Hulp bij gebruik van de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel

Hieronder vind je verschillende vragen en antwoorden die gaan over het gebruik van de tijdsregistratie-applicatie voor de registratie van intern personeel. Staat het antwoord dat je zoekt er niet tussen? Neem dan contact op met Europa WSE Support via het contactformulier.

Proces bij registratie intern personeel

Hoe werk ik met de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel zonder partnerorganisatie?

Je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel om de geleverde prestaties (in uren of als toewijzing) van interne personeelsleden te registreren. Je werkt niet samen met partnerorganisaties. Daarvoor moet je de volgende stappen doorlopen:

Stap 1 = De lokale beheerder registreert de gebruikersrechten in Gebruikersbeheer Vlaanderen

  • De lokale beheerder van jouw organisatie registreert de gebruikersrechten in Gebruikersbeheer Vlaanderen.
  • Met de correcte gebruikersrechten kan een persoon een van de volgende rollen opnemen. 
    • Rol ‘Promotor’ = gebruikersrecht ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke’
    • Rol ‘Leidinggevende’ = gebruikersrecht ‘DWSE-projectverantwoordelijke’
    • Rol ‘Medewerker’ = gebruikersrecht ‘DWSE-projectmedewerker’

Stap 2 = De promotor voeg medewerkers toe in de tijdsregistratie-applicatie

  • De rol ‘promotor’ (= DWSE-organisatieverantwoordelijke) heeft rechtstreeks toegang tot de tijdsregistratie-applicatie. Hij voegt de rollen ‘medewerkers’ en ‘leidinggevenden’ toe, zodat deze medewerkers kunnen inloggen.
  • De leidinggevende en medewerker zijn verschillende personen.
  • Wordt er met een toewijzing gewerkt in plaats van individuele prestaties? Dan voegt de promotor deze informatie toe bij het registreren van de projectmedewerker in de tijdsregistratie-applicatie.

Stap 3 = De projectmedewerker voegt prestaties toe in de tijdsregistratie-applicatie

  • Heeft de promotor een toewijzing aangemaakt voor de projectmedewerker? Dan moet de projectmedewerker geen individuele uren toevoegen, maar de toewijzing goedkeuren.
  • De projectmedewerker kan de individuele prestaties bewaren (om later te bewerken) of indienen bij de leidinggevende ter goedkeuring.

Stap 4 = De leidinggevende keurt de prestaties goed/af

  • De leidinggevende kijkt de prestaties van de projectmedewerker na.
  • De leidinggevende keurt de prestaties goed of weigert ze.
  • Wanneer er met toewijzing wordt gewerkt, moet de leidinggevende geen actie ondernemen.

Stap 5 = De promotor dient de prestaties in (status 'ingediend bij ESF')

  • De promotor kijkt de goedgekeurde prestaties na.
  • Is alles in orde? Dan dient de promotor de prestaties in bij ESF.

Hoe werk ik met de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel met partnerorganisatie?

Hoe werk ik met de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel met partnerorganisatie?

Je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel om de geleverde prestaties (in uren of als toewijzing) van interne personeelsleden te registreren. Je werkt daarvoor samen met een partnerorganisatie. Deze partnerorganisatie werd toegevoegd aan je project in de ESF-applicatie.

Stap 1 = De lokale beheerders van de hoofd- en de partnerorganisatie registreren de gebruikersrechten in Gebruikersbeheer Vlaanderen

  • De lokale beheerders van uw (hoofd)organisatie en de partnerorganisatie registreren de gebruikersrechten in Gebruikersbeheer Vlaanderen.
  • Met de correcte gebruikersrechten kan een persoon een van de volgende rollen opnemen:
    • Rol ‘Promotor’ = gebruikersrecht ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke’
    • Rol ‘Leidinggevende’ = gebruikersrecht ‘DWSE-projectverantwoordelijke’
    • Rol ‘Medewerker’ = gebruikersrecht ‘DWSE-projectmedewerker’

Stap 2 = De promotoren van de hoofd- en partnerorganisatie voegen medewerkers toe in de tijdsregistratie-applicatie

  • De rollen ‘promotor’ (= DWSE-organisatieverantwoordelijke) van de hoofd- en partnerorganisatie hebben rechtstreeks toegang tot de tijdsregistratie-applicatie. Zij voegen de rollen ‘medewerkers’ en ‘leidinggevenden’ voor hun eigen organisatie toe, zodat deze medewerkers kunnen inloggen.
  • De leidinggevende en medewerker zijn verschillende personen.
  • Wordt er met een toewijzing gewerkt in plaats van individuele prestaties? Dan voegen de promotoren deze informatie toe bij het registreren van de projectmedewerkers in de tijdsregistratie-applicatie.

Stap 3 = De projectmedewerkers voegen prestaties toe in de tijdsregistratie-applicatie

  • Heeft de promotor een toewijzing aangemaakt voor de projectmedewerker? Dan moet de projectmedewerker geen individuele uren toevoegen, maar de toewijzing goedkeuren.
  • De projectmedewerker kan de individuele prestaties bewaren (om later te bewerken) of indienen bij de leidinggevende ter goedkeuring.

Stap 4 = De leidinggevende keurt de prestaties goed/af

  • De leidinggevende kijkt de prestaties van de projectmedewerker na.
  • De leidinggevende keurt de prestaties goed of weigert ze.
  • Wanneer er met toewijzing wordt gewerkt, moet de leidinggevende geen actie ondernemen.

Stap 5 = De promotor van de partnerorganisatie kijkt de goedgekeurde prestaties van de eigen organisatie na.

  • De promoter van de partnerorganisatie kan enkel de goedgekeurde prestaties van zijn eigen organisatie zien.
  • Is alles in orde? Dan dient de promotor de prestaties in bij de promotor van de promotororganisatie.

Stap 6 = De promotor van de promotororganisatie dient de prestaties in (status 'ingediend bij ESF')

  • De promotor van de promotororganisatie kijkt de goedgekeurde prestaties van zijn eigen organisatie en van de partnerorganisatie na.
  • Is alles in orde? Dan dient de promotor de prestaties in bij ESF.

Hoe werk ik met de tijdsregistratie-applicatie als ik een éénmanszaak heb?

De tijdsregistratie-applicatie werkt volgens het vierogenprincipe. Dat houdt in dat je prestaties sowieso door iemand anders dan jezelf moeten worden goedgekeurd/geweigerd. Om dit mogelijk te maken ga je best samen met de promotororganisatie na of iemand kan optreden als jouw leidinggevende.

Deze werkwijze is enkel mogelijk als de éénmanszaak optreedt als partnerorganisatie

Waarom zie ik mijn partnerorganisatie niet in de tijdsregistratie-applicatie?

Je kan alleen de partnerorganisatie zien die gelinkt is aan het Europa WSE-project in de ESF-applicatie. Als de partnerorganisatie niet gelinkt is aan je project, zal je de partnerorganisatie niet zien.

Wil je je partnerorganisatie zichtbaar maken in de tijdsregistratie-applicatie? Dan moet je de partnerorganisatie eerst linken aan het Europa WSE-project in de ESF-applicatie. De partner zal – na de wekelijkse update op vrijdag door Europa WSE – zichtbaar worden in de tijdsregistratie-applicatie.

Waarom ziet mijn partnerorganisatie mijn project niet in de tijdsregistratie-applicatie?

Wanneer de partnerorganisatie het Europa WSE-project niet kan zien, dan is de partnerorganisatie niet correct gekoppeld aan het project in de ESF-applicatie (zie tab 'projectorganisatie' in de ESF-applicatie).

Wat is het vierogenprincipe?

Het vierogenprincipe houdt in dat er telkens twee paar ogen moeten meekijken naar de tijdsregistraties die door de projectmedewerker worden aangemaakt. Een andere persoon dan de projectmedewerker moet de aangemaakte tijdsregistratie dus nakijken en goed- of afkeuren. Het tweede paar ogen is doorgaans iemand van dezelfde organisatie. Uitgezonderd bij een éénmanszaak als partnerorganisatie.

Hoe gedetailleerd moet ik 'activiteit' invullen?

Je beschrijft zo duidelijk mogelijk de activiteit of de taak die het personeelslid zal opnemen in het project. Vermijd te vage termen. In geval van twijfel kan je altijd even afstemmen hierover met jouw projectbeheerder. 

Waarom zie ik als projectmedewerker het project niet?

Als projectmedewerker kies je bij het aanmelden voor jouw organisatie, en niet voor je eigen naam. Je kan je namelijk niet aanmelden als natuurlijk persoon, want burgers hebben geen toegang tot de tijdsregistratie-applicatie. Als projectmedewerker kan je enkel het project zien als de persoon met de rol 'promotor' projectmedewerkers heeft toegevoegd aan het project. 

Hoe kan ik aanduiden voor welke organisatie een projectmedewerker werkt?

Met de rol 'promotor' selecteer je het project en daarna de projectmedewerker. Je ziet het scherm 'projectmedewerker aanpassen'. Via het pijltje naast de projectmedewerker kom je op het scherm waar je de organisatie kan aanpassen. Selecteer de organisatie waarvoor de projectmedewerker werkt. Standaard zal daar de promotororganisatie getoond worden. In het drop-downveld staan alle (partner)organisaties die in de tijdsregistratie-applicatie toegevoegd werden in het project. Bevestig onderaan via de knop 'bewaar'.

Voor het aanpassen van de projectmedewerkers van de partner organisatie, klik eerst op 'Ga naar overzicht organisaties en preview rapporttabel'. Volg dan de stappen zoals hierboven omschreven vanaf 'selecteer projectmedewerker'.

Toegangsrechten bij registratie intern personeel

Wie kent de verschillende rollen toe in de tijdsregistratie-applicatie?

De lokale beheerder van jouw organisatie kent alle gebruikersrechten toe in Gebruikersbeheer Vlaanderen. Elk gebruikersrecht in Gebruikersbeheer Vlaanderen komt overeen met een rol in de tijdsregistratie-applicatie. Let op: de benamingen van de gebruikersrechten en de rollen verschillen van elkaar. 

Rechten in Gebruikersbeheer VlaanderenRollen bij de registratie van  intern personeel in de TR-app
DWSE-organisatieverantwoordelijke
voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’
Promotor
DWSE-projectverantwoordelijke
voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’
Leidinggevende
DWSE-projectmedewerker
voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’
Projectmedewerker
DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie'Promotor bij partnerorganisatie

Zodra dat in orde is, kan de persoon met de rol ‘promotor’ (van zowel de promotor- als de partnerorganisatie als er sprake is van een samenwerking) aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie en de projectmedewerkers met hun leidinggevende toevoegen aan het project.

Hoe kan ik een buitenlandse werknemer registreren?

In het Gebruikersbeheer Vlaanderen kan de wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder gebruikersrechten toekennen aan mensen op basis van hun BIS-nummer of CSAM-identificatienummer (in plaats van het rijksregisternummer).

Ik heb geen eID of elektronische vreemdelingenkaart. Hoe kan ik toegang krijgen?

Als je geen eID of elektronische vreemdelingenkaart hebt, heb je een digitale sleutel nodig. Om deze sleutel te activeren, moet je je eerst registreren bij een lokaal registratiekantoor (na afspraak). Je vindt meer info op deze pagina van de Vlaamse overheid.

Moet elke partner een promotor, leidinggevende en projectmedewerker hebben?

Als een partnerorganisatie in een Europa WSE-project gepresteerde uren van personeel wil inbrengen, dan zijn deze drie rollen noodzakelijk.

  • Wie verantwoordelijk is voor het project bij de partner, zal in de TR-app de rol van ‘promotor’ krijgen. Die rol is gekoppeld aan het gebruikersrecht ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ bij Gebruikersbeheer Vlaanderen (toe te kennen door de wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder van de partnerorganisatie). Deze promotor zal:
    • Projectmedewerkers en leidinggevenden toevoegen in de TR-app.
    • Individuele prestaties nakijken en goedkeuren of toewijzingen aanmaken.
    • Goedgekeurde prestaties indienen bij de promotor-organisatie (promotororganisatie).
  • Wie meewerkt aan het Europa WSE-project bij de partner, zal in de TR-app de rol van ‘projectmedewerker’ krijgen. Die rol is gekoppeld aan het gebruikersrecht ‘DWSE-projectmedewerker voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’’ bij Gebruikersbeheer Vlaanderen (toe te kennen door de wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder van de partnerorganisatie). De projectmedewerkers zullen:
    • De eigen individuele prestaties invoeren en ter goedkeuring indienen bij de leidinggevende, of;
    • De toewijzing goedkeuren (als er niet met individuele prestaties wordt gewerkt) 
  • Wie de prestaties moet goedkeuren van projectmedewerkers bij de partner, zal in de TR-app de rol van ‘leidinggevende’ krijgen. Die rol is gekoppeld aan het gebruikersrecht ‘DWSE-projectverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’’ bij Gebruikersbeheer Vlaanderen (toe te kennen door de wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder van de partnerorganisatie). De leidinggevenden zullen:
    • ​​​​​​​​​​​​​​De individueel gepresteerde uren van de aan hen gelinkte projectmedewerkers goedkeuren of weigeren.

Kan ik zowel promotor, projectmedewerker als leidinggevende zijn?

Het is mogelijk dat je deze drie rollen tegelijk opneemt voor jouw organisatie. Een persoon kan promotor, projectmedewerker en leidinggevende voor een andere projectmedewerker zijn in eenzelfde project. 

Wat niet kan, is een persoon die zijn eigen tijd registreert en goedkeurt. Dit komt door het vierogenprincipe dat moet worden nageleefd: bij elke tijdsregistratie of toewijzing in een project moeten telkens ‘vier ogen’ (= twee verschillende mensen) de info nakijken en goedkeuren/afwijzen.

Kunnen er meerdere promotoren zijn?

Ja, er kunnen meerdere mensen de rol van ‘promotor’ opnemen in één project of binnen uw organisatie. De wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder van jouw organisatie moet daarvoor het gebruikersrecht ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ toekennen aan verschillende personen in Gebruikersbeheer Vlaanderen.

Wie kan de prestaties bevestigen?

Enkel de promotor van de promotororganisatie kan de tijdsregistraties indienen (met status 'ingediend bij ESF'). De promotor van de partnerorganisatie kan enkel tijdsregistraties van zijn eigen projectmedewerkers goedkeuren en indienen bij de promotor van de promotororganisatie, maar niet rechtstreeks bij ESF.

Kan ik als promotor tijdsregistraties goed- of afkeuren bij mijn partnerorganisatie?

Als promotor van de promotororganisatie heb je het laatste woord over alle tijdsregistraties, van zowel jouw eigen (promotor)organisatie als de partnerorganisatie. Je kan registraties ter correctie terugsturen naar je partner.

Ben ik als partner ook een projectmedewerker?

Als er personeel van de partnerorganisatie meewerkt aan het project, dan zijn zij projectmedewerkers van de partnerorganisatie. De promotor van de partnerorganisatie zal hen toevoegen als 'projectmedewerker' (gebruikersrecht DWSE-projectmedewerker voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie') in de tijdsregistratie-applicatie. Deze projectmedewerkers kunnen vervolgens hun tijd registreren of hun toewijzing goedkeuren.

 

Wat moet ik doen als ik zowel promotor als projectmedewerker ben?

Als je de rol van promotor en projectmedewerker opneemt, dan moet je jezelf toevoegen aan het project als projectmedewerker. De leidinggevende moet sowieso een ander persoon zijn dan de projectmedewerker, dus het vierogenprincipe blijft gewaarborgd.

Dit is enkel mogelijk bij de registratie van individuele prestaties; bij toewijzingen moet de projectmedewerker en de promotor verschillende personen zijn.

Wie kijkt mijn tijdsregistraties na wanneer ik als leidinggevende ook uren presteer binnen het project? 

Als je als leidinggevende zelf uren presteert, neem je binnen het project de rol van 'projectmedewerker' op. De promotor moet een andere leidinggevende aan je toekennen. Dit hoeft geen leidinggevende uit je organisatie te zijn. Dat mag in de tijdsregistratie-applicatie ook een collega met de rol 'leidinggevende' zijn. Het vierogenprincipe vereist namelijk dat de leidinggevende en de projectmedewerker twee verschillende personen zijn.

Tijdsregistratie of uurregistratie

Mijn projectmedewerkers zijn doelgroepmedewerkers. Kan er iemand in hun plaats tijd registreren?

Neen, dat is niet mogelijk. Als jouw projectmedewerkers bestaan uit doelgroepmedewerkers, dan moeten zij hun tijd registeren uit hun eigen naam. Een derde partij kan deze taak niet op zich nemen en mag ook de identiteitsgegevens van de doelgroepmedewerkers niet gebruiken. De tijdsregistraties zullen dus – eventueel onder begeleiding – moeten worden uitgevoerd door de doelgroepmedewerkers zelf.

Moet ik de uren in realtime registeren of kan ik ze achteraf ingeven in de tijdsregistratie-applicatie?

Je hoeft als projectmedewerker de uren niet meteen te registreren; dit kan ook achteraf. We raden je aan om dit frequent op te volgen.

Wat is de deadline om uren te registreren?

Alle registraties moeten ingediend zijn vooraleer de rapportering moet worden ingediend (voor de periode waarbinnen de registratie valt).

Hoeveel uren kan mijn tijdsregistratie maximaal bedragen?

Je kan als projectmedewerker tijdsregistraties inbrengen tot zes aaneensluitende uren. Vanaf je meer dan zes aaneensluitende uren wil ingeven, moet er verplicht een middagpauze van dertig minuten worden toegevoegd.

Hoeveel registraties kan ik per dag ingeven?

Er staan geen limieten op het aantal registraties dat je per dag kan ingeven.

Kan ik een tussentijdse samenvatting zien van het aantal geregistreerde uren tot dan toe?

Je kan met de rol promotor een overzicht van de registraties en de preview-rapporttabel opvragen via 'Open preview rapporten' in de tijdsregistratie-applicatie.

Mijn tijdsregistratie is geweigerd. Hoe komt dat?

Een tijdsregistratie kan geweigerd worden omwille van verschillende redenen, zoals bijvoorbeeld niet-subsidieerbare activiteiten. Welke activiteit gesubsidieerd kan worden en welke niet staat vermeld in de oproepfiche van het project.

Krijg ik een foutmelding als een projectmedewerker meer dan zes aaneengesloten uren probeert te registeren?

Ja. Als je zes of meer aaneengesloten uren probeert te registreren, zal je een foutmelding te zien krijgen. Vanaf zes of meer aaneengesloten uren moet er namelijk verplicht een pauze van 30 minuten voorzien.

Moet ik als leidinggevende of promotor registraties afzonderlijk of in bulk goedkeuren?

Beide opties zijn mogelijk. Je kan de tijdsregistraties afzonderlijk of in bulk goedkeuren. 

Wat betekent de status van mijn individuele prestatie?

Individuele prestaties kunnen in de tijdsregistratie-applicatie verschillende statussen hebben:

  • Bewaard: de prestaties zijn ingebracht door de projectmedewerker maar nog niet bevestigd (dus nog niet doorgegeven aan de leidinggevende). Je kan prestaties opnieuw bewaren, verwijderen of indienen. Dit is een status zichtbaar voor de projectmedewerker.
  • Gepland: een status zichtbaar voor de promotor met dezelfde betekenis als 'bewaard'.
  • Ingediend bij de leidinggevende: de prestaties zijn bevestigd door de projectmedewerker. De leidinggevende moet de prestaties nog goedkeuren.
  • Ingediend bij partner:de prestaties zijn bevestigd door de leidinggevende en ingegeven bij de partnerorganisaties zijn bevestigd. De promotor van de partnerorganisatie moet de prestaties nog goedkeuren.
  • Ingediend bij promotor: de prestaties zijn ingegeven bij de projectmedewerker en goedgekeurd door de leidinggevende. De promotor moet deze prestaties nog goedkeuren.
  • Ingediend bij ESF: de prestaties zijn goedgekeurd door de promotor van de promotororganisatie. Dit is de finale status.
  • Heropend: de promotor heeft de prestaties heropend. De projectmedewerker moet de prestaties opnieuw indienen.
  • Geweigerd: de prestaties zijn geweigerd door de leidinggevende of de promotor. De projectmedewerker kan de prestaties wijzigen en indienen of verwijderen. De promotor kan de prestaties ook verwijderen.

Toewijzingen

Kan ik gebruik maken van een toewijzing?

Niet alle oproepen laten je toe om te werken met een toewijzing. Lees eerst de oproepfiche na. Je kan dit ook checken in de ESF-applicatie (tabblad ‘Algemene Gegevens’ van de oproep -> ‘Oproepspecificaties’). Als je een toewijzing registreert binnen een oproep wanneer dat niet is toegelaten, zal de toewijzing niet zichtbaar zijn in de detailrapporten en de rapporttabel die je ontvangt.

Hoe bereken ik het toewijzingspercentage?

Het toewijzingspercentage is het percentage arbeidstijd dat de projectmedewerker aan het project zal besteden. Dat kan maximaal 100% bedragen (= als de projectmedewerker al z’n beschikbare tijd aan het project besteedt).

Bijvoorbeeld: Ana werkt voltijds (= 38 uur/week) voor organisatie A. Ze zal een derde van haar arbeidstijd worden ingezet op project B (= 12,3 uur/week). De toewijzing voor Ana bedraagt 33% (= een derde van haar arbeidstijd).

Werkt jouw projectmedewerker deeltijds? Je vindt hieronder een tabel om de arbeidstijd om te zetten in een toewijzingspercentage. Het kan helpen om na te gaan hoeveel dagdelen jouw projectmedewerker per week werkt aan het project.

Het is niet de bedoeling dat je een specifiek dagdeel toewijst en de projectmedewerker zich aan dat specifieke moment moet houden; je kan zelf kiezen op welke momenten je de tijd aan het project spendeert. Een duidelijk toewijzingspercentage stelt de projectmedewerker en leidinggevende in staat om te monitoren.

Let op: in sommige oproepfiches staat een minimaal toewijzingspercentage vermeld. Indien jouw projectmedewerker minder tijd aan het project besteedt dan de opgegeven minimale toewijzing, dan kan je geen gebruik maken van ‘toewijzing’, maar moet jouw projectmedewerker individuele prestaties registreren.

 

Voltijdse tewerkstelling

Halftijdse tewerkstelling

4/5e tewerkstelling

Volledige arbeidstijd aan het project

100%

50%

(2,5 dagen per week)

80%

(4 dagen per week)

De helft van de arbeidstijd aan het project

50%

25%

(1,25 dagen per week)

40%

(2 dagen per week)

1 dag per week

20%

20%

20%

1 dagdeel per week of 1 dag per 14 dagen

10%

10%

10%

1 dagdeel per 14 dagen

5%

5%

5%

Als ik voor een toewijzing kies, moet ik dan nog individuele prestaties registreren?

Neen. Je kiest binnen één project ofwel voor een toewijzing, ofwel voor de registratie van individuele prestaties. Wanneer de periode van toewijzing is afgelopen, kan je eventueel overschakelen op individuele prestaties (en vice versa).

Het is wel mogelijk om als projectmedewerker in project A te werken met toewijzing en in project B met individuele prestaties, zolang de duurtijd van deze prestaties niet overlapt. Een projectmedewerker kan ook niet voor meer dan 100% toegewezen worden aan een of meerdere projecten.

Kan ik als projectmedewerker met verschillende toewijzingen zitten op één project?

Ja, dat kan. Als projectmedewerker kan je meerdere toewijzingen in één project hebben, zolang de toewijzingsperiode niet overlapt. Het is goed mogelijk dat je in de eerste fase van het project intensiever wordt ingezet dan in een latere fase, wat impact heeft op het toewijzingspercentage.

Moet ik een addendum toevoegen aan de arbeidsovereenkomst als ik met een toewijzing werk?

Wanneer er een toewijzing in de TR-applicatie is ingegeven, heb je geen addendum nodig aan de arbeidsovereenkomst.

Moet een projectmedewerker ook zijn toewijzing registreren?

Nee, een toewijzing wordt klaargezet door de promotorDe projectmedewerker kan de aangemaakte toewijzing bevestigen (of wijzigen en dan terug voor bevestiging doorsturen naar de promotor.) Dit tot het moment dat het rapport ingediend werd in de ESF-applicatie. Daarna is het enkel nog mogelijk om de toewijzing aan het passen met goedkeuring door de projectbeheerder. Hij zal het rapport laten herwerken.

Wat is de deadline voor het inbrengen van een toewijzing?

Een toewijzing moet door beide partijen bevestigd zijn tegen het einde van de desbetreffende rapporteringsperiode. Nadat het rapport ingediend werd in de ESF-applicatie is het enkel nog mogelijk om de toewijzing aan te passen met goedkeuring door de projectbeheerder. Hij zal het rapport laten herwerken.

Kan ik een tussentijdse samenvatting zien van het aantal geregistreerde toewijzingen tot dan toe?

Je kan met de rol promotor een overzicht krijgen van de registraties en de preview-rapporttabel via 'Open preview rapporten' in de tijdsregistratie-applicatie.

Wat betekent de status van mijn toewijzing?

Toewijzignen kunnen in de tijdsregistratie-applicatie verschillende statussen hebben:

  • Ingediend bij de projectmedewerker: de toewijzing is ingebracht door de promotor, maar nog niet goedgekeurd door de projectmedewerker. Deze status is zichtbaar voor promotor.
  • Goed te keuren: de toewijzing is ingebracht door de promotor, maar nog niet goedgekeurd door projectmedewerker. Deze status is zichtbaar voor projectmedewerker.
  • Ingediend bij partner: de toewijzing is bevestigd door de projectmedewerker en ingegeven bij de partnerorganisaties. De promotor van de partnerorganisatie moet de toewijzing nog goedkeuren.
  • Ingediend bij promotor: de toewijzing is ingediend bij de promotor (van de promotororganisatie), na goedkeuring door de projectmedewerker.
  • Ingediend bij ESF: de toewijzing is goedgekeurd door de promotor (van de promotororganisatie) Dit is de finale status.
  • Geweigerd: de toewijzing is geweigerd door de promotor. Deze status is zichtbaar zowel voor promotor als voor de projectmedewerker. De projectmedewerker moet de toewijzing aanpassen en indienen bij promotor ter goedkeuring, zodat de promotor de toewijzing nog kan goedkeuren en indienen bij ESF.
  • Gearchiveerd: de toewijzing werd gearchiveerd door de promotor.
  • Gepland: is een status zichtbaar voor de promotor en heeft dezelfde betekenis als 'bewaard'.

Wat gebeurt er met de toewijzing bij ziekte of verlof?

Bij ziekte en verloven moet je de toewijzing voor deze periode ingeven zolang de projectmedewerker betaald wordt door de organisatie. De ingebrachte toewijzing moet je aanpassen wanneer de medewerker niet voor de volledige periode betaald wordt door het bedrijf.

De toewijzing kan je aanpassen of archiveren (status ingediend bij ESF), waarna je een correcte toewijzing kan aanmaken of goedkeuren.

Wat als mijn projectmedewerker met toewijzing met verlof is?

Wanneer je gebruik maakt van een toewijzing is dit met de verlofperiode inbegrepen. Je geeft de toewijzing in voor de volledige periode.

Als je kiest voor een uurregistratie in de tijdsregistratie-applicatie, dan gaat het enkel om de effectief gepresteerde uren op het project.

Hoe werk ik met een toewijzing buiten gewaarborgd loon?

Als iemand buiten gewaarborgd loon valt voor een bepaalde periode, moet de toewijzing worden opgesplitst (de periodes buiten gewaarborgd loon moeten eruit).

Hoe keur ik een toewijzing goed?

Toewijzing goedkeuren als projectmedewerker

Selecteer het projectnummer in het overzicht. Bij 'toewijzingen' zie je 'status goed te keuren'. Klik op de pijl rechts. Je krijgt een detailscherm te zien waar je de toewijzing kan goedkeuren of wijzigen. 

Toewijzing goedkeuren als promotor

Ga naar 'toewijzing' (en niet naar 'overzicht'). Kies voor promotor of partner, afhankelijk of je organisatie promotor of partner is in dit project. Selecteer een of alle toewijzingen en klik op 'goedkeuren' (of 'weigeren').

De toewijzing is niet zichtbaar. Wat kan ik doen?

Ben je partnerorganisatie in dit project? Klik dan op 'partner' om de te behandelen toewijzingen te zien en goed te keuren.

Let op volgende zaken bij de toewijzing:

Toewijzing toevoegen

  • % mag niet groter dan 100% zijn.
  • Datum mag niet buiten de projectdata vallen.
  • % mag op geen enkele dag binnen de toewijzing groter zijn dan 100%.
  • Als er binnen de periode van de toewijzing al prestaties zijn voor die persoon op het project zal je een foutmelding krijgen.

Wat betekent de status van een toewijzing?

  • Gepland: is ingebracht door de promotor maar nog niet goedgekeurd door de projectmedewerker  
  • Ingediend bij partner: toewijzing ingegeven bij de partner, die goedgekeurd is door de projectmedewerker  
  • Ingediend bij promotor: toewijzing ingegeven bij de promotor, die goedgekeurd is door de projectmedewerker  
  • Ingediend bij ESF: toewijzing is goedgekeurd door de promotor van de promotororganisatie  

Loongegevens

Intern personeel met arbeidsovereenkomst

In dit geval gaat het om medewerkers met een arbeidsovereenkomst. Het geldende brutomaandloon is het brutomaandloon van de maand januari van het huidige kalenderjaar. 

Was de medewerker nog niet aan de slag? Dan vul je het brutomaandloon van de eerste volledige maand tewerkstelling in. 

Het brutomaandloon dat je moet ingeven, is een equivalent van voltijdse tewerkstelling. Als jouw medewerker deeltijds werkt, dan moet je het deeltijdse brutomaandloon omzetten naar een voltijds equivalent. 'Voltijds' is volgens de normen van jouw organisatie (38u, 40u,...). 

Enkel het brutomaandloon telt, zonder toevoeging van voordelen zoals maaltijdcheques, bedrijfswagens, vergoeding laptop/gsm, haard- en standplaatsvergoeding, toeslagen, bonussen... 

Voor arbeiders moet je het brutomaandloon zelf berekenen aan de hand van het uurloon. Gebruik daarvoor de volgende formule:

Brutoloon = uurloon x 7,6 x 21,5

Laad als bewijs een loonfiche op in het ESF-archief. 

De berekening van het standaarduurtarief (SUT) en de totale kost gebeurt automatisch in het sjabloon ‘detaillering kosten en financiering’ dat je op moment van rapportering wordt bezorgd. Hiertoe gebruiken we dit brutomaandloon en de geregistreerde prestaties.

Voor vrijwilligers en stagiairs kan geen loon/onkost worden vergoed.

Statutair of statutair vervangen door contractueel

Statutaire personeelsleden moeten vervangen zijn door een contractueel personeelslid om kosten te laten subsidiëren met Europa WSE- of VCF-middelen. In dat geval geldt het brutoloon van de vervanger als basis voor de berekening van de projectkosten.

Indien ze niet vervangen worden, kunnen ze wel ingezet worden als projectmedewerkers in het project maar geldt hun loonkost als 'andere publieke cofinanciering'.

In dit geval moet je in de archiefruimte het vervangcontract als bewijslast opladen. Vermeld zeker welke persoon wordt vervangen voor deze opdracht en de loonfiche van de vervanger.

De berekening van het standaarduurtarief (SUT) en de totale kost gebeurt automatisch in het sjabloon ‘detaillering kosten en financiering’ dat je op moment van rapportering wordt bezorgd. Hiertoe gebruiken we dit brutomaandloon en de geregistreerde prestaties.

Managementvennootschap

In dit geval gaat het om managementvennootschappen die voor de organisatie werken en door middel van een overeenkomst verbonden zijn met de promotor of een partnerorganisatie. Zij nemen de beslissingen en dragen de verantwoordelijkheid voor de organisatie (in tegenstelling tot consultants die een advies leveren voor de organisatie, maar geen beslissingen nemen).

Voor deze categorie zet je het brutoloon op 0 euro.

Ter onderbouwing van dit bruto maandloon vragen we je het bewijs van oprichting van de managementvennootschap en de overeenkomst tussen deze en de promotor of partnerorganisatie waarop je je baseert, op te laden in het ESF-archief.

Deze overeenkomst moet al van kracht zijn voor de start van het project.

De berekening van de totale kost gebeurt automatisch in het sjabloon ‘detaillering kosten en financiering’ dat je op moment van rapportering wordt bezorgd. Hiertoe gebruiken we het vastgelegde standaarduurtarief bij managementvennootschap en de geregistreerde prestaties.

Zelfstandige

In dit geval gaat het om mensen die eindverantwoordelijkheid hebben bij de promotor- of partnerorganisatie (leden managementteam/directiecomité), niet vanuit een arbeidsovereenkomst of een managementvennootschap, maar op zelfstandige basis.

De jaarkost wordt berekend op basis van de RSVZ-bijdrage van het eerste kwartaal van het kalenderjaar. Op basis van de tabellen van de Nationale Hulpkas kan je kijken welk jaarinkomen hiermee overeenstemt. Het is dit bedrag dat je ingeeft als brutoloon.

Bijvoorbeeld: De zelfstandige (in hoofdberoep) heeft een kwartaalbijdrage van 800 euro. Volgens de barema’s van sociale kwartaalbijdragen 2019 komt dit overeen met een jaarinkomen van 15.000 euro (dichtstbijzijnde kwartaalbijdrage is 801,42 euro). Het exacte jaarinkomen is dan (15.000/801,42) x 800 of 14.973,42 euro.

Ter onderbouwing van dit jaarinkomen lever je het bewijs van storting van de kwartaalbijdragen van het eerste kwartaal van het kalenderjaar van de zelfstandige aan de RSVZ in het ESF-archief. Aanvullen laad je ook de overeenkomst tussen de zelfstandige en de promotor- of partnerorganisatie op waaruit de eindverantwoordelijkheid van deze persoon blijkt.

De berekening van het standaarduurtarief (SUT) en de totale kost gebeurt automatisch in het sjabloon ‘detaillering kosten en financiering’ dat je op moment van rapportering wordt bezorgd. Hiertoe gebruiken we dit jaarinkomen en de geregistreerde prestaties.

 

Wat vul ik in bij brutomaandloon en type overeenkomst?

Het brutoloon is het loon van de maand januari (voorafgaand aan de indiening van het project). Tijdens de projectperiode kan het brutoloon geactualiseerd worden bij de start van een nieuw kalenderjaar. Wanneer een projectmedewerker later start in het project, geldt het bruto maandloon van de eerste volledige maand van tewerkstelling als basis.

Naast het invullen van het brutoloon moet ook de loonfiche opgeladen worden in het ESF-archief. Wanneer het brutoloon geactualiseerd wordt in de tijdsregistratie-applicatie, dan is een upload van een nieuwe loonfiche in het ESF-archief nodig. 

(Enkel de promotororganisatie heeft toegang tot het ESF-archief. De partnerorganisatie zal de loonfiches daarom moeten bezorgen aan de promotororganisatie.)

 
Brutomaandloon 
Wanneer er een projectmedewerker wordt toegevoegd, worden er automatisch kalenderjaren aangemaakt waarover de projectperiode loopt. Op het scherm worden volgende elementen getoond: 

Vul voor de projectmedewerker die je wil toevoegen ook zijn brutomaandloon en type overeenkomst in per kalenderjaar van het project. Per kalenderjaar: 

  • bruto maandloon 
  • type overeenkomst:  
  • managementvennootschap 
  • zelfstandige 
  • statutair
  • statutair vervangen door contractueel
  • contractueel 
  • toelichting 

Onder het item infoveld (zie verder) geef je informatie over het bruto maandloon en type overeenkomst. 

Het veld Toelichting wordt aangevuld met de informatie die van belang is om het gehanteerde bedrag bruto maandloon toe te lichten en het type overeenkomst te onderbouwen. 

Voor alle personeelsleden in het project (ongeacht wanneer ze starten met prestaties in het project) verschijnen de kalenderjaren van de looptijd van het project. Als ze nog niet actief waren in het project wordt daar 0 euro ingevuld. 

Infoveld bij bruto maandloon en type overeenkomst

Geef info over de verscheidene types van overeenkomst en het loon dat gehanteerd wordt voor de opbouw van de projectkosten. 

Sommige oproepen beschrijven een mogelijkheid tot actualisatie van het bruto maandloon (intern personeel) of jaarinkomen (zelfstandige) bij de start van een nieuw kalenderjaar. Als dat zo is, mag je dit wijzigen per kalenderjaar. Je gebruikt hiervoor opnieuw de loonfiche van de maand januari maar dan van het nieuwe kalenderjaar. 

Naast het invullen van het brutoloon moet het bewijsstuk (zie verder: loonfiche, oprichting vennootschap + overeenkomst of kwartaalbijdrage) opgeladen worden in het ESF-archief. 

Wanneer het brutoloon geactualiseerd wordt, is een upload van de nieuwe loonfiche in het ESF-archief nodig. 

Enkel de promotororganisatie heeft toegang tot het ESF-archief (alle geregistreerde personen). Een partnerorganisatie heeft zelf geen toegang tot het ESF-archief en zal de bewijsstukken aan de promotororganisatie moeten bezorgen om op te laden in het ESF-archief

Wie kan loongegevens bij de partnerorganisatie invullen?

Enkel de promotor van de partnerorganisatie kan loongegevens van zijn projectmedewerkers invullen. De promotor van de promotororganisatie kan geen loongegevens van projectmedewerkers van partners ingeven (tenzij die persoon de rol 'DWSE-organisatieverantwoordelijke' krijgt bij de partnerorganisatie als externe medewerker).

Uitzonderlijke omstandigheden personeel

Mijn projectmedewerker is langdurig afwezig of uit dienst. Wat moet ik doen?

Wanneer een projectmedewerker langdurig afwezig of uit dienst is, kan je een toewijzing indienen bij Europa WSE zonder dat de projectmedewerker actie moet ondernemen. Je hebt daarvoor de toestemming van Europa WSE nodig en je moet een bewijsstuk  (personeelslid is uit dienst of is langdurig afwezig) opladen in het ESF-archief (in map xx_Bewijsstukken tijdsinzet intern personeel of in map xx_Overige documenten projectuitvoering).

Je kan het bewijsstuk opladen in het ESF-archief, waarna je Europa WSE Support een e-mail stuurt met het document en een printscreen van het opgeladen document. Zodra Europa WSE dat geverifieerd heeft, kan je een toewijzing indienen, zonder goedkeuring van de projectmedewerker.

(Het toewijzingspercentage en de effectieve inhoudelijke geldigheid van dit bijkomend bewijsstuk zelf zal later bij rapportbeoordeling bekeken worden door je rapportbehandelaar. Dit betekent dus geen automatische goedkeuring van deze toewijzing of prestatie.)

Aanpassen of verwijderen van gegevens

Hoe kan ik een ingediende toewijzing verwijderen of archiveren?

Het is mogelijk om als promotor een toewijzing met status 'ingediend bij ESF' te archiveren indien nodig. Om een toewijzing te archiveren, ga je naar 'Overzicht' - zie rechts naast 'toewijzing'. Selecteer 'toewijzing' en zoek op naam projectmedewerker.

De toewijzing wordt getoond. Je kan ze openen door erop te klikken. Het scherm met detailgegevens van de toewijzing wordt getoond.

Onderaan klik je op de knop 'archiveren' en bij de vraag 'weet u het zeker?' klik je op 'ja'. De toewijzing krijgt daardoor de status 'gearchiveerd'.

Je kan daarna een nieuwe toewijzing aanmaken.

Hoe kan ik een tijdsregistratie heropenen die is ingediend?

De persoon met de rol 'promotor' (promotor-organisatie) kan een ingediende tijdsregistratie heropenen. Daarmee wordt de tijdsregistratie terug vrijgegeven aan de projectmedewerker en kan deze worden aangepast.  

Werkwijze voor promotor: Ga naar het tabblad ‘overzicht’. Selecteer 'projectwerking' en zoek op naam van de projectmedewerker. De tijdsregistratie wordt getoond. Je kan deze openen door erop te klikken. Klik op de knop onderaan 'heropenen'. De tijdsregistratie wordt daardoor terug vrijgegeven aan de projectmedewerker.

De projectmedewerker kan de tijdsregistratie nu aanpassen en opnieuw indienen of verwijderen.

Als het rapport waarop de tijdsregistratie betrekking heeft al werd ingediend in de ESF-applicatie, kan je de tijdsregistratie niet meer zelf wijzigen. Neem in dit geval contact op met Europa WSE.

Hoe kan ik een toewijzing aanpassen die nog niet is ingediend?

Als de toewijzing nog niet is ingediend, kan ze nog gewijzigd worden (afhankelijk van de status) door de projectmedewerker (voor hij goedkeurt) of door de promotor van de partner- of promotororganisatie.

Kan een promotor een geweigerde toewijzing archiveren?

Een geweigerde toewijzing kan niet gearchiveerd worden. De promotor kan de toewijzing wel verwijderen, of de projectmedewerker kan de toewijzing aanpassen en de wijziging opnieuw indienen. We houden rekening met de geweigerde toewijzing bij de 100%-controle. 

Kan ik het loon of type overeenkomst van een projectmedewerker wijzigen?

Ja, je kan het type overeenkomst wijzigen als je de rol 'promotor' hebt. Met de rol 'promotor' ga je naar het project, selecteer de de projectmedewerker en klik je op de naam. Je krijgt vervolgens een scherm te zien waar je loongegevens en type overeenkomst kan invullen of wijzigen. Klik op 'bewaar' om de wijzigingen op te slaan.

Hoe wijzig ik de leidinggevende?

Ga naar het project. Klik op het project en op de projectmedewerker. Je krijgt een scherm te zien met de projectmedewerker en de leidinggevende van die persoon. Verwijder de leidinggevende en voeg een nieuwe toe.