zijn eigen projectmedewerkers na in het tabblad ‘te behandelen tijdsregistraties’. Hij kan de prestaties van de projectmedewerkers van andere organisaties niet zien. Als alles in orde is, keurt de promotor de prestaties goed. Deze prestaties worden vervolgens zichtbaar voor de promotor van de promotororganisatie. 

De tijdsregistratie krijgt hierdoor de status:

• Ingediend bij promotor: de prestaties zijn ingediend bij de promotor (van de promotororganisatie), na goedkeuring door de projectmedewerker, de leidinggevende en de promotor van de partnerorganisatie.

De toewijzing krijgt hierdoor de status:

• Ingediend bij promotor: de toewijzing is ingediend bij de promotor (van de promotororganisatie), na goedkeuring door de projectmedewerker en de promotor van de partnerorganisatie.

De promotor van de promotororganisatie kijkt de goedgekeurde toewijzingen of goedgekeurde prestaties na in het tabblad ‘te behandelen tijdsregistraties’. Hij doet dat voor de projectmedewerkers van zijn eigen organisatie én van zijn partnerorganisatie. Als alles in orde is, dient de promotor van de promotororganisatie de prestaties of toewijzing in bij Europa WSE.

De tijdsregistratie kan volgende statussen hebben:

• Ingediend bij ESF: de prestaties zijn goedgekeurd door de promotor van de promotororganisatie. Dit is de finale status.
• Heropend: de promotor heeft de prestaties heropend. De projectmedewerker moet de prestaties opnieuw indienen.
• Geweigerd: de prestaties zijn geweigerd door de leidinggevende of de promotor. De projectmedewerker kan de prestaties wijzigen en indienen of verwijderen. De promotor kan de prestaties ook verwijderen.

De toewijzing kan volgende statussen hebben:

• Ingediend bij ESF: de toewijzing is goedgekeurd door de promotor (van de promotororganisatie) Dit is de finale status.
• Geweigerd: de toewijzing is geweigerd door de promotor. Deze status is zichtbaar zowel voor promotor als voor de projectmedewerker. De projectmedewerker moet de toewijzing aanpassen en indienen bij promotor ter goedkeuring, zodat de promotor de toewijzing nog kan goedkeuren en indienen bij ESF.
• Gearchiveerd: de toewijzing werd gearchiveerd door de promotor.