Hulp bij gebruik van de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel

Je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel om de geleverde prestaties (in uren of als toewijzing) van interne personeelsleden te registreren. Je werkt niet samen met partnerorganisaties. Daarvoor moet je de volgende stappen doorlopen:

Stap 1 = De lokale beheerder registreert de gebruikersrechten in Gebruikersbeheer Vlaanderen

• De lokale beheerder van jouw organisatie registreert de gebruikersrechten in Gebruikersbeheer Vlaanderen.
• Met de correcte gebruikersrechten kan een persoon een van de volgende rollen opnemen. 
  • Rol ‘Promotor’ = gebruikersrecht ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke’
  • Rol ‘Leidinggevende’ = gebruikersrecht ‘DWSE-projectverantwoordelijke’
  • Rol ‘Medewerker’ = gebruikersrecht ‘DWSE-projectmedewerker’

Stap 2 = De promotor voeg medewerkers toe in de tijdsregistratie-applicatie

• De rol ‘promotor’ (= DWSE-organisatieverantwoordelijke) heeft rechtstreeks toegang tot de tijdsregistratie-applicatie. Hij voegt de rollen ‘medewerkers’ en ‘leidinggevenden’ toe, zodat deze medewerkers kunnen inloggen.
• De leidinggevende en medewerker zijn verschillende personen.
• Wordt er met een toewijzing gewerkt in plaats van individuele prestaties? Dan voegt de promotor deze informatie toe bij het registreren van de projectmedewerker in de tijdsregistratie-applicatie.

Stap 3 = De projectmedewerker voegt prestaties toe in de tijdsregistratie-applicatie

• Heeft de promotor een toewijzing aangemaakt voor de projectmedewerker? Dan moet de projectmedewerker geen individuele uren toevoegen, maar de toewijzing goedkeuren.
• De projectmedewerker kan de individuele prestaties bewaren (om later te bewerken) of indienen bij de leidinggevende ter goedkeuring.

Stap 4 = De leidinggevende keurt de prestaties goed/af

• De leidinggevende kijkt de prestaties van de projectmedewerker na.
• De leidinggevende keurt de prestaties goed of weigert ze.
• Wanneer er met toewijzing wordt gewerkt, moet de leidinggevende geen actie ondernemen.

Stap 5 = De promotor dient de prestaties in (status 'ingediend bij ESF')

• De promotor kijkt de goedgekeurde prestaties na.
• Is alles in orde? Dan dient de promotor de prestaties in bij ESF.

Hoe werk ik met de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel met partnerorganisatie?

Je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel om de geleverde prestaties (in uren of als toewijzing) van interne personeelsleden te registreren. Je werkt daarvoor samen met een partnerorganisatie. Deze partnerorganisatie werd toegevoegd aan je project in de ESF-applicatie.

Stap 1 = De lokale beheerders van de hoofd- en de partnerorganisatie registreren de gebruikersrechten in Gebruikersbeheer Vlaanderen

• De lokale beheerders van uw (hoofd)organisatie en de partnerorganisatie registreren de gebruikersrechten in Gebruikersbeheer Vlaanderen.
• Met de correcte gebruikersrechten kan een persoon een van de volgende rollen opnemen:
  • Rol ‘Promotor’ = gebruikersrecht ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke’
  • Rol ‘Leidinggevende’ = gebruikersrecht ‘DWSE-projectverantwoordelijke’
  • Rol ‘Medewerker’ = gebruikersrecht ‘DWSE-projectmedewerker’

Stap 2 = De promotoren van de hoofd- en partnerorganisatie voegen medewerkers toe in de tijdsregistratie-applicatie

• De rollen ‘promotor’ (= DWSE-organisatieverantwoordelijke) van de hoofd- en partnerorganisatie hebben rechtstreeks toegang tot de tijdsregistratie-applicatie. Zij voegen de rollen ‘medewerkers’ en ‘leidinggevenden’ voor hun eigen organisatie toe, zodat deze medewerkers kunnen inloggen.
• De leidinggevende en medewerker zijn verschillende personen.
• Wordt er met een toewijzing gewerkt in plaats van individuele prestaties? Dan voegen de promotoren deze informatie toe bij het registreren van de projectmedewerkers in de tijdsregistratie-applicatie.

Stap 3 = De projectmedewerkers voegen prestaties toe in de tijdsregistratie-applicatie

• Heeft de promotor een toewijzing aangemaakt voor de projectmedewerker? Dan moet de projectmedewerker geen individuele uren toevoegen, maar de toewijzing goedkeuren.
• De projectmedewerker kan de individuele prestaties bewaren (om later te bewerken) of indienen bij de leidinggevende ter goedkeuring.

Stap 4 = De leidinggevende keurt de prestaties goed/af

• De leidinggevende kijkt de prestaties van de projectmedewerker na.
• De leidinggevende keurt de prestaties goed of weigert ze.
• Wanneer er met toewijzing wordt gewerkt, moet de leidinggevende geen actie ondernemen.

Stap 5 = De promotor van de partnerorganisatie kijkt de goedgekeurde prestaties van de eigen organisatie na.

• De promoter van de partnerorganisatie kan enkel de goedgekeurde prestaties van zijn eigen organisatie zien.
• Is alles in orde? Dan dient de promotor de prestaties in bij de promotor van de promotororganisatie.

Stap 6 = De promotor van de promotororganisatie dient de prestaties in (status 'ingediend bij ESF')

• De promotor van de promotororganisatie kijkt de goedgekeurde prestaties van zijn eigen organisatie en van de partnerorganisatie na.
• Is alles in orde? Dan dient de promotor de prestaties in bij ESF.

De tijdsregistratie-applicatie werkt volgens het vierogenprincipe. Dat houdt in dat je prestaties sowieso door iemand anders dan jezelf moeten worden goedgekeurd/geweigerd. Om dit mogelijk te maken ga je best samen met de promotororganisatie na of iemand kan optreden als jouw leidinggevende (goedkeuren tijdregistraties) of promotor (goedkeuren toewijzing). Deze persoon zal het recht moeten krijgen in het Gebruikersbeheer Vlaanderen bij de eenmanszaak, dat kan als type externe medewerker.

Deze werkwijze is enkel mogelijk als de éénmanszaak optreedt als partnerorganisatie

Je kan alleen de partnerorganisatie zien die gelinkt is aan het Europa WSE-project in de ESF-applicatie. Als de partnerorganisatie niet gelinkt is aan je project, zal je de partnerorganisatie niet zien.

Wil je je partnerorganisatie zichtbaar maken in de tijdsregistratie-applicatie?
De partnerorganisatie moet geregistreerd zijn in de ESF-applicatie. Daarna kan je de partnerorganisatie toevoegen aan het Europa WSE-project in de ESF-applicatie. Ga daarvoor naar de tab 'projectorganisatie' en voeg de partnerorganisatie toe. Door te zoeken op een deel van de naam, met ** ervoor en ** erna, kan je de partner het gemakkelijkst vinden. bv. **Europa**

De partnerorganisatie zal – na de wekelijkse update op vrijdag door Europa WSE – zichtbaar worden in de tijdsregistratie-applicatie.

Wanneer de partnerorganisatie het Europa WSE-project niet kan zien, dan is de partnerorganisatie niet correct gekoppeld aan het project in de ESF-applicatie (zie tab 'projectorganisatie' in de ESF-applicatie).

Het vierogenprincipe houdt in dat er telkens twee paar ogen moeten meekijken naar de tijdsregistraties die door de projectmedewerker worden aangemaakt. Een andere persoon dan de projectmedewerker moet de aangemaakte tijdsregistratie dus nakijken en goed- of afkeuren. Het tweede paar ogen is doorgaans iemand van dezelfde organisatie. Uitgezonderd bij een éénmanszaak als partnerorganisatie.

Je beschrijft zo duidelijk mogelijk de activiteit of de taak die het personeelslid zal opnemen in het project. Vermijd te vage termen. In geval van twijfel kan je altijd even afstemmen hierover met jouw projectbeheerder. 

Als projectmedewerker kies je bij het aanmelden voor jouw organisatie, en niet voor je eigen naam. Je kan je namelijk niet aanmelden als natuurlijk persoon, want burgers hebben geen toegang tot de tijdsregistratie-applicatie. Als projectmedewerker kan je enkel het project zien wanneer de persoon met de rol 'promotor' je als projectmedewerker heeft toegevoegd aan het project. 

Zie je het project niet wanneer je aanmeldt met de rol projectmedewerker? Neem dan contact op met de persoon met de rol promotor van je (partner)organisatie om je toe te voegen aan het project.

Kan je niet aanmelden met de rol projectmedewerker? Neem dan contact op met de lokale beheerder, of wettelijk vertegenwoordiger van je (partner)organisatie om het recht 'DWSE projectmedewerker voor de maatregel Platos tijdsregistratie' toe te kennen.

Met de rol 'promotor' selecteer je het project en daarna de projectmedewerker. Je ziet het scherm 'projectmedewerker aanpassen'. Via het pijltje naast de projectmedewerker kom je op het scherm waar je de organisatie kan aanpassen. Selecteer de organisatie waarvoor de projectmedewerker werkt. Standaard zal daar de promotororganisatie getoond worden. In het drop-downveld staan alle (partner)organisaties die in de tijdsregistratie-applicatie toegevoegd werden in het project. Bevestig onderaan via de knop 'bewaar'.

Een partnerorganisatie kan met de rol promotor voor zijn projectmedewerkers de organisatie aanpassen. Als promotor van de promotororganisatie neem je voor aanpassingen aan de projectmedewerkers die toegevoegd werden onder de partnerorganisatie contact op met de promotor van de betreffende partnerorganisatie.

Er worden vanuit de TR-applicatie geen meldingen (mailnotificatie) verstuurd.

Je kan als promotororganisatie ervoor kiezen om ook de projectmedewerkers en leidinggevende van de partnerorganisatie te registreren. De lokale beheerder of wettelijke vertegenwoordiger van de promotororganisatie kent de rechten toe en legt een werkrelatie aan met de promotororganisatie (type externe medewerker).

De persoon met de rol promotor van de promotororganisatie voegt de projectmedewerkers met hun leidinggevende toe aan het project. De projectmedewekers registreren hun tijd of keuren hun toewijzing goed, en kiezen bij het aanmelden voor de promotororganisatie. 

Wanneer je als promotor het project niet ziet, kan je het volgende nakijken:

• Heeft de lokale beheerder van de organisatie het recht DWSE organisatieverantwoordelijke (voor de maatregel Platos tijdsregistratie) toegekend? Neem contact op met je lokale beheerder of wettelijke vertegenwoordiger om jouw recht en maatregel na te kijken in het Gebruikersbeheer Vlaanderen.
• Bij aanmelden in de tijdsregistratie applicatie, klik je op de naam van de organisatie, niet op je eigen naam als natuurlijk persoon. Controleer of het ondernemingsnummer/vestigingsnummer van je organisatie overeenkomt met de organisatie waarvoor het recht werd toegekend.
• Is het recht toegekend voor PLTTIJD? Dit zie je door bovenaan op jouw naam te klikken. Indien er geen PLTTIJD staat is dit niet toegevoegd voor tijdsregistratie. Neem contact op met je lokale beheerder of wettelijke vertegenwoordiger om jouw recht en maatregel (het recht DWSE organisatieverantwoordelijke - voor de maatregel Platos tijdsregistratie) na te kijken in het Gebruikersbeheer Vlaanderen.

Wanneer aan bovenstaande voldaan is, maar je ziet project niet in de tijdsregistratie-applicatie, neem dan contact op met Europa WSE  , om na te gaan of het project correct werd opgeladen in de tijdsregistratie-applicatie.

De lokale beheerder van jouw organisatie kent alle gebruikersrechten toe in Gebruikersbeheer Vlaanderen. Elk gebruikersrecht in Gebruikersbeheer Vlaanderen komt overeen met een rol in de tijdsregistratie-applicatie. Let op: de benamingen van de gebruikersrechten en de rollen verschillen van elkaar. 

Zodra dat in orde is, kan de persoon met de rol ‘promotor’ (van zowel de promotor- als de partnerorganisatie als er sprake is van een samenwerking) aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie en de projectmedewerkers met hun leidinggevende toevoegen aan het project.

In het Gebruikersbeheer Vlaanderen kan de wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder gebruikersrechten toekennen aan mensen op basis van hun BIS-nummer of CSAM-identificatienummer (in plaats van het rijksregisternummer).

Als je geen eID of elektronische vreemdelingenkaart hebt, heb je een digitale sleutel nodig. Om deze sleutel te activeren, moet je je eerst registreren bij een lokaal registratiekantoor (na afspraak). Je vindt meer info op deze pagina van de Vlaamse overheid.

Als een partnerorganisatie in een Europa WSE-project gepresteerde uren van personeel wil inbrengen, dan zijn deze drie rollen noodzakelijk.

• Wie verantwoordelijk is voor het project bij de partner, zal in de TR-app de rol van ‘promotor’ krijgen. Die rol is gekoppeld aan het gebruikersrecht ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ bij Gebruikersbeheer Vlaanderen (toe te kennen door de wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder van de partnerorganisatie). Deze promotor zal:
  • Projectmedewerkers en leidinggevenden toevoegen in de TR-app.
  • Individuele prestaties nakijken en goedkeuren of toewijzingen aanmaken.
  • Goedgekeurde prestaties indienen bij de promotor-organisatie (promotororganisatie).

• Wie meewerkt aan het Europa WSE-project bij de partner, zal in de TR-app de rol van ‘projectmedewerker’ krijgen. Die rol is gekoppeld aan het gebruikersrecht ‘DWSE-projectmedewerker voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’’ bij Gebruikersbeheer Vlaanderen (toe te kennen door de wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder van de partnerorganisatie). De projectmedewerkers zullen:
  • De eigen individuele prestaties invoeren en ter goedkeuring indienen bij de leidinggevende, of;
  • De toewijzing goedkeuren (als er niet met individuele prestaties wordt gewerkt) 

• Wie de prestaties moet goedkeuren van projectmedewerkers bij de partner, zal in de TR-app de rol van ‘leidinggevende’ krijgen. Die rol is gekoppeld aan het gebruikersrecht ‘DWSE-projectverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’’ bij Gebruikersbeheer Vlaanderen (toe te kennen door de wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder van de partnerorganisatie). De leidinggevenden zullen:
  • ​​​​​​​​​​​​​​De individueel gepresteerde uren van de aan hen gelinkte projectmedewerkers goedkeuren of weigeren.

Het is mogelijk dat je deze drie rollen tegelijk opneemt voor jouw organisatie. Een persoon kan promotor, projectmedewerker en leidinggevende voor een andere projectmedewerker zijn in eenzelfde project. 

Wat niet kan, is een persoon die zijn eigen tijd registreert en goedkeurt. Dit komt door het vierogenprincipe dat moet worden nageleefd: bij elke tijdsregistratie of toewijzing in een project moeten telkens ‘vier ogen’ (= twee verschillende mensen) de info nakijken en goedkeuren/afwijzen.

Ja, er kunnen meerdere mensen de rol van ‘promotor’ opnemen in één project of binnen uw organisatie. De wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder van jouw organisatie moet daarvoor het gebruikersrecht ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ toekennen aan verschillende personen in Gebruikersbeheer Vlaanderen.

Enkel de promotor van de promotororganisatie kan de tijdsregistraties indienen (met status 'ingediend bij ESF'). De promotor van de partnerorganisatie kan enkel tijdsregistraties van zijn eigen projectmedewerkers goedkeuren en indienen bij de promotor van de promotororganisatie, maar niet rechtstreeks bij ESF.

Als promotor van de promotororganisatie heb je het laatste woord over alle tijdsregistraties, van zowel jouw eigen (promotor)organisatie als de partnerorganisatie. Je kan registraties ter correctie terugsturen naar je partner.

Als er personeel van de partnerorganisatie meewerkt aan het project, dan zijn zij projectmedewerkers van de partnerorganisatie. De promotor van de partnerorganisatie zal hen toevoegen als 'projectmedewerker' (gebruikersrecht DWSE-projectmedewerker voor de maatregel 'Platos-tijdsregistratie') in de tijdsregistratie-applicatie. Deze projectmedewerkers kunnen vervolgens hun tijd registreren of hun toewijzing goedkeuren.

Als je de rol van promotor en projectmedewerker opneemt, dan moet je jezelf toevoegen aan het project als projectmedewerker. De leidinggevende moet sowieso een ander persoon zijn dan de projectmedewerker, dus het vierogenprincipe blijft gewaarborgd.

Dit is enkel mogelijk bij de registratie van individuele prestaties; bij toewijzingen moet de projectmedewerker en de promotor verschillende personen zijn.

Als je als leidinggevende zelf uren presteert, neem je binnen het project de rol van 'projectmedewerker' op. De promotor moet een andere leidinggevende aan je toekennen. Dit hoeft geen leidinggevende uit je organisatie te zijn. Dat mag in de tijdsregistratie-applicatie ook een collega met de rol 'leidinggevende' zijn. Het vierogenprincipe vereist namelijk dat de leidinggevende en de projectmedewerker twee verschillende personen zijn.

Promotor = DWSE-organisatieverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’

Projectmedewerker = DWSE-projectmedewerker voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’

Leidinggevende= DWSE-projectverantwoordelijke voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’

Neen, dat is niet mogelijk. Als jouw projectmedewerkers bestaan uit doelgroepmedewerkers, dan moeten zij hun tijd registeren uit hun eigen naam. Een derde partij kan deze taak niet op zich nemen en mag ook de identiteitsgegevens van de doelgroepmedewerkers niet gebruiken. De tijdsregistraties zullen dus – eventueel onder begeleiding – moeten worden uitgevoerd door de doelgroepmedewerkers zelf.

Je hoeft als projectmedewerker de uren niet meteen te registreren; dit kan ook achteraf. We raden je aan om dit frequent op te volgen.

Alle registraties moeten ingediend zijn vooraleer de rapportering moet worden ingediend (voor de periode waarbinnen de registratie valt).

Je kan als projectmedewerker tijdsregistraties inbrengen tot zes aaneensluitende uren. Vanaf je meer dan zes aaneensluitende uren wil ingeven, moet er verplicht een middagpauze van dertig minuten worden toegevoegd.

Er staan geen limieten op het aantal registraties dat je per dag kan ingeven.

Je kan met de rol promotor een overzicht van de registraties en de preview-rapporttabel opvragen via 'Open preview rapporten' in de tijdsregistratie-applicatie. Je kan hier de werkinstructie vinden.

Een tijdsregistratie kan geweigerd worden omwille van verschillende redenen, zoals bijvoorbeeld niet-subsidieerbare activiteiten. Welke activiteit gesubsidieerd kan worden en welke niet staat vermeld in de oproepfiche van het project.

Beide opties zijn mogelijk. Je kan de tijdsregistraties afzonderlijk of in bulk goedkeuren. 

Individuele prestaties kunnen in de tijdsregistratie-applicatie verschillende statussen hebben:

• Bewaard: de prestaties zijn ingebracht door de projectmedewerker maar nog niet bevestigd (dus nog niet doorgegeven aan de leidinggevende). Je kan prestaties opnieuw bewaren, verwijderen of indienen. Dit is een status zichtbaar voor de projectmedewerker.
• Gepland: een status zichtbaar voor de promotor met dezelfde betekenis als 'bewaard'.
• Ingediend bij de leidinggevende: de prestaties zijn bevestigd door de projectmedewerker. De leidinggevende moet de prestaties nog goedkeuren.
• Ingediend bij partner:de prestaties zijn ingegeven door de projectmedewerker bij de partnerorganisaties en goedgekeurd door de leidinggevende. De promotor van de partnerorganisatie moet de prestaties nog goedkeuren. 
• Ingediend bij promotor: de prestaties zijn ingegeven door de projectmedewerker en goedgekeurd door de leidinggevende. De promotor moet deze prestaties nog goedkeuren.
• Ingediend bij ESF: de prestaties zijn goedgekeurd door de promotor van de promotororganisatie. Dit is de finale status.
• Heropend: de promotor heeft de prestaties heropend. De projectmedewerker moet de prestaties opnieuw indienen.
• Geweigerd: de prestaties zijn geweigerd door de leidinggevende of de promotor. De projectmedewerker kan de prestaties wijzigen en indienen of verwijderen. De promotor kan de prestaties ook verwijderen.

Wanneer een projectmedewerker uit dienst is of langdurig afwezig kan je als promotor via de tijdsregistratieapplicatie een volmacht voor registratie aanvragen (opheffen 4-ogen principe). Je kan hier een werkinstructie vinden.

Niet alle oproepen laten je toe om te werken met een toewijzing. Lees eerst de oproepfiche na. Je kan dit ook checken in de ESF-applicatie (tabblad ‘Algemene Gegevens’ van de oproep -> ‘Oproepspecificaties’). Als je een toewijzing registreert binnen een oproep wanneer dat niet is toegelaten, zal de toewijzing niet zichtbaar zijn in de detailrapporten en de rapporttabel die je ontvangt.

Het toewijzingspercentage is het percentage arbeidstijd dat de projectmedewerker aan het project zal besteden. Dat kan maximaal 100% bedragen (= als de projectmedewerker al z’n beschikbare tijd aan het project besteedt).

Bijvoorbeeld: Ana werkt voltijds (= 38 uur/week) voor organisatie A. Ze zal een derde van haar arbeidstijd worden ingezet op project B (= 12,3 uur/week). De toewijzing voor Ana bedraagt 33% (= een derde van haar arbeidstijd).

Werkt jouw projectmedewerker deeltijds? Je vindt hieronder een tabel om de arbeidstijd om te zetten in een toewijzingspercentage. Het kan helpen om na te gaan hoeveel dagdelen jouw projectmedewerker per week werkt aan het project.

Het is niet de bedoeling dat je een specifiek dagdeel toewijst en de projectmedewerker zich aan dat specifieke moment moet houden; je kan zelf kiezen op welke momenten je de tijd aan het project spendeert. Een duidelijk toewijzingspercentage stelt de projectmedewerker en leidinggevende in staat om te monitoren.

Let op: in sommige oproepfiches staat een minimaal toewijzingspercentage vermeld. Indien jouw projectmedewerker minder tijd aan het project besteedt dan de opgegeven minimale toewijzing, dan kan je geen gebruik maken van ‘toewijzing’, maar moet jouw projectmedewerker individuele prestaties registreren.

Neen. Je kiest binnen één project ofwel voor een toewijzing, ofwel voor de registratie van individuele prestaties. Wanneer de periode van toewijzing is afgelopen, kan je eventueel overschakelen op individuele prestaties (en vice versa).

Het is wel mogelijk om als projectmedewerker in project A te werken met toewijzing en in project B met individuele prestaties, zolang de duurtijd van deze prestaties niet overlapt. Een projectmedewerker kan ook niet voor meer dan 100% toegewezen worden aan een of meerdere projecten.

Ja, dat kan. Als projectmedewerker kan je meerdere toewijzingen in één project hebben, zolang de toewijzingsperiode niet overlapt. Het is goed mogelijk dat je in de eerste fase van het project intensiever wordt ingezet dan in een latere fase, wat impact heeft op het toewijzingspercentage.

Wanneer er een toewijzing in de TR-applicatie is ingegeven, heb je geen addendum nodig aan de arbeidsovereenkomst.

Nee, een toewijzing wordt klaargezet door de promotor. De projectmedewerker kan de aangemaakte toewijzing bevestigen (of wijzigen en dan terug voor bevestiging doorsturen naar de promotor.) Dit tot het moment dat het rapport ingediend werd in de ESF-applicatie. Daarna is het enkel nog mogelijk om de toewijzing aan het passen met goedkeuring door de projectbeheerder. Hij zal het rapport laten herwerken.

Een toewijzing moet door beide partijen bevestigd zijn tegen het einde van de desbetreffende rapporteringsperiode. Nadat het rapport ingediend werd in de ESF-applicatie is het enkel nog mogelijk om de toewijzing aan te passen met goedkeuring door de projectbeheerder. Hij zal het rapport laten herwerken.

Je kan met de rol promotor een overzicht krijgen van de registraties en de preview-rapporttabel via 'Open preview rapporten' in de tijdsregistratie-applicatie.

Een toewijzing kan in de tijdsregistratie-applicatie verschillende statussen hebben:
 

• Ingediend bij de projectmedewerker: de toewijzing is ingebracht door de promotor, maar nog niet goedgekeurd door de projectmedewerker. Deze status is zichtbaar voor promotor.
• Goed te keuren: de toewijzing is ingebracht door de promotor, maar nog niet goedgekeurd door projectmedewerker. Deze status is zichtbaar voor projectmedewerker.
• Ingediend bij partner: de toewijzing is bevestigd door de projectmedewerker en ingegeven bij de partnerorganisaties. De promotor van de partnerorganisatie moet de toewijzing nog goedkeuren.
• Ingediend bij promotor: de toewijzing is ingediend bij de promotor (van de promotororganisatie), na goedkeuring door de projectmedewerker.
• Ingediend bij ESF: de toewijzing is goedgekeurd door de promotor (van de promotororganisatie) Dit is de finale status.
• Geweigerd: de toewijzing is geweigerd door de promotor. Deze status is zichtbaar zowel voor promotor als voor de projectmedewerker. De projectmedewerker moet de toewijzing aanpassen en indienen bij promotor ter goedkeuring, zodat de promotor de toewijzing nog kan goedkeuren en indienen bij ESF.
• Gearchiveerd: de toewijzing werd gearchiveerd door de promotor.

Bij ziekte en verloven moet je de toewijzing voor deze periode ingeven zolang de projectmedewerker betaald wordt door de organisatie. De ingebrachte toewijzing moet je aanpassen wanneer de medewerker niet voor de volledige periode betaald wordt door het bedrijf.

De toewijzing kan je aanpassen of archiveren (status ingediend bij ESF), waarna je een correcte toewijzing kan aanmaken of goedkeuren.

Wanneer je gebruik maakt van een toewijzing is dit met de verlofperiode inbegrepen. Je geeft de toewijzing in voor de volledige periode.

Als je kiest voor een uurregistratie in de tijdsregistratie-applicatie, dan gaat het enkel om de effectief gepresteerde uren op het project.

Als iemand buiten gewaarborgd loon valt voor een bepaalde periode, moet de toewijzing worden opgesplitst (de periodes buiten gewaarborgd loon moeten eruit).

Toewijzing goedkeuren als projectmedewerker

Selecteer het projectnummer in het overzicht. Bij 'toewijzingen' zie je 'status goed te keuren'. Klik op de pijl rechts. Je krijgt een detailscherm te zien waar je de toewijzing kan goedkeuren of wijzigen. 

Toewijzing goedkeuren als promotor

Ga naar 'toewijzing' (en niet naar 'overzicht'). Kies bij 'Te behandelen toewijzingen’ voor PROMOTOR of PARTNER, afhankelijk of je organisatie promotor of partner is in dit project. Selecteer een of alle toewijzingen en klik op 'goedkeuren' (of 'weigeren').

Ben je partnerorganisatie in dit project? Klik dan op 'PARTNER' om de te behandelen toewijzingen te zien en goed te keuren.

Ja, op 2 projecten kan je eenzelfde persoon voor eenzelfde periode toewijzen, maar in totaal niet meer dan 100%. Je kan voor eenzelfde persoon voor verschillende projecten ook werken met toewijzing voor 1 project en tijdsregistratie voor het andere project. 

Let op volgende zaken bij de toewijzing:

• % mag niet groter dan 100% zijn.
• Datum mag niet buiten de projectdata vallen.
• % mag op geen enkele dag binnen de toewijzing groter zijn dan 100%.
• Als er binnen de periode van de toewijzing al prestaties zijn voor die persoon op het project zal je een foutmelding krijgen.

Wanneer een projectmedewerker langdurig afwezig of uit dienst is, kan je een toewijzing indienen bij Europa WSE zonder dat de projectmedewerker actie moet ondernemen. Je hebt daarvoor de toestemming van Europa WSE nodig en je moet een bewijsstuk  (personeelslid is uit dienst of is langdurig afwezig) opladen in het ESF-archief (in map xx_Bewijsstukken tijdsinzet intern personeel of in map xx_Overige documenten projectuitvoering).

Je kan het bewijsstuk opladen in het ESF-archief, waarna je Europa WSE Support een e-mail stuurt met het document en een printscreen van het opgeladen document. Zodra Europa WSE dat geverifieerd heeft, kan je een toewijzing indienen, zonder goedkeuring van de projectmedewerker.

(Het toewijzingspercentage en de effectieve inhoudelijke geldigheid van dit bijkomend bewijsstuk zelf zal later bij rapportbeoordeling bekeken worden door je rapportbehandelaar. Dit betekent dus geen automatische goedkeuring van deze toewijzing of prestatie.)

De toewijzing is nog niet ingediend:

Als de toewijzing nog niet is ingediend, kan ze nog gewijzigd worden door de projectmedewerker (voor hij goedkeurt) of door de promotor van de partner- of promotororganisatie. 

Met de rol promotor ga je naar het project, selecteer je de projectmedewerker en ga je naar de Toewijzing. Je kan de toewijzing aanpassen (blauwe potlood) of verwijderen (rode vulbak).

De toewijzing is ingediend:

Als de toewijzing is ingediend, kan ze niet meer gewijzigd/verwijderd worden. De foutieve toewijzing moet je als promotor dan archiveren, en een nieuwe aanmaken. De projectmedewerker moet opnieuw goedkeuren. Waarna de promotor opnieuw kan indienen bij ESF.

Om een toewijzing te archiveren ga je naar 'Overzicht' - zie rechts naast 'toewijzing'. Selecteer 'toewijzing' en zoek op naam projectmedewerker.
De toewijzing wordt getoond. Je kan ze openen door erop te klikken. Het scherm met detailgegevens van de toewijzing wordt getoond.
Onderaan klik je op de knop 'archiveren' en bij de vraag 'weet u het zeker?' klik je op 'ja'. De toewijzing krijgt daardoor de status 'gearchiveerd'.
Je kan daarna een nieuwe toewijzing aanmaken.

De toewijzing is gearchiveerd:

Als de toewijzing is gearchiveerd, kan ze niet meer gewijzigd/verwijderd worden. Je kan indien nodig een nieuwe aanmaken.
De projectmedewerker moet opnieuw goedkeuren. Waarna de promotor opnieuw kan indienen bij ESF.

Let op! 
Wanneer het rapport waarop de tijdsregistratie betrekking heeft al werd ingediend in de ESF-applicatie, kan je de tijdsregistratie niet meer aanpassen of archiveren. 
Neem in dit geval contact op met Europa via het contactformulier (https://www.europawse.be/contact/contactformulier)

Met de rol promotor ga je naar het project, je selecteert de projectmedewerker en klikt bij Toewijzing op 'Toewijzing aanmaken'. Je vult de gegevens in, en klikt op 'bevestigen'.

In dit geval gaat het om medewerkers met een arbeidsovereenkomst. Het geldende brutomaandloon is het brutomaandloon van de maand januari van het huidige kalenderjaar. 

Was de medewerker nog niet aan de slag? Dan vul je het brutomaandloon van de eerste volledige maand tewerkstelling in. 

Het brutomaandloon dat je moet ingeven, is een equivalent van voltijdse tewerkstelling. Als jouw medewerker deeltijds werkt, dan moet je het deeltijdse brutomaandloon omzetten naar een voltijds equivalent. 'Voltijds' is volgens de normen van jouw organisatie (38u, 40u,...). 

Enkel het brutomaandloon telt, zonder toevoeging van voordelen zoals maaltijdcheques, bedrijfswagens, vergoeding laptop/gsm, haard- en standplaatsvergoeding, toeslagen, bonussen... 

Voor arbeiders moet je het brutomaandloon zelf berekenen aan de hand van het uurloon. Gebruik daarvoor de volgende formule:

Brutoloon = uurloon x 7,6 x 21,5

Laad als bewijs een loonfiche op in het ESF-archief. 

De berekening van het standaarduurtarief (SUT) en de totale kost gebeurt automatisch in het sjabloon ‘detaillering kosten en financiering’ dat je op moment van rapportering wordt bezorgd. Hiertoe gebruiken we dit brutomaandloon en de geregistreerde prestaties.

Voor vrijwilligers en stagiairs kan geen loon/onkost worden vergoed.

Statutaire personeelsleden moeten vervangen zijn door een contractueel personeelslid om kosten te laten subsidiëren met Europa WSE- of VCF-middelen. In dat geval geldt het brutoloon van de vervanger als basis voor de berekening van de projectkosten.

Indien ze niet vervangen worden, kunnen ze wel ingezet worden als projectmedewerkers in het project maar geldt hun loonkost als 'andere publieke cofinanciering'.

In dit geval moet je in de archiefruimte het vervangcontract als bewijslast opladen. Vermeld zeker welke persoon wordt vervangen voor deze opdracht en de loonfiche van de vervanger.

De berekening van het standaarduurtarief (SUT) en de totale kost gebeurt automatisch in het sjabloon ‘detaillering kosten en financiering’ dat je op moment van rapportering wordt bezorgd. Hiertoe gebruiken we dit brutomaandloon en de geregistreerde prestaties.

In dit geval gaat het om managementvennootschappen die voor de organisatie werken en door middel van een overeenkomst verbonden zijn met de promotor of een partnerorganisatie. Zij nemen de beslissingen en dragen de verantwoordelijkheid voor de organisatie (in tegenstelling tot consultants die een advies leveren voor de organisatie, maar geen beslissingen nemen).

Voor deze categorie zet je het brutoloon op 0 euro.

Ter onderbouwing van dit bruto maandloon vragen we je het bewijs van oprichting van de managementvennootschap en de overeenkomst tussen deze en de promotor of partnerorganisatie waarop je je baseert, op te laden in het ESF-archief.

Deze overeenkomst moet al van kracht zijn voor de start van het project.

De berekening van de totale kost gebeurt automatisch in het sjabloon ‘detaillering kosten en financiering’ dat je op moment van rapportering wordt bezorgd. Hiertoe gebruiken we het vastgelegde standaarduurtarief bij managementvennootschap en de geregistreerde prestaties.

In dit geval gaat het om mensen die eindverantwoordelijkheid hebben bij de promotor- of partnerorganisatie (leden managementteam/directiecomité), niet vanuit een arbeidsovereenkomst of een managementvennootschap, maar op zelfstandige basis.

De jaarkost wordt berekend op basis van de RSVZ-bijdrage van het eerste kwartaal van het kalenderjaar. Op basis van de tabellen van de Nationale Hulpkas kan je kijken welk jaarinkomen hiermee overeenstemt. Het is dit bedrag dat je ingeeft als brutoloon.

Bijvoorbeeld: De zelfstandige (in hoofdberoep) heeft een kwartaalbijdrage van 800 euro. Volgens de barema’s van sociale kwartaalbijdragen 2019 komt dit overeen met een jaarinkomen van 15.000 euro (dichtstbijzijnde kwartaalbijdrage is 801,42 euro). Het exacte jaarinkomen is dan (15.000/801,42) x 800 of 14.973,42 euro.

Ter onderbouwing van dit jaarinkomen lever je het bewijs van storting van de kwartaalbijdragen van het eerste kwartaal van het kalenderjaar van de zelfstandige aan de RSVZ in het ESF-archief. Aanvullen laad je ook de overeenkomst tussen de zelfstandige en de promotor- of partnerorganisatie op waaruit de eindverantwoordelijkheid van deze persoon blijkt.

De berekening van het standaarduurtarief (SUT) en de totale kost gebeurt automatisch in het sjabloon ‘detaillering kosten en financiering’ dat je op moment van rapportering wordt bezorgd. Hiertoe gebruiken we dit jaarinkomen en de geregistreerde prestaties.

Het brutoloon is het loon van de maand januari (voorafgaand aan de indiening van het project). Tijdens de projectperiode kan het brutoloon geactualiseerd worden bij de start van een nieuw kalenderjaar. Wanneer een projectmedewerker later start in het project, geldt het bruto maandloon van de eerste volledige maand van tewerkstelling als basis.

Naast het invullen van het brutoloon moet ook de loonfiche opgeladen worden in het ESF-archief. Wanneer het brutoloon geactualiseerd wordt in de tijdsregistratie-applicatie, dan is een upload van een nieuwe loonfiche in het ESF-archief nodig. 

(Enkel de promotororganisatie heeft toegang tot het ESF-archief. De partnerorganisatie zal de loonfiches daarom moeten bezorgen aan de promotororganisatie.)

 
Brutomaandloon 
Wanneer er een projectmedewerker wordt toegevoegd, worden er automatisch kalenderjaren aangemaakt waarover de projectperiode loopt. Op het scherm worden volgende elementen getoond: 

Vul voor de projectmedewerker die je wil toevoegen ook zijn brutomaandloon en type overeenkomst in per kalenderjaar van het project. Per kalenderjaar: 

• bruto maandloon 
• type overeenkomst:  
• managementvennootschap 
• zelfstandige 
• statutair
• statutair vervangen door contractueel
• contractueel 
• toelichting 

Onder het item infoveld (zie verder) geef je informatie over het bruto maandloon en type overeenkomst. 

Het veld Toelichting wordt aangevuld met de informatie die van belang is om het gehanteerde bedrag bruto maandloon toe te lichten en het type overeenkomst te onderbouwen. 

Voor alle personeelsleden in het project (ongeacht wanneer ze starten met prestaties in het project) verschijnen de kalenderjaren van de looptijd van het project. Als ze nog niet actief waren in het project wordt daar 0 euro ingevuld. 

Infoveld bij bruto maandloon en type overeenkomst

Geef info over de verscheidene types van overeenkomst en het loon dat gehanteerd wordt voor de opbouw van de projectkosten. 

Sommige oproepen beschrijven een mogelijkheid tot actualisatie van het bruto maandloon (intern personeel) of jaarinkomen (zelfstandige) bij de start van een nieuw kalenderjaar. Als dat zo is, mag je dit wijzigen per kalenderjaar. Je gebruikt hiervoor opnieuw de loonfiche van de maand januari maar dan van het nieuwe kalenderjaar. 

Naast het invullen van het brutoloon moet het bewijsstuk (zie verder: loonfiche, oprichting vennootschap + overeenkomst of kwartaalbijdrage) opgeladen worden in het ESF-archief. 

Wanneer het brutoloon geactualiseerd wordt, is een upload van de nieuwe loonfiche in het ESF-archief nodig. 

Enkel de promotororganisatie heeft toegang tot het ESF-archief (alle geregistreerde personen). Een partnerorganisatie heeft zelf geen toegang tot het ESF-archief en zal de bewijsstukken aan de promotororganisatie moeten bezorgen om op te laden in het ESF-archief

Enkel de promotor van de partnerorganisatie kan loongegevens van zijn projectmedewerkers invullen. De promotor van de promotororganisatie kan geen loongegevens van projectmedewerkers van partners ingeven (tenzij die persoon de rol 'DWSE-organisatieverantwoordelijke' krijgt bij de partnerorganisatie als externe medewerker).

Je moet geen arbeidsovereenkomsten opladen in het ESF-archief, enkel loonfiches.

De toegang tot het ESF-archief is enkel voorzien voor de promotor(organisatie) van het project. Als partner geef je de documenten door aan de projectverantwoordelijke van de promotor-organisatie om op te laden in het ESF-archief. 

De toegang tot het ESF-archief is enkel voorzien voor de promotor(organisatie) van het project. Als partner geef je de documenten door aan de projectverantwoordelijke van de promotor-organisatie om op te laden in het ESF-archief.

Met de rol promotor van de promotororganisatie of de partnerorganisatie, kan je het bruto maandloon van een projectmedewerker ingeven of wijzigen via deze instructie.

Toewijzing:

Wanneer een projectmedewerker langdurig afwezig of uit dienst is, kan je een toewijzing indienen bij Europa WSE zonder dat de projectmedewerker actie moet ondernemen. Je hebt daarvoor de toestemming van Europa WSE nodig en je moet een bewijsstuk  (personeelslid is uit dienst of is langdurig afwezig) opladen in het ESF-archief (in map xx_Bewijsstukken tijdsinzet intern personeel of in map xx_Overige documenten projectuitvoering).

Je kan het bewijsstuk opladen in het ESF-archief, waarna je Europa WSE Support een e-mail stuurt met het document en een printscreen van het opgeladen document. Zodra Europa WSE dat geverifieerd heeft, kan je een toewijzing indienen, zonder goedkeuring van de projectmedewerker.

(Het toewijzingspercentage en de effectieve inhoudelijke geldigheid van dit bijkomend bewijsstuk zelf zal later bij rapportbeoordeling bekeken worden door je rapportbehandelaar. Dit betekent dus geen automatische goedkeuring van deze toewijzing of prestatie.)

Tijdsregistratie:

Wanneer een projectmedewerker uit dienst is of langdurig afwezig kan je als promotor via de tijdsregistratieapplicatie een volmacht voor registratie aanvragen (opheffen 4-ogen principe). Je kan hier een werkinstructie vinden.

De toewijzing is nog niet ingediend:

Als de toewijzing nog niet is ingediend, kan ze nog gewijzigd worden door de projectmedewerker (voor hij goedkeurt) of door de promotor van de partner- of promotororganisatie. 

Met de rol promotor ga je naar het project, selecteer je de projectmedewerker en ga je naar de Toewijzing. Je kan de toewijzing aanpassen (blauwe potlood) of verwijderen (rode vulbak).

De toewijzing is ingediend:

Als de toewijzing is ingediend, kan ze niet meer gewijzigd/verwijderd worden. De foutieve toewijzing moet je als promotor dan archiveren, en een nieuwe aanmaken. De projectmedewerker moet opnieuw goedkeuren. Waarna de promotor opnieuw kan indienen bij ESF.

Om een toewijzing te archiveren ga je naar 'Overzicht' - zie rechts naast 'toewijzing'. Selecteer 'toewijzing' en zoek op naam projectmedewerker.
De toewijzing wordt getoond. Je kan ze openen door erop te klikken. Het scherm met detailgegevens van de toewijzing wordt getoond.
Onderaan klik je op de knop 'archiveren' en bij de vraag 'weet u het zeker?' klik je op 'ja'. De toewijzing krijgt daardoor de status 'gearchiveerd'.
Je kan daarna een nieuwe toewijzing aanmaken.

De toewijzing is gearchiveerd:

Als de toewijzing is gearchiveerd, kan ze niet meer gewijzigd/verwijderd worden. Je kan indien nodig een nieuwe aanmaken.
De projectmedewerker moet opnieuw goedkeuren. Waarna de promotor opnieuw kan indienen bij ESF.

Let op! 
Wanneer het rapport waarop de tijdsregistratie betrekking heeft al werd ingediend in de ESF-applicatie, kan je de toewijzing niet meer archiveren. 
Neem in dit geval contact op met je projectbeheerder Europa WSE.

De persoon met de rol 'promotor' (promotor-organisatie) kan een ingediende tijdsregistratie heropenen. Daarmee wordt de tijdsregistratie terug vrijgegeven aan de projectmedewerker en kan deze worden aangepast.  

Werkwijze voor promotor: Ga naar het tabblad ‘overzicht’. Selecteer 'projectwerking' en zoek op naam van de projectmedewerker. De tijdsregistratie wordt getoond. Je kan deze openen door erop te klikken. Klik op de knop onderaan 'heropenen'. De tijdsregistratie wordt daardoor terug vrijgegeven aan de projectmedewerker.

De projectmedewerker kan de tijdsregistratie nu aanpassen en opnieuw indienen of verwijderen.

Let op! 
Wanneer het rapport waarop de tijdsregistratie betrekking heeft al werd ingediend in de ESF-applicatie, kan je de tijdsregistratie niet meer wijzigen. 
Neem in dit geval contact op met je projectbeheerder Europa WSE.

Een geweigerde toewijzing kan niet gearchiveerd worden. De promotor kan de toewijzing wel verwijderen, of de projectmedewerker kan de toewijzing aanpassen en de wijziging opnieuw indienen. We houden rekening met de geweigerde toewijzing bij de 100%-controle. 

Ja, je kan het loon of type overeenkomst wijzigen als je de rol 'promotor' hebt. Met de rol 'promotor' ga je naar het project, selecteer de de projectmedewerker en klik je op de naam. Je krijgt vervolgens een scherm te zien waar je loongegevens en type overeenkomst kan invullen of wijzigen. Klik op 'bewaar' om de wijzigingen op te slaan.

Ga naar het project. Klik op het project en op de projectmedewerker. Je krijgt een scherm te zien met de projectmedewerker en de leidinggevende van die persoon. Verwijder de leidinggevende en voeg een nieuwe toe.

Het opsplitsen van lonen binnen een jaar is enkel van toepassing wanneer een projectmedewerker tijdens het jaar van statuut wijzigt (en daardoor een loonaanpassing heeft). 

Indien een projectmedewerker enkel een loonsverhoging heeft, moet dit niet in de tijdsregistratie-applicatie aangepast worden. Het loon van januari wordt ingegeven voor het hele jaar, en kan dus voor het volgende jaar geüpdatet worden.  

Een projectmedewerker die toegewezen is aan een project, kan je niet verwijderen. Een projectmedewerker kan wel op inactief gezet worden in de tijdsregistratieapplicatie door de toggle naast de naam van de projectmedewerker naar rechts te schuiven. 

Opdat de projectmedewerker geen toegang meer zou hebben tot de tijdsregistratieapplicatie, moet de lokale beheerder de rechten als projectmedewerker inactiveren of in tijd beperken. 

Met de rol 'promotor' selecteer je het project en daarna de projectmedewerker. Je ziet het scherm 'projectmedewerker aanpassen'. Via het pijltje naast de projectmedewerker kom je op het scherm waar je de organisatie kan aanpassen. Selecteer de organisatie waarvoor de projectmedewerker werkt. Standaard zal daar de promotororganisatie getoond worden. In het drop-downveld staan alle (partner)organisaties die in de tijdsregistratie-applicatie toegevoegd werden in het project. Bevestig onderaan via de knop 'bewaar'.

Een partnerorganisatie kan met de rol promotor voor zijn projectmedewerkers de organisatie aanpassen. Als promotor van de promotororganisatie neem je voor aanpassingen aan de projectmedewerkers die toegevoegd werden onder de partnerorganisatie contact op met de promotor van de betreffende partnerorganisatie.

Indien de data van de rapportperioden aangepast moet worden, zal dat aangepast moeten worden in de ESF-applicatie. Neem hiervoor contact op met je projectbeheerder. Na een update door Europa WSE (elke vrijdag voormiddag), is de data ook aangepast in de Tijdsregistratie-applicatie.