Opleiding of tijd registreren via de tijdsregistratie-applicatie

Welkom bij de tijdsregistratie-applicatie

Op deze pagina ontdek je wat de tijdsregistratie-applicatie is, wie hem gebruikt en hoe je ermee aan de slag gaat.

Onderaan deze pagina vind je mogelijke vragen en antwoorden. Deze vragen zijn thematisch geordend, zodat je snel een oplossing vindt. Neem hier eerst een kijkje voor je Europa WSE Support contacteert

Wat is de tijdsregistratie-applicatie?

De tijdsregistratie-applicatie is een digitaal hulpmiddel waarmee je tijd kan registreren.

Je kan de tijdsregistratie-applicatie gebruiken om: 

  • gewerkte uren van personeelsleden te registreren (zowel toewijzingen als individuele prestaties).
  • (deelnames aan) interne of externe opleidingen te registeren. 

Door de gevolgde uren opleiding of gewerkte uren te registeren, kan Europa WSE bepalen hoeveel subsidies je daarvoor ontvangt. Het is dus heel belangrijk dat je de registratie correct en volledig uitvoert, want jouw organisatie kan enkel subsidies ontvangen voor geregistreerde uren en/of opleidingen.

Wie gebruikt de tijdsregistratie-applicatie?

De tijdsregistratie-applicatie wordt gebruikt door organisaties met een ESF- of AMIF-project. Om subsidies te ontvangen van Europa WSE, moeten zij de uren registeren die ze aan het project besteden. Heeft jouw organisatie (nog) geen ESF- of AMIF-project? Dan heb je de tijdsregistratie-applicatie niet nodig. 

Wie in jouw organisatie gebruik maakt van de tijdsregistratie-applicatie, hangt af van (1) het soort registratie dat moet worden uitgevoerd en (2) de taakverdeling (met de daaraan gekoppelde gebruikersrechten en rollen).  

We maken een onderscheid tussen twee soorten registraties: tijdsregistratie van intern personeel, en tijdsregistratie van interne of externe opleidingen

  • Registratie van intern personeel: je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie om individuele prestaties van medewerkers of toewijzingen te registreren. 
  • Registratie van interne of externen opleidingen: je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie om (deelname aan) een interne of externe opleiding te registreren. E-learning vormt een uitzondering op deze regel (zie onderaan).

Elke registratievorm heeft zijn eigen gebruikersrechten, rollen en richtlijnen. Het is belangrijk dat je voor het gebruik van de tijdsregistratie-applicatie nagaat welke soort registratie je wil doorvoeren, zodat je de juiste rollen en gebruikersrechten kan toekennen.  

E-learning vormt een uitzondering op de regel. Hoewel e-learning een opleidingsvorm is, verloopt de registratie van e-learningssessies via ‘tijdsregistratie voor intern personeel’. Wil je (deelname aan) een e-learningsessie registreren? Neem dan even een kijkje op deze pagina.

Welke rollen en gebruikersrechten zijn er?

Om toegang te krijgen tot de tijdsregistratie-applicatie moet je eerst geregistreerd zijn als gebruiker bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. Dat is de toegangspoort tot de tijdsregistratie-applicatie.

De wettelijke vertegenwoordiger of lokale beheerder van jouw organisatie moet je in Gebruikersbeheer Vlaanderen de juiste toegangs- en gebruikersrechten toekennen voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’. Daarvoor heeft de wettelijke vertegenwoordiger of lokale beheerder je rijksregisternummer, naam en e-mailadres nodig. Daarna kan je je aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie met de overeenstemmende rol. 

Wie is mijn lokale beheerder?

De lokale beheerder is een persoon uit jouw organisatie die verantwoordelijk is voor de toekenning van gebruikersrechten. Voor je de TR-app in een bepaalde rol kan gebruiken, moet de lokale beheerder eerst de gebruikers en hun toegangsrechten voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ registeren in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid.  

Hoe een lokale beheerder gebruikers registreert en rollen toekent, staat uitgelegd op deze pagina van de Vlaamse overheid. Houd er rekening mee dat de rechten in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid een andere naam hebben dan de rollen in de TR-app. Bijvoorbeeld: een promotor in de TR-app moet eerst geregistreerd worden als ‘DWSE-organisatieverantwoordelijke’ voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’ in Gebruikersbeheer Vlaanderen. 

  • Weet je niet wie jouw lokale beheerder is? Bel dan naar het gratis informatienummer 1700 en toets ‘6’ in. De medewerker aan de lijn kan je vertellen wie voor jouw organisatie geregistreerd is als lokale beheerder. 
  • Heeft jouw organisatie nog geen lokale beheerder? Elke wettelijke vertegenwoordiger van een organisatie heeft automatisch toegang tot het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Deze wettelijke vertegenwoordiger kan rechten toekennen en/of bijkomende lokale beheerder(s) aanstellen.  
  • Weet je niet wie jouw wettelijke vertegenwoordiger is? Dat kan je opzoeken in de databank van de Kruispuntbank.
  • Elke lokale beheerder kan andere lokale beheerder(s) aanduiden, zodat hij/zij niet als enige verantwoordelijk is voor de toekenning van gebruikersrechten. 

Meer info over het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid vind je in deze handleiding. Heb je na het doornemen van de handleiding vragen? Dan kan je terecht bij het gratis informatienummer 1700. 

Zodra je de juiste gebruikersrechten hebt gekregen in Gebruikersbeheer Vlaanderen, kan je je met de overeenkomstige rol aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie.

De rol ‘promotor’ ziet bij het aanmelden meteen alle projecten in het overzicht en kan projectmedewerkers en leidinggevenden koppelen aan deze projecten. Zie je als projectmedewerker na het aanmelden nog geen projecten in het overzicht staan? Dan wil dat zeggen dat de rol ‘promotor’ je nog niet aan een project heeft gekoppeld. 

Hoe gebruik ik de tijdsregistratie-applicatie?

Om de tijdsregistratie-applicatie te gebruiken, moet je een aantal stappen doorlopen. De registratie van opleidingen verloopt anders dan de registratie van intern personeel. Bepaal eerst welke registratie je wil uitvoeren en welke rol je hebt. Je vindt hieronder een duidelijk stappenplan per registratievorm. 

Hulp nodig?

Hebt je een vraag of een probleem? Neem dan een kijkje in onze thematische hulp-tool. Je vindt er per onderwerp veelgestelde vragen en antwoorden. 

Registratie intern personeel

Registratie opleidingen

Toegang tot de tijdsregistratie-applicatie

Toegang tot de tijdsregistratie-applicatie 

Gebruik van de tijdsregistratie-applicatie

Gebruik van de tijdsregistratie-applicatie

Rapportering intern personeel

Rapportering opleidingen

 Staat jouw antwoord niet tussen de aangeboden oplossingen? Dan kan je contact opnemen met Europa WSE Support via het contactformulier. 

Nieuw in de tijdsregistratie-applicatie

De tijdsregistratie wordt op geregelde basis bijgewerkt. Informatie over de nieuwigheden vind je hieronder.